Adjointe(e) de programme (Poste anticipé)

Global Affairs Canada Locally Engaged Staff Recruitment; Anchorage (AK); On-site; USD 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire compétitif

Congés généreux

Congés parentaux 12 semaines

Assurance médicale et dentaire

Invalidité longue durée

Régime d’épargne-retraite

Job summary

Le Consulat du Canada à Anchorage recherche un(e) assistant(e) de programme, fournissant un soutien administratif et opérationnel aux programmes, y compris logistique et finances. Le poste implique l’organisation de réunions, déplacements et la coordination des activités.

Les candidates doivent avoir au moins deux années d’études supérieures et un niveau avancé d’anglais; des expériences en bureau et en coordination seront valorisées.

Qualifications

• Diplôme universitaire ou diplôme technique attestant d’au moins deux années d’études à temps plein.
• Combinaison d’études supérieures et au moins deux ans d’expérience pertinente.
• Anglais avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale).

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif et secrétarial aux programmes.
• Planifier réunions, rendez-vous et logistique des visites et événements.
• Organiser déplacements et hébergement du personnel et des responsables en visite.
• Soutien aux activités liées aux marchés publics et passation de contrats.
• Participer aux processus financiers et tenue des registres.
• Effectuer des recherches et compiler des informations.
• Gérer les systèmes de classement et les bases de données.

Skills

Administrative support

Planification et organisation

Communication écrite et orale

Gestion logistique

Microsoft Office 365

Esprit d'équipe

Gestion du temps

Education

Deux années d’études supérieures

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Adjointe(e) de programme (Poste anticipé)

Adjointe(e) de programme (Poste anticipé)

Le consulat du Canada à Anchorage recherche un(e) assistant(e) de programme. Ce processus peut également servir à constituer un vivier de candidats qualifiés pour des postes similaires susceptibles de se libérer au sein de la mission.

Le titulaire apportera un soutien administratif et opérationnel à l’un des nombreux programmes de la mission, notamment, mais sans s’y limiter, aux sections politico-économique ou commerciale. Le candidat retenu contribuera à la promotion des intérêts canadiens et à la mise en œuvre efficace des programmes en apportant son soutien aux activités opérationnelles, financières et logistiques.

Les responsabilités peuvent inclure, sans s’y limiter :

• Fournir un soutien administratif et de secrétariat aux opérations des programmes, notamment en préparant la correspondance , les rapports et les documents d’information ;
• Organiser des réunions , planifier des rendez -vous et coordonner la logistique des visites et des événements , y compris les activités d’accueil ;
• Organiser les déplacements et l’hébergement du personnel des programmes et des responsables en visite ;
• Apporter un soutien aux activités liées aux marchés publics, à la passation de contrats ou aux programmes ;
• Participer aux processus financiers, notamment le traitement des paiements , le suivi des dépenses , la préparation des documents financiers et la tenue des registres financiers ;
• Effectuer des recherches de base et compiler des informations ;
• Gère les systèmes de classement , les bases de données et les listes de contacts ;
• Assure la liaison avec les parties prenantes internes et externes, et répond aux demandes de renseignements courantes ;
• Entretient des relations professionnelles avec les contacts locaux et les prestataires de services ;
• Apporte son soutien aux activités de communication et assure le suivi des médias et des réseaux sociaux liés au programme ;
• Assiste les comités et les groupes de travail en préparant la documentation et en coordonnant la logistique ;
• Veille au respect des politiques, procédures , contrôles financiers et exigences en matière de confidentialité applicables .

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats qui résident aux États-Unis et y sont légalement autorisés à travailler, qui remplissent toutes les conditions requises et qui soumettent leur candidature avant la date limite. Les candidats doivent résider dans l'État de l'Alaska au moment de leur nomination. Veuillez noter que le consulat du Canada à Anchorage ne parraine pas, ni directement ni indirectement, les autorisations de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

• Diplôme universitaire ou diplôme technique ou professionnel de l'enseignement supérieur attestant d'au moins deux années d'études à temps plein.
• Une combinaison valable d'études supérieures et d'au moins deux ans d'expérience professionnelle pertinente.

* Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste.

• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais

Expérience

Afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi, l'expérience suivante est requise :

• Au moins un (1) an d'expérience cumulée dans la prestation de services de soutien administratif ou opérationnel en milieu de bureau, notamment la coordination de tâches (par exemple, planification de réunions, organisation de déplacements, soutien à des événements) et la gestion logistique.
• Préparation et révision de documents, de correspondance ou de rapports, et gestion des archives, des bases de données ou des systèmes de classement.

*L'expérience doit avoir été acquise au cours des cinq dernières années.

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.

• Réflexion approfondie
• Jugement et discrétion
• Initiative et Orientation vers l’action
• Travailler avec les autres et leadership horizontal
• Habileté à communiquer orallement et à l'écrit -Avancé
• Connaissance des procédures et pratiques administratives générales
• Accent sur la qualité et les détails
• Connaissances techniques (maîtrise de la suite Microsoft Office 365, y compris Word, Excel, Outlook et PowerPoint)

La préférence pourrait être accordée aux candidat·es qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été satisfaites, le cas échéant.

• Maîtrise du français
• Expérience professionnelle au sein d'une mission diplomatique, d'une organisation intergouvernementale ou d'un organisme du secteur public canadien.
• Expérience dans l'organisation et le soutien de réunions, de visites et d'événements, y compris la coordination logistique.
• Expérience des processus financiers tels que le traitement des paiements, le suivi des dépenses ou le soutien aux activités de suivi financier ou budgétaire.
• Expérience dans la réponse aux demandes des clients ou des parties prenantes et dans la fourniture de conseils ou d'informations d'ordre administratif.
• Expérience dans la liaison avec les agences gouvernementales locales et les parties prenantes externes
• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conformes aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et sont de 37.5 heures par semaine.
• Des heures supplémentaires occasionnelles, notamment en soirée et les fins de semaine, peuvent être requises avec préavis.
• Lieu de travail : Les employés doivent être en mesure de travailler en personne dans les bureaux du Consulat du Canada à Anchorage.

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.
• Vérification de sécurité :Obtenir et maintenir un statut decote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le gouvernement du Canada.

Commentaires supplémentaires :

Nous offrons un salaire concurrentiel, de généreux congés, 12 semaines de congé parental payé et un solide ensemble d’avantages sociaux comprenant les soins médicaux et dentaires, l’invalidité de longue durée et un régime d’épargne-retraite. Veuillez trouver un résumé de nos avantages sociaux et des informations sur l’admissibilité à l’emploi : Emplois dans nos bureaux aux États-Unis

Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la coopération font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger se sont engagées à promouvoir et à appuyer un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à aider les employés à apprendre et à perfectionner leurs aptitudes et leurs compétences. La force du Canada est la diversité et a joué un rôle clé dans l’histoire du Canada et le développement. Pour cette raison, le Consulat du Canada à Anchorage valorise la diversité, d’équité et d’inclusion dans notre effectif.