Administrative Assistant

Clarity Recruiting; San Francisco (CA); Hybrid; USD 125,000 - 150,000; Full time

Job summary

Ein führendes Investmentunternehmen sucht einen vorübergehenden administrativen Assistenten, um ein Team von Fachleuten zu unterstützen. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen und leistungsorientierten Umfeld zu arbeiten. Zu den Aufgaben gehören die Verwaltung von Kalendern, Reiseplanung und die Organisation interner Veranstaltungen. Wenn Sie über ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten verfügen und in einem hybriden Arbeitsumfeld erfolgreich sein möchten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie. Treten Sie einem Team bei, das innovative Lösungen in einer schnelllebigen Branche vorantreibt.

Qualifications

• 3+ Jahre Erfahrung in einer hochrangigen administrativen Unterstützungsrolle.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten mit Professionalität zu verwalten.

Responsibilities

• Kalenderverwaltung und Koordination von Meetings.
• Buchung und Verwaltung von Reisen sowie interne Veranstaltungen.

Skills

Kommunikationsfähigkeiten

Organisation

Problemlösungsfähigkeiten

Kalenderverwaltung

Reiseplanung

Tools

Google Workspace

Microsoft Office

Zoom

Salesforce

Job description

Job Title: Temp Administrative Assistant

Location: Menlo Park & San Francisco, CA (Hybrid)

Pay Rate: $50–$55/hr

Type: Contract (6 months, potential to extend)

Schedule: Hybrid – On-site 3–4 days/week

About the Role

A leading investment firm is seeking a Temporary Administrative Assistant to support four professionals within their infrastructure team. This role requires travel between offices in Menlo Park and San Francisco, with set on-site days each week. It’s a great opportunity to join a high-performing team in a fast-paced, mission-driven environment.

Responsibilities

• Calendar management and meeting coordination
• Book and manage domestic travel arrangements
• Organize internal events and off-site meetings
• Process and track expense reports
• Order and coordinate team meals with attention to dietary needs
• Handle confidential communications with discretion
• Maintain accurate records and update systems like Salesforce
• Support a wide range of administrative and operational tasks

Requirements

• 3+ years of experience in a high-level administrative support role
• Strong communication, organization, and problem-solving skills
• Ability to manage multiple priorities with professionalism
• Proficient in Google Workspace, Microsoft Office, Zoom, and Salesforce
• Experience with travel planning, expense processing, and event coordination
• Comfortable with a hybrid schedule and commuting to both Menlo Park and San Francisco

Please Note: Due to the office locations, candidates must be able to commute regularly to Menlo Park and San Francisco. Commuting from Walnut Creek or Oakland is not feasible for this role.