Chief of Office / Assistance Chief of Staff

Ottometric, Inc; Waltham (MA); On-site; USD 50,000 - 80,000; Full time

Job summary

Ein innovatives Unternehmen sucht einen dynamischen Teamassistenten, der mit Begeisterung und Entschlossenheit an Aufgaben herangeht. Diese Rolle umfasst die Unterstützung bei Projekten, die Verwaltung von E-Mails und Kalendern sowie die Organisation von Reisen und Veranstaltungen. In einem Umfeld, das Professionalität und Humor schätzt, haben Sie die Möglichkeit, positive Beziehungen zu Kunden und Partnern aufzubauen. Wenn Sie Multitasking lieben und in stressigen Situationen einen Sinn für Humor bewahren, dann ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie, Ihre Fähigkeiten einzubringen und zu wachsen.

Qualifications

• Abschluss von einer renommierten Universität erforderlich.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Humor sind ein Muss.

Responsibilities

• Organisieren Sie Reisen und Meetings, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Verwalten Sie den Kalender und die E-Mail-Kommunikation professionell.

Skills

Kommunikationsfähigkeiten

Multitasking

Humor

Education

Bachelor-Abschluss

MBA oder MSBA

Job description

Responsibilities:

• World Conqueror: Attack each task with enthusiasm and determination, aiming for excellence in all endeavors.
• Project Support: Assist with projects, research, and presentations, ensuring they are engaging and well-prepared.
• Email Management: Filter spam, prioritize important messages, and respond promptly and professionally.
• Calendar Management: Maintain an organized calendar, prevent double bookings, and ensure scheduled breaks.
• Travel Coordination: Arrange travel plans that are smooth and cost-effective, avoiding unnecessary layovers.
• Meeting Preparation: Prepare agendas that are clear and engaging, and take readable minutes.
• Expense Management: Handle expense reports accurately and efficiently.
• Confidentiality: Protect sensitive information with discretion.
• Office Operations: Ensure the office runs smoothly, including maintaining supplies like coffee.
• Client and Partner Relations: Build positive relationships through professionalism and wit.
• Event Planning: Organize events that are enjoyable and memorable.

Skills & Qualifications:

• Undergraduate degree from a top university and an MBA or MSBA.
• Excellent communication skills, including a sense of humor.
• Exceptional multitasking abilities.
• Ability to find humor and positivity in stressful situations.