Administrador de Oficina - Facturacion

Scientific Safety Alliance; Bayamón (PR); Presencial; USD 28.000 - 36.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Plan médico, dental y de visión

Plan 401(k) con aportación patronal

Programa de participación de empleados

Adiestramiento en el puesto

Descripción de la vacante

Scientific Safety Alliance, Bayamón, Puerto Rico, busca un Administrador(a) de Oficina – Facturación para gestionar el ciclo completo de órdenes de servicio, desde la coordinación de visitas técnicas hasta la facturación y cobro.

La posición es presencial, tiempo completo, y requiere manejo de Excel, Word, Outlook y Teams, con capacidad de comunicar en español e inglés. Se valorará experiencia en contabilidad y atención a clientes.

Formación

• Experiencia en facturación, cuentas por cobrar y coordinación de servicios.
• Capacidad para manejar información confidencial y fechas límite.

Responsabilidades

• Dar seguimiento a órdenes de servicio y documentos de respaldo; facturar el mismo día si está todo completo.
• Gestionar cuentas por cobrar y resolver discrepancias con Finanzas o supervisor.
• Actualizar en Excel el estatus de trabajos e identificar facturas pendientes de cobro.
• Aprobar registros diarios de horas y gestionar cambios; comunicar horas extra posibles.
• Mantener expedientes, inventario y coordinar compras cuando sea necesario.

Conocimientos

Billing

Accounts receivable

Payroll support

Office coordination

Bilingual Spanish/English

Educación

Diploma de escuela superior

Grado asociado en Administración de Empresas

Herramientas

Excel

Word

Outlook

Teams

Descripción del empleo

Administrador(a) de Oficina – Facturación

Scientific Safety Alliance | Departamento de Refrigeración
Bayamón, Puerto Rico · Presencial · Tiempo completo

En Scientific Safety Alliance (SSA) buscamos una persona que dé seguimiento a cada orden de servicio, desde que se coordina la visita del técnico hasta que se factura el trabajo y se recibe el pago. Si tienes experiencia en facturación, cobros o coordinación de servicios y te gusta organizar el trabajo de una oficina, queremos conocerte.

Trabajarás con el supervisor de Refrigeración, los técnicos de campo, Finanzas y nuestros clientes. Reportarás al gerente de Operaciones y recibirás adiestramiento sobre los equipos, la terminología y los procesos del departamento. Puedes solicitar aunque vengas de otra industria.

Qué harás

• Revisar órdenes de servicio, órdenes de compra y documentos de respaldo. Preparar y enviar las facturas el mismo día cuando la documentación esté completa.
• Dar seguimiento a cuentas por cobrar, documentar compromisos de pago y referir discrepancias a Finanzas o al supervisor.
• Actualizar en Excel el estatus de los trabajos, identificar servicios completados pendientes de facturar y preparar resúmenes para el supervisor.
• Revisar y aprobar registros diarios de horas y solicitudes de cambio. Aclarar diferencias antes del cierre de nómina y comunicar al supervisor posibles situaciones de horas extra.
• Mantener al día los expedientes del departamento, los registros de vehículos y el inventario de herramientas, piezas y materiales. Coordinar verificaciones y solicitudes de compra según sea necesario.

Qué necesitas

• Diploma de escuela superior o equivalente. Se prefiere grado asociado en Administración de Empresas, Contabilidad, Administración de Oficinas o un campo relacionado.
• Al menos tres años de experiencia en administración, facturación, cuentas por cobrar, apoyo a nómina, coordinación de servicios u operaciones de oficina. Consideramos combinaciones equivalentes de educación y experiencia.
• Manejo práctico de Excel, incluidos filtros, tablas, fórmulas básicas y reconciliación de datos. También utilizarás Word, Outlook y Teams.
• Capacidad para comunicarte con clientes y compañeros en español e inglés, manejar información confidencial y dar seguimiento a varias solicitudes con fechas límite.
• Licencia de conducir vigente de Puerto Rico y transportación confiable para gestiones de trabajo en Bayamón. El puesto requiere visitas ocasionales a las áreas de vehículos e inventario y capacidad para levantar hasta 25 libras.

Experiencia que valoramos

Experiencia administrativa en compañías de servicios de campo, HVAC, construcción, mantenimiento o facilidades. También valoramos el manejo de NetSuite u otros sistemas de contabilidad, inventario u órdenes de trabajo, así como experiencia con clientes de industrias reguladas.

Beneficios

Plan médico, dental y de visión, plan 401(k) con aportación patronal, programa de participación de empleados en la propiedad de la compañía y adiestramiento en el puesto.