Utbildningshandläggare

University of Gothenburg; Göteborgs kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Göteborgs universitet söker en utbildningshandläggare vid Handelshögskolan. Du leder utbildningsadministrationen, samordnar arbetet och ser till hög kvalitet i stödet till studenter och forskarutbildningen.

Du handlägger utbildningstillfällen, antagningsfrågor och kursplaner samt bistår studenter. Rollen kräver samarbete, integritet och god skriftlig kommunikation.

Qualifications

• Utbildning inom administration eller förvaltning.
• Erfarenhet av utbildningsadministrativt arbete och forskning inom forskarutbildning.
• Goda svenska och engelska i tal och skrift.

Responsibilities

• Leda och samordna utbildningsadministrativt arbete och utveckla effektiva rutiner.
• Handlägga utbildningstillfällen, antagningsfrågor, kursplaner och programkatalog.
• Ansvara för studievägledning och stöd till studenter via e-post, telefon och möten.
• Samarbeta med ämneskoordinatorer och utbildningsansvariga.
• Handlägga forskarutbildningens kurser, antagning och disputationer samt etikansökningar.
• Fungera som sekreterare i forsknings- och forskarutbildningskommittén.
• Delta i nätverk, möten och arbetsgrupper samt utveckla administrativa rutiner.

Skills

strukturerad arbetsledning

samarbetsförmåga

integritet

svenska och engelska kommunikation

Education

relevant utbildning inom administration

Tools

Canvas

Disa

Egencia

ExGU NyA

Akeneo

Fubas

Ladok

GUPEA

GUDOK

Retendo

Job description

Handelshögskolan är ackrediterad av EQUIS, AACSB och AMBA och är därmed den enda handelshögskola i Sverige som är Triple Crown-ackrediterad.

Institutionen för ekonomi och samhälle, Handelshögskolan vid Göteborgs universitet, utlyser en anställning som utbildningshandläggare. Institutionen bedriver utbildning och forskning inom tre olika ämnesområden; ekonomisk historia, kulturgeografi samt innovation, entreprenörskap och management av intellektuella tillgångar. De olika ämnesområdena inom institutionen skapar möjligheter till tvärvetenskaplig utbildning och forskning.

Institutionen är uppdelad i tre avdelningar och har en gemensam administration, som ansvarar för studie-, forsknings-, ekonomi- och personaladministration, kommunikation samt ledningsstöd. Institutionen har totalt cirka 70 medarbetare varav åtta arbetar med den gemensamma administrationen vid institutionen. Studieadministrationen, där anställningen som utbildningshandläggare ingår, består av totalt tre administratörer som arbetar tillsammans i team.

Arbetsuppgifter

Som utbildningshandläggare har du en central roll i institutionens utbildningsadministration. Du leder och samordnar institutionens utbildningsadministrativa arbete och bidrar till att utveckla effektiva arbetssätt som säkerställer god service och hög kvalitet i det administrativa stödet.

Du arbetar brett med utbildningsfrågor på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Arbetet sker i nära samarbete med ansvariga för dessa olika nivåer samt lärare och andra administratörer vid institutionen.

I rollen som utbildningshandläggare ansvarar du för handläggning av ärenden inom utbildningsadministration såsom utbildningstillfällen, antagningsfrågor, kursplaner och programkatalogen.

Du ansvarar för institutionens studievägledning och ger stöd till studenter via e-post, telefon och personliga möten. Du arbetar tillsammans med utbildningsansvarig i frågor som exempelvis disciplinärenden. Du samarbetar nära ämneskoordinatorerna i frågor som rör kursansvarigas uppdrag och åtaganden.

En annan viktig del av anställningen är administrationen av institutionens forskarutbildning. Du arbetar bland annat med forskarutbildningskurser, antagning och introduktion av nya doktorander samt administration kring disputationer och etikansökningar. Du är även sekreterare i institutionens forsknings- och forskarutbildningskommitté.

I anställningen ingår att utveckla och förbättra administrativa rutiner och arbetssätt inom utbildningsområdet. Du håller dig uppdaterad om relevanta regelverk och styrdokument samt deltar i nätverk, möten och arbetsgrupper.

Arbetet innebär många kontaktytor och passar dig som trivs med att samarbeta, ge god service och hantera flera parallella arbetsuppgifter. Under vissa perioder är arbetsbelastningen hög och flera deadlines kan sammanfalla.

Andra administrativa arbetsuppgifter kan också förekomma.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis en universitets- eller högskoleexamen inom administration, offentlig förvaltning eller annat område som arbetsgivaren bedömer som relevant.

För anställningen behöver du ha:

• erfarenhet av utbildningsadministrativt arbete
• erfarenhet av administration inom forskarutbildning
• erfarenhet av administrativa system så som Canvas, Disa, Egencia, ExGU NyA, Akeneo, Fubas, Ladok, GUPEA, GUDOK och Retendo
• god kunskap om relevanta regelverk och förvaltningsrätt
• god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har:

• utbildning inom studievägledning
• erfarenhet av kvalificerat utbildningsadministrativt arbete inom högskole- eller universitetssektorn, exempelvis som utbildningshandläggare
• kunskap om universitetets organisation
• erfarenhet av att arbeta i SharePoint eller liknande samarbetsverktyg.

Vem är du?

För att trivas och lyckas i rollen behöver du vara strukturerad och ha god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete. Du kan hantera flera parallella arbetsuppgifter, hålla deadlines och behålla överblicken även under perioder med högre arbetsbelastning.

Du är självgående, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och driver dina processer framåt.

Eftersom rollen innebär många kontaktytor behöver du ha mycket god samarbetsförmåga och ett serviceinriktat förhållningssätt. Du är lyhörd och tydlig i din kommunikation och bidrar till ett gott samarbete med studenter, lärare, kollegor och andra personer du möter i arbetet.

Arbetet innebär också handläggning av frågor som kan vara komplexa eller känsliga. Därför behöver du ha gott omdöme och hög integritet. Du arbetar professionellt och sakligt, gör välgrundade bedömningar och hanterar information och ärenden på ett ansvarsfullt sätt.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet och relevant tidigare erfarenhet.

Anställning

Anställningen är en tillsvidareanställning med en omfattning på 100 % med placering tills vidare vid institutionen för ekonomi och samhälle. Provanställning kan komma att tillämpas.

Tillträde 2026-11-01 eller enligt överenskommelse.

Kontaktuppgifter för anställningen

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta Liselotte Falk Johansson, administrativ chef, [e-mail], 031-786 4750

Har du frågor om anställningsförfarandet är du välkommen att kontakta Hanna Bogren, personalhandläggare, [e-mail], 031-786 57 97

Fackligaorganisationer

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här:https://www.gu.se/jobba-hos-oss/sa-blir-du-en-av-oss#kollektivavtal-och-fackliga-foretradare