Receptionist/administratör till Vuxenutbildningen

Gävle kommun; Gävle kommun; On-site; SEK 290,160 - 357,120; Full time

Benefits offered by this job

Generösa semestervillkor

Friskvård och motion

Kollektivavtal och försäkringar

Job summary

Gävle kommun söker två receptionist/administratörer till Vuxenutbildningen. I rollen administrerar du elevers behörigheter i passersystemet, tar emot och hjälper besökare samt stödjer studie- och yrkesvägledare.

Du arbetar tillsammans med en kollega, har minst gymnasieutbildning och flera års erfarenhet av administrativa uppgifter samt service och bemötande. Vi erbjuder en trygg arbetsmiljö, friskvårdsbidrag och försäkringar.

Qualifications

• Krav: fullständig gymnasieutbildning samt minst 3 års administrativ erfarenhet.
• Minst 2 års erfarenhet av service och bemötande i en receptions- eller kundnära roll.
• God vana av att arbeta i digitala system och svenska i tal och skrift.

Responsibilities

• Administrera elevers behörigheter i passersystemet inför och under studiestarter
• Registrera och administrera elevuppgifter i Edlevo
• Hantera administration kopplad till elever och passerkort
• Ta emot, vägleda och hjälpa besökare i receptionen
• Samarbeta med studie- och yrkesvägledare, lärare, administratörer och övriga funktioner
• Bidra till att utveckla rutiner och arbetssätt för den nya receptions- och säkerhetsfunktionen

Skills

Administrativ erfarenhet

Service & bemötande

Digitala system

Svenska språk

Education

Gymnasieutbildning

Tools

Edlevo

Job description

Om arbetsplatsen

Vill du vara med och göra Gävle ännu bättre med oss? I Gävle kommun arbetar vi engagerat tillsammans för att kunna erbjuda våra invånare en trygg och inspirerande miljö. Vi erbjuder dig en tillitsfull arbetsplats där du kan utvecklas i ditt arbete och växa som människa. Välkommen med din ansökan!

Till hösten införs ett nytt passersystem på Vuxenutbildningen som en del av arbetet med att skapa en trygg och säker skolmiljö. Enligt den nya skollagen ska skolor vidta åtgärder för att begränsa obehörigas tillträde under pågående verksamhet.

Nu söker vi två receptionister/administratörer som vill vara med och bygga upp den nya funktionen. Du kommer att ha en viktig roll i att administrera passersystemet för våra elever och samtidigt vara ett professionellt ansikte utåt genom att ta emot och hjälpa besökare i receptionen.

Varje år tar vi emot cirka 3 800 elever. Vuxenutbildningen har fem studiestarter per år och erbjuder både kortare kurser på 5, 10 och 20 veckor samt fleråriga yrkesutbildningar. Det innebär en varierad vardag med många kontakter med elever, besökare och kollegor.

Arbetsuppgifter

Du arbetar tillsammans med en kollega och ansvarar för att administrera elevers behörigheter i passersystemet. Du tar även emot och hjälper elever och besökare som kommer till Vuxenutbildningen, exempelvis personer som ska träffa en studie- och yrkesvägledare eller besöka Infotorget.

• Administrera elevers behörigheter i passersystemet inför och under studiestarter
• Registrera och administrera elevuppgifter i Edlevo
• Hantera administration kopplad till elever och passerkort
• Ta emot, vägleda och hjälpa besökare i receptionen
• Samarbeta med studie- och yrkesvägledare, lärare, administratörer och övriga funktioner inom verksamheten
• Bidra till att utveckla rutiner och arbetssätt för den nya receptions- och säkerhetsfunktionen

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Fullständig gymnasieutbildning
• Minst 3 års kvalificerad erfarenhet av administrativt arbete
• Minst 2 års kvalificerad erfarenhet av service och bemötande i en receptions- eller kundnära roll
• God vana att arbeta i digitala system
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av elevadministrativa system, exempelvis Edlevo
• Erfarenhet av arbete inom skola eller annan offentlig verksamhet

För att lyckas i rollen är du:

• Serviceinriktad: Du bemöter elever, besökare och kollegor på ett professionellt, vänligt och lösningsorienterat sätt
• Strukturerad: Du planerar och organiserar ditt arbete väl och har förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt
• Flexibel: Du har lätt för att anpassa dig när förutsättningar förändras och trivs med att vara med och utveckla nya arbetssätt
• Samarbetsorienterad: Du samarbetar prestigelöst och bidrar till ett gott arbetsklimat

Ett utdrag ur belastnings- och misstankeregistret ska uppvisas före anställning.

Övrig information

Du är viktig för oss! Som medarbetare i Gävle kommun har du:

• Generösa semestervillkor och som nyanställd har du dessutom rätt till betald semester redan under ditt första anställningsår
• Ersättning för friskvård och motion när du är anställd mer än tre månader
• Flera olika försäkringar via våra kollektivavtal, till exempel ingår sjukförsäkring och arbetsskadeförsäkring

Vår värdegrund

Kvalitet, bemötande och samarbete är de viktigaste framgångsfaktorerna för att lösa vårt uppdrag på bästa sätt. För att göra rätt saker och agera klokt i vår vardag är det viktigt att vi utgår från våra gemensamt uttalade värderingar.