Business Support Assistant

adverit legal Antwerp; Indiana (PA); On-site; USD 32,000 - 41,000; Full time

Job summary

Adverit Legal, een jong advocatenkantoor met kantoren in Antwerpen en Kruibeke, zoekt een georganiseerde en proactieve Business Support Assistant. Je bent de operationele ruggengraat van het kantoor en zorgt dat de advocaten zich kunnen concentreren op dossierwerk.

Je rol is 70% operationeel en 30% strategisch: ontvangst van cliënten, agenda en planning, databeheer, kantoororganisatie en procesverbetering. Ook digitalisering, marketing en het voorbereiden van ingebrekestellingen en dagvaardingen

Qualifications

• Bachelor werk- en denkniveau vereist.
• Interesse in de advocatuur en internationale werkomgeving.
• Zeer georganiseerd, nauwkeurig en betrouwbaar.

Responsibilities

• Cliëntenontvangst en eerste aanspreekpunt.
• Agenda en planning coördineren tussen teamleden.
• Dossieropstart en gegevensverificatie van cliënten en tegenpartijen.
• Kantoororganisatie en voorraadbeheer.
• Administratie en debiteurenbeheer.
• Procesverbetering signaleren en voorstellen doen.
• Digitalisering en ondersteuning bij AI-tools.
• Marketing en events organiseren (masterclasses en content op website/socials).
• Voorbereidend advocatenwerk: opmaken van stukken en begrotingen.

Skills

Operationele vaardigheden

Klantgerichtheid

Digitale vaardigheden

Organisatievermogen

Education

Bachelor werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

AI & automatisering

Job description

De spil in onze dagelijkse werking en het eerste gezicht van ons kantoor

Ben jij de georganiseerde en proactieve professional die ons kantoor naar een hoger niveau tilt?

Over Adverit Legal

Adverit Legal is een relatief jong advocatenkantoor met kantoren in Antwerpen (hoofdkantoor) en Kruibeke (bijkantoor) bestaande uit tien advocaten en één Business Support Manager.

Adverit Legal streeft ernaar om de juridische rechterhand te zijn van ondernemers en onze advocaten zijn gespecialiseerd in de verschillende rechtsgebieden die de ondernemer aanbelangt (handels- en ondernemingsrecht, vennootschapsrecht, bouwrecht, insolvabiliteitsrecht, aansprakelijkheids- en verzekeringsrecht en sociaal- en arbeidsrecht).

Wij combineren juridische expertise met een persoonlijke en toegankelijke aanpak. Onze ambitie? Ons profileren als een technologisch vooruitstrevend, professioneel en cliëntgericht advocatenkantoor.

Business Support Assistant

Jij bent de operationele ruggengraat van ons kantoor. In nauwe samenwerking met en volgens de richtlijnen van de advocaten en de Business Support Manager zorg jij ervoor dat de goede werking van het kantoor gegarandeerd is, zodat de advocaten zich maximaal kunnen toeleggen op het inhoudelijk dossierwerk.

Je bent het visitekaartje van Adverit: het eerste contactpunt voor cliënten, de spil in de dagelijkse werking en de professional die operationele knelpunten signaleert én meedenkt over en meewerkt aan een oplossing.

Jouw rol in het kort

70 % Operationeel - De dagelijkse kantoorwerking vlekkeloos laten verlopen

30 % Strategisch - Procesverbetering, digitalisering en ondersteuning van groei wordt sterk aangemoedigd.

Je Bent Verantwoordelijk Voor

• Cliëntencontact en ontvangst - professioneel en warm eerste aanspreekpunt, onmiddellijk schakelen bij contacten met nieuwe en bestaande klanten
• Agenda en planning - coördinatie tussen teamleden en afspraken
• Databeheer - Dossiers opstarten, gegevens van cliënten en tegenpartijen verifiëren en actualiseren
• Kantoororganisatie – stockbeheer, vergaderzaal in orde houden, wekelijkse broodjes bestellen en ophalen
• Administratie – inkomende post (papier en digitaal) verwerken, aangetekende zendingen, Debiteurenbeheer, …
• Procesverbetering - knelpunten signaleren en oplossingen voorstellen
• Digitalisering - ondersteuning bij AI-tools en automatisering
• Marketing en events - praktische organisatie van masterclasses en andere events aangeleverde content op website en socials plaatsen
• Voorbereidend advocatenwerk – afrekeningen opmaken en voorbereiden van ingebrekestellingen en dagvaardingen, opmaken van stukkenbundels, etc.

Wat maakt jou de ideale kandidaat?

Je Profiel

• Bachelor werk- en denkniveau
• Je hebt interesse in de wereld van de advocatuur
• Een internationale werkomgeving schrikt je niet af

Jouw Competenties

• Operationele excellentie - Zeer georganiseerd, nauwkeurig en betrouwbaar
• Cliëntgerichtheid - Professioneel én warm, servicegericht en gastvrij
• Digitale vaardigheden - Vlot met Microsoft 365, interesse in AI en automatisering
• Strategische mindset - Je denkt in oplossingen en procesverbeteringen