Förbundsadministratör

SKÅNES KOMMUNER; Lunds kommun; On-site; SEK 357,000 - 480,000; Full time

Job summary

Skånes Kommuner söker en erfaren förbundsadministratör som stödjer verksamheten med kvalificerat administrativt arbete och samordnar möten, aktiviteter samt diarie- och registerfunktioner. Rollen innefattar kontors- och lokaladministration, samt att producera information för interna och externa kanaler.

Du kommer att arbeta nära kanslichefen och ledning, driva förbättringsprojekt inom digitalisering och utveckla administrativa processer i ett politiskt styrt sammanhang som stödjer Skånes 33

Qualifications

• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
• Erfarenhet av samordning och koordinering av möten, aktiviteter och administrativa processer.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i svenska.
• Erfarenhet av att skriva, bearbeta eller publicera information för olika målgrupper.
• Förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och med hög kvalitet.
• Erfarenhet av service-, lokal- eller arbetsplatsrelaterade frågor.

Responsibilities

• Ge kvalificerat administrativt stöd till verksamheten och säkerställa effektiva administrativa processer.
• Samordna möten, utbildningar, konferenser och andra aktiviteter samt diarieföra och följa upp beslut.
• Hantera kontors- och lokaladministration samt kontakter med fastighetsägare och leverantörer.
• Producera och publicera information på webbplats, intranät och andra digitala plattformar.
• Stödja kommunikationsinsatser inför möten och aktiviteter och stödja intern kommunikation.

Skills

Strukturerad

Noggrann

Självgående

Serviceinriktad

Koordination

Kommunikation

Publicering av information

Education

Relevant utbildning inom administration, kommunikation

Tools

Microsoft 365

Webbpublicering

Job description

Anställningsform:

Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning

Sista ansökningsdag: 16 sep. (om 6 dagar)

Skånes Kommuner är en politiskt styrd medlemsorganisation för de 33 skånska kommunerna med en styrelse bestående av politiker från medlemskommunerna. Organisationens uppdrag är att samordna, samverka och vara en gemensam röst för Skåne så att kommunerna kan dra nytta av sin gemensamma styrka.Skånes Kommuner bygger nu en ny ledningsstruktur bestående av förbundsdirektör, kanslichef, avdelningschefer och funktionsansvariga inom IT, ekonomi och upphandling. Uppdraget är att strukturera, utveckla och kvalitetssäkra organisationens interna och externa processer samt skapa förutsättningar för ett effektivt stöd till medlemskommunerna. Uppdragen drivs genom de av medlemmarna utsedda strategiska nätverken.Vill du vara navet i vår verksamhet?Vill du vara navet i en organisation som samlar Skånes 33 kommuner? Trivs du i en roll där du får kombinera administration, kommunikation, samordning och verksamhetsutveckling? Då kan detta vara tjänsten för dig.Som förbundsadministratör på Skånes Kommuner har du en central och verksamhetsnära roll där du bidrar till att skapa struktur, kvalitet och effektivitet i det dagliga arbetet. Rollen erbjuder stora möjligheter att påverka och utveckla arbetsprocesser, arbetssätt och administrativa rutiner i en organisation som befinner sig i en spännande utvecklingsfas.1 plats(er).

ARBETSUPPGIFTER

Som förbundsadministratör ansvarar du för att ge kvalificerat administrativt stöd till verksamheten och säkerställa effektiva och ändamålsenliga administrativa processer. Rollen omfattar samordning, planering, uppföljning och utveckling av rutiner och arbetssätt som stödjer verksamhetens mål och behov.Du stödjer ledning, avdelningar, arbetsgrupper och nätverk samt samordnar möten, utbildningar, konferenser och andra aktiviteter. I uppdraget ingår ansvar för diarie- och registratorsfunktionen, där du säkerställer att dokument och handlingar hanteras korrekt och i enlighet med gällande regelverk, samt uppföljning av administrativa beslut och framtagande av rapporter, statistik och presentationsmaterial.Du ansvarar även för kontors- och lokaladministration, inklusive serviceärenden, felanmälningar och kontakter med fastighetsägare och leverantörer. Du är kontaktperson för arbetsplatsens praktiska service och systematiska brandskyddsarbete samt samordnar introduktion av nya medarbetare.En viktig del av rollen är administrativ kommunikation. Du producerar och publicerar information på webbplats, intranät och andra digitala plattformar samt stödjer verksamheten med nyhetsbrev, utskick, presentationer och informationsmaterial. Du samordnar även kommunikationsinsatser inför möten, utbildningar och andra aktiviteter samt bidrar till den interna kommunikationen genom att synliggöra verksamhetens arbete, resultat och goda exempel.Rollen innebär också att bidra till smartare och effektivare arbetssätt genom digitalisering, automatisering och utveckling av administrativa processer. Du identifierar processer som kan förenklas och medverkar i utvecklingen av digitala arbetsflöden inom Microsoft 365.Du rapporterar till kanslichefen och samverkar nära med ledning, verksamhetskoordinatorer, nätverk och andra samarbetsytor.

KVALIFIKATIONER

För att lyckas i rollen tror vi att du är en erfaren administratör med ett genuint intresse för service, samordning och verksamhetsutveckling. Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och är van att koordinera aktiviteter, processer och kontakter mellan olika funktioner och intressenter. Du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift och har god vana av att arbeta med digitala verktyg och systemstöd.Vi ser gärna att du har erfarenhet av kommunikation, webbpublicering eller informationsspridning och att du känner dig trygg i att anpassa budskap för olika målgrupper. Du har även förståelse för hur administrativa processer kan utvecklas och effektiviseras med hjälp av digitala lösningar.Som person är du strukturerad, noggrann och självgående. Du har lätt för att skapa goda relationer och trivs i en roll med många kontaktytor. Du är serviceinriktad, lösningsorienterad och har förmåga att se både detaljer och helhet. Samtidigt drivs du av att utveckla arbetssätt och hitta smartare lösningar som skapar värde för verksamheten.

Vi söker dig som har:

• Relevant utbildning inom administration, kommunikation eller annat område som arbetsgivaren bedömer som likvärdigt.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
• Erfarenhet av samordning och koordinering av möten, aktiviteter och administrativa processer.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
• Erfarenhet av att skriva, bearbeta eller publicera information för olika målgrupper.
• Förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och med hög kvalitet.
• Erfarenhet av service-, lokal- eller arbetsplatsrelaterade frågor.

Det är meriterande om du har:

• Offentlig eller politiskt styrd verksamhet.
• Webbpublicering, intranät eller digitala kommunikationskanaler.
• Projektadministration eller samverkan mellan olika organisationer.
• AI-baserade verktyg såsom Microsoft Copilot.
• Utveckling och effektivisering av administrativa processer.
• Sociala medier, nyhetsbrev eller enklare grafisk produktion.
• Lokaladministration, arbetsplatsservice eller facility management.
• Brandskydds-, säkerhets- eller arbetsmiljöarbete.
• Leverantörskontakter, beställningar och serviceärenden.

Anställningsform: Tillsvidareanställning.Vi erbjuder en varierad och utvecklande roll där du får kombinera administration, kommunikation och verksamhetsutveckling. Du får möjlighet att påverka hur organisationen arbetar med samordning, informationsspridning och digital utveckling samtidigt som du bidrar till att skapa struktur, kvalitet och effektivitet i verksamheten. Rollen ger stora möjligheter att påverka och utvecklas i en organisation med ett viktigt uppdrag för Skånes kommuner.

Övrig information

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön

Sista ansökningsdag: 16 sep. (om 6 dagar)

Välj från inte alls nöjd till mycket nöjd