İdari İşler Uzmanı

Form Şirketler Grubu; Torbalı; On-site; TRY 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

Form Şirketler Grubu İzmir (Torbalı) lokasyonunda görevlendirilmek üzere İdari İşler Uzmanı arıyor. Üniversite mezunu olmak ve idari işler alanında en az 5 yıl deneyim sahibi olmak temel şarttır.

Yemek, servis, güvenlik, temizlik gibi idari hizmetler ile tedarikçi ilişkileri ve ofis operasyonları yönetimi önemli rol oynar. Şirket araçları ve demirbaş takibi, raporlama ve çoklu ekiplerle koordinasyon becerileri aranmaktadır.

Qualifications

• İdari işler alanında en az 5 yıl deneyimli.
• Yemek, servis, güvenlik, temizlik vb idari hizmetlerin yönetimi konusunda deneyimli.
• Tedarikçi ilişkileri, hizmet takibi ve operasyonel süreçlerin koordinasyonunda yetkin.
• Şirket araçları, demirbaş ve zimmet süreçlerinin takibi konusunda bilgi sahibi.
• MS Office programlarını etkin kullanabilen.
• Raporlama ve takip becerileri güçlü.
• Planlama, organizasyon ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş.
• İletişim ve ilişki yönetimi güçlü, farklı ekip ve paydaşlarla koordineli çalışabilen.
• Çözüm odaklı, proaktif ve sorumluluk bilinci yüksek.
• Maliyet bilinciyle hareket eden ve kaynakların etkin kullanımına önem veren.
• İSG ve çevre yönetimi uygulamalarına duyarlı.
• B sınıfı sürücü belgesine sahip ve aktif araç kullanabilen.
• Gerektiğinde fazla mesaili çalışmaya ve yurt içi seyahate uygun.

Responsibilities

• Yeni işe başlayacak çalışanların ihtiyaç duyduğu ekipman, kırtasiye, cep telefonu ve benzeri ihtiyaçların temin edilmesi; zimmet ve iade süreçlerinin takip edilmesi.
• Yemek, personel servisi, güvenlik, temizlik, kırtasiye, sarf malzemeleri, kargo ve benzeri idari hizmetlerin yürütülmesi.
• İdari hizmetler kapsamında çalışılan tedarikçi firmalarla ilişkilerin yürütülmesi ve hizmetlerin kalite/maliyet/çalışan memnuniyeti açısından izlenmesi.
• Çalışanların ekipman ve sarf malzemelerinin temini ve koordinasyonunun sağlanması.
• Şirket araçlarının kiralanması, zimmet, bakım ve muayene süreçlerinin takip edilmesi; havuz araçlarının koordinasyonu.
• Şirket demirbaşlarının kayıt ve zimmet süreçlerinin yürütülmesi.
• Ziyaret eden misafirler için seyahat, konaklama, karşılama ve ikram organizasyonlarının yapılması.
• İdari işler etkinliklerinin hazırlık ve uygulama süreçlerinde katkı sağlanması.
• İdari işler verilerinin takip edilmesi, raporlamaların hazırlanması ve iyileştirme alanlarının belirlenmesi.
• İdari işlemlerde maliyet ve kaynakların etkin kullanımı için iyileştirme çalışmaları.

Skills

İletişim becerileri

Koordinasyon

Raporlama ve takip

Planlama ve organizasyon

Çözüm odaklılık

Education

İlgili lisans bölümü mezunu

Tools

MS Office

Job description

1965 yılında kurulan Form Şirketler Grubu'nun ana faaliyet konusu, yaşam kalitesini yükseltmek amacıyla ticari ve konut tipi klimaların üretim, satış ve satış sonrası hizmetleridir. Ticari binalar, alışveriş merkezleri, oteller, hastaneler, okullar, fabrikaların yanı sıra konutlara da hizmet sunmaktadır. Form Şirketler Grubu 6 şirketten oluşmaktadır.

Form Şirketler Grubu'nun merkez ofisi İstanbul Maslak'da, İstanbul Anadolu yakası ofisi ise Ataşehir'de yer almaktadır. İzmir ve İstanbul'daki 3 fabrikada üretim faaliyetlerini sürdürürken Ankara, Antalya, İzmir, Adana ve Bursa’da bölge ofisleri ile Satış ve Satış sonrası hizmetler sunulmaktadır.

Form Endüstri Ürünleri Firmamızın İzmir (Torbalı) lokasyonunda görevlendirilmek üzere, aşağıdaki niteliklere sahip “İdari İşler Uzmanı” pozisyonunda aday aramaktayız.

• Üniversitelerin ilgili lisans bölümlerinden mezun,
• İdari işler alanında en az 5 yıl deneyimli,
• Yemek, servis, güvenlik, temizlik vb. idari hizmetlerin yönetimi konusunda deneyimli,
• Tedarikçi ilişkileri, hizmet takibi ve operasyonel süreçlerin koordinasyonunda yetkin,
• Şirket araçları, demirbaş ve zimmet süreçlerinin takibi konusunda bilgi sahibi,
• MS Office programlarını etkin kullanabilen,
• Raporlama ve takip becerileri güçlü,
• Planlama, organizasyon ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş,
• İletişim ve ilişki yönetimi güçlü, farklı ekip ve paydaşlarla koordineli çalışabilen,
• Çözüm odaklı, proaktif ve sorumluluk bilinci yüksek,
• Maliyet bilinciyle hareket eden ve kaynakların etkin kullanımına önem veren,
• İSG ve çevre yönetimi uygulamalarına duyarlı,
• B sınıfı sürücü belgesine sahip ve aktif araç kullanabilen,
• Gerektiğinde fazla mesaili çalışmaya ve yurt içi seyahate uygun.

İş Tanımı:

• Yeni işe başlayan çalışanların ihtiyaç duyduğu ekipman, kırtasiye, cep telefonu, GSM hattı ve benzeri ihtiyaçların ilgili ekiplerle koordineli şekilde temin edilmesi; zimmet ve iade süreçlerinin takip edilmesi,
• Yemek, personel servisi, güvenlik, temizlik, kırtasiye, sarf malzemeleri, kargo ve benzeri idari hizmetlerin kesintisiz ve belirlenen hizmet standartlarına uygun şekilde yürütülmesi,
• İdari hizmetler kapsamında çalışılan tedarikçi firmalarla ilişkilerin yürütülmesi, alınan hizmetlerin kalite, maliyet ve çalışan memnuniyeti açısından takip edilmesi,
• Çalışanların ihtiyaç duyduğu ekipman ve sarf malzemelerinin takibinin ve koordinasyonunun sağlanması,
• Şirket araçlarının kiralama, zimmet, periyodik bakım ve muayene süreçlerinin takip edilmesi; havuz araçlarının kullanımının koordine edilmesi,
• Şirkete ait demirbaşların kayıt, zimmet ve takip süreçlerinin yürütülmesi,
• Şirketi ziyaret edecek misafirler ve şehir dışından gelecek çalışanlar için seyahat, konaklama, karşılama, ikram ve benzeri organizasyonların gerçekleştirilmesi,
• Şirket içi etkinlik ve organizasyonların hazırlık ve uygulama süreçlerinde aktif rol alınması,
• İdari işler faaliyetlerine ilişkin verilerin takip edilmesi, gerekli raporlamaların hazırlanması ve iyileştirme alanlarının belirlenmesi,
• İdari işler süreçlerinde maliyet ve kaynakların etkin kullanımını destekleyecek iyileştirme çalışmalarına katkı sağlanması,
• Şirket politika, prosedür ve talimatları ile İSG ve çevre yönetimi uygulamalarına uygun şekilde süreçlerin yürütülmesi,
• Şirket hedefleri doğrultusunda yürütülen proje ve iyileştirme çalışmalarında görev alınması ve ihtiyaç halinde diğer ekiplerle koordineli çalışması.