CEO Executive Assistant

BMA Group Global; San Juan (PR); On-site; USD 40,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Base salarial flexible

20 días de vacaciones

12 días por enfermedad

Plan médico al 100%

Bono de navidad

Programa 401K

Educación Continua

Job summary

BMA Group Global está buscando un/a profesional administrativo/a para gestionar finanzas, cobranza y relaciones públicas, apoyando al CEO en Puerto Rico y otros países. El rol exige experiencia en cuentas por pagar y por cobrar, manejo de proveedores y clientes, y supervisión de equipos.

El candidato debe dominar español e inglés, y tener habilidades en Microsoft Office. Se requiere disponibilidad para viajar y trabajar de forma independiente o en equipo.

Qualifications

• Dominio del español e inglés, escrito y hablado.
• Experiencia en cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Experiencia en manejo de suplidores, clientes y prospectos.
• Experiencia en supervisar equipos de trabajo.
• Disponibilidad para viajar.
• Experiencia en manejo de las finanzas de una empresa.
• Experiencia en coordinación de eventos, reuniones, entre otras actividades.
• Experiencia previa como coordinadora de oficina o asistente administrativa.

Responsibilities

• Liderar los procesos de cobro a los clientes de la Empresa.
• Mantener una estrecha relación con los clientes de la empresa para asegurar que los procesos de facturación sean mas ágiles.
• Lidera los procesos de visitas a los clientes para mantener una comunicación asertiva y efectiva con estos.
• Liderar proceso de relaciones públicas para la empresa.
• Acompañar al CEO en visitas, reuniones, actividades, entre otras, tanto en Puerto Rico como en otros países.
• Representar a la empresa en diversas actividades, reuniones, visitas, entre otras tanto en Puerto Rico como en otros países.
• Apoyar en gestiones de pre -ventas y fidelización de clientes.
• Gerenciar todas las gestiones de pagos a los suplidores de la Empresa.
• Asegurarse que los Timesheet de los empleados asignados a proyectos estén completos y que la información sea correcta para poder gestionar la facturación.
• Liderar y gerencial todos los procesos financieros de la empresa.
• Liderar el proceso de mantener todas las licencias y Certificaciones vigentes requeridas por ley para mantener el negocio en funcionamiento.
• Liderar el proceso de mantener vigentes todas las certificaciones requeridas por los clientes gubernamentales.
• Liderar la gestión del proceso de nómina de Puerto Rico y Colombia, con todas las debidas deducciones y aportaciones correspondientes: plan médico, seguro de vida, entre otros.
• Apoyar al CEO en todas las gestiones necesarias, según la operación de la empresa lo requiera.
• Mantener un registro actualizado de las reconciliaciones bancarias.
• Mantener actualizado el reporte de gastos y cobros.

Skills

Español e Inglés

Microsoft Office

Gestión de proyectos

Comunicación efectiva

Trabajo en equipo

Organización

Capacidad de viajar

Education

BA/BS en Administración o Sistemas

Tools

Microsoft Office

Job description

Realizará tareas de gerencia, finanzas, relaciones públicas y soporte administrativo y servicio al cliente para garantizar el funcionamiento eficiente de su entorno de oficina. Es responsable de liderar y apoyar a múltiples equipos con diversas tareas administrativas. La persona que desempeñe este rol será una parte fundamental para garantizar que las operaciones de nuestra oficina se desarrollen sin problemas y con éxito todos los días.

Deberes y Responsabilidades Principales

• Liderar los procesos de cobro a los clientes de la Empresa.
• Mantener una estrecha relación con los clientes de la empresa para asegurar que los procesos de facturación sean mas agiles.
• Lidera los procesos de visitas a los clientes para mantener una comunicación asertiva y efectiva con estos.
• Liderar proceso de relaciones públicas para la empresa.
• Acompañar al CEO en visitas, reuniones, actividades, entre otras, tanto en Puerto Rico como en otros paises.
• Representar a la empresa en diversas actividades, reuniones, visitas, entre otras tanto en Puerto Rico como en otros países.
• Apoyar en gestiones de pre -ventas y fidelización de clientes.
• Gerenciar todas las gestiones de pagos a los suplidores de la Empresa.
• Asegurarse que los Timesheet de los empleados asignados a proyectos estén completos y que la información sea correcta para poder gestionar la facturación.
• Liderar y gerencial todos los procesos financieros de la empresa.
• Liderar el proceso de mantener todas las licencias y Certificaciones vigentes requeridas por ley para mantener el negocio en funcionamiento.
• Liderar el proceso de mantener vigentes todas las certificaciones requeridas por los clientes gubernamentales.
• Liderar la gestión del proceso de nómina de Puerto Rico y Colombia, con todas las debidas deducciones y aportaciones correspondientes: plan médico, seguro de vida, entre otros.
• Apoyar al CEO en todas las gestiones necesarias, según la operación de la empresa lo requiera.
• Mantener un registro actualizado de las reconciliaciones bancarias.
• Mantener actualizado el reporte de gastos y cobros.

Responsabilidades Generales:

• Liderar los procesos de apertura y cierre de las instalaciones de la empresa.
• Gerenciar y delegar los procesos de la atención de llamadas telefónicas, transfiriendo llamantes según corresponda.
• Liderar los procesos de recibir a clientes, suplidores y visitantes de la oficina, asegurando que los invitados se sientan cómodos y se relacionen con el personal de oficina adecuado.
• Liderar el proceso de gestión de horarios de conferencias y espacios comunitarios.
• Liderar y proveer seguimiento y pedido de inventario de suministros de oficina y sala de descanso.
• Liderar los procesos de gestionar la correspondencia entrante y saliente, incluidos correos electrónicos, faxes, correo y paquetes.
• Liderar el proceso de archivar y organizar registros, facturas y otra documentación importante.
• Gerenciar el proceso de presentar órdenes de trabajo y programar reparaciones para espacios y equipos de oficina en general.
• Gerencial la gestión de los procesos de solicitar reparaciones de equipos de oficina y mantenimiento, conectarse y acompañar a los proveedores.
• Ser el punto de contacto de la oficina ejecutiva, atendiendo consultas y dirigiéndolas adecuadamente.
• Comunicarse profesionalmente con las partes interesadas internas y externas, incluidos clientes, proveedores y alta dirección.
• Gestionar y priorizar llamadas entrantes, correos electrónicos y faxes.
• Cualquier otra función que requieran las operaciones de la empresa.
• Experiencia en cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Experiencia en manejo de suplidores, clientes y prospectos.
• Experiencia en supervisar equipos de trabajo.
• Disponibilidad para viajar fuera y dentro del País.
• Experiencia en manejo de las finanzas de una empresa.
• Experiencia en coordinación de eventos, reuniones, entre otras actividades.
• Experiencia previa como coordinadora de oficina o asistente administrativa
• Dominio del idioma español e inglés, escrito y hablado.
• Competente en Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
• Debe tener la capacidad de trabajar de forma independiente o en equipo.
• Transmite información de forma clara y concisa en comunicación escrita y hablada.
• Capaz de establecer y cumplir prioridades y plazos.
• Tareas administrativas generales, cuentas por pagar, entrada de datos, etc.
• Capacidad para mantener la compostura en un ambiente de oficina de ritmo rápido.
• Excelentes habilidades de comunicación, interpersonales y de resolución de problemas.
• Comportamiento y apariencia profesional.
• Dispuesto a viajar.
• Capacidad para viajar/reubicarse.
• Cualquier otra experiencia, conocimiento o certificación que requieran las operaciones de la empresa.

BA, BBA, BS en Administración de Empresas, Sistemas de Información o equivalente / experiencia laborar en el área requerida.

Es una vacante de carácter regular a tiempo completo y con todos los beneficios señalados:

• Base salarial (flexible)
• 20 días de vacaciones
• 12 por enfermedad
• Plan médico al 100%
• Bono de navidad según la ley vigente
• Participación del programa de 4O1K
• Participación del Programa de Educación Continua