Executive Coordinator till Coursio

Academic Work Sweden AB; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 301,320 - 323,640; Full time

Job summary

Academic Work Sweden AB söker en strukturerad administratör för en nyckelroll nära VD i Stockholm. Rollen erbjuder stort ansvar där du kommer att jobba med möteskoordination, administrativa processer och problemlösning.

Du bör vara tekniskt nyfiken och ha goda kunskaper i både svenska och engelska. Tjänsten utannonseras med en lön på 27 000-29 000 kr per månad och är remote-first men kräver bosättning i Stockholmsområdet.

Qualifications

• Du har studerat eller har relevant arbetslivserfarenhet inom administration.
• Du uttrycker dig obehindrat på svenska och engelska.
• Du är lugn och strukturerad även när tempot ökar.

Responsibilities

• Hantera och prioritera VD:s kalender.
• Koordinera möten och boka resor.
• Hantera administrativa ärenden och arbetsflöden.

Skills

Teknisk nyfikenhet

Kommunikativ

Initiativtagande

Strukturerad

Goda kunskaper i Gmail och Microsoft Office

Education

Relevant arbetslivserfarenhet inom administration

Job description

Vill du få stort ansvar tidigt i karriären och växa tillsammans med ett snabbväxande techbolag?

Om tjänsten

På Coursio söker vi en strukturerad och självgående person som vill utvecklas i en nyckelroll nära både VD och ledning. Du kan vara nyutexaminerad eller ha några års arbetslivserfarenhet - det viktigaste för oss är inte hur långt ditt CV är, utan hur du tar dig an problem, samarbetar med andra och driver saker framåt.

Om Coursio

Coursio erbjuder en affärsplattform för utbildning och arbetar med kunder i flera länder. Vi är ett internationellt team med kollegor i bland annat Sverige, Portugal, USA och Ukraina. En del av teamet arbetar från Stockholm och en del på distans. Vi trivs i en miljö där tempot är högt, beslutsvägarna korta och där eget ansvar är en naturlig del av vardagen.

Om rollen

Det här är en bred och hands‑on roll för dig som gillar att hålla ihop många olika delar samtidigt, skapa struktur och lösa problem innan de växer. Du blir VD:s högra hand och stöttar samtidigt verksamheten och ledningsteamet i det dagliga arbetet. Ena stunden koordinerar du möten och prioriteringar för VD, nästa stund hanterar du administrativa processer, kundärenden eller interna projekt. Rollen passar dig som trivs med variation, tar egna initiativ och tycker om att få saker att fungera bakom kulisserna.

Arbetsuppgifter

Nära VD och ledning

• Proaktivt hantera och prioritera VD kalender samt lösa schemakonflikter
• Vara kontaktperson mellan ledningen och interna eller externa intressenter
• Förbereda mötesmaterial och presentationer
• Koordinera och boka resor, möten och event
• Hantera fakturering, utlägg och enklare ekonomiadministration

I den dagliga verksamheten

• Hantera administrativa ärenden och operativa arbetsflöden
• Granska och hantera inkommande fakturor
• Stötta i kundkommunikation, teknisk support och leveranser till kunder
• Bidra till att skapa struktur i interna processer
• Använda digitala verktyg och AI för att effektivisera administration och informationsflöden
• Ansvara för löpande kontorsadministration

Vi söker dig som

• Är tekniskt nyfiken och ser AI som ett naturligt verktyg i ditt arbete
• Har studerat eller har skaffat dig relevant arbetslivserfarenhet inom administration, koordinering, service eller liknande områden
• Trivs med att ta ansvar och har en stark vilja att lära dig och utvecklas
• Är lugn och strukturerad även när tempot ökar
• Tar egna initiativ och gärna ligger steget före istället för att vänta på instruktioner
• Är social, kommunikativ och tycker om att samarbeta med andra
• Har goda kunskaper i Gmail, Google Kalender och Microsoft Office
• Ser problem innan de växer och kommer gärna med lösningsförslag
• Du uttrycker dig obehindrat på både svenska och engelska i tal och skrift. Du kommer att använda båda språken dagligen med kollegor och kunder

Vi tror att du kommer att trivas extra bra i rollen om du vill:

• Få stort ansvar tidigt och arbeta nära ledningen i ett växande bolag
• Ha varierande arbetsdagar snarare än repetitiva arbetsuppgifter
• Utvecklas snabbt i en entreprenöriell och internationell miljö
• Vara med och påverka hur saker görs, istället för att bara följa etablerade processer

Praktisk information

• Omfattning: Heltid
• Start: Så snart som möjligt
• Placering: Stockholm. Tjänsten är remote‑first, men du behöver vara bosatt i Stockholmsområdet då vissa möten och aktiviteter genomförs på kontoret.
• Lön: 27 000-29 000 kr/månad beroende på erfarenhet