Executive Assistant & Teamkoordinator

STC Training Club; Kungälvs kommun; Hybrid; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Benefits offered by this job

Gymkort Sverige

Rabatter via partners

Kollektivavtal

Rollspecifik utveckling

Hybridarbete

Träningspass med kollegor

Job summary

STC Training Club i Kungälv söker en Executive Assistant & Teamkoordinator som fungerar som navet i vår verksamhet. Du arbetar nära VD och ledningsgrupp och hanterar kalender, resor, korrespondens och presentationer med högsta professionalitet.

Du förbereder möten, följer upp deadlines, samlar beslutsunderlag och identifierar sätt att effektivisera administrativa moment med digitalisering och AI. Du bidrar med initiativ och säkerställer proaktivt samarbete.

Qualifications

• Minst 3–5 års erfarenhet som Executive Assistant, Office Manager eller liknande roll.
• Mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska (engelska är meriterande).
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet.
• Intresse för digitala verktyg, datadrivet arbetssätt och AI-lösningar.
• Gilla träning och hälsa är ett stort plus.

Responsibilities

• Hantera VD:s kalender, möten och resor samt korrespondens med högsta professionalitet.
• Förbereda möten, följa upp deadlines och samla beslutsunderlag.
• Hålla ordning och skapa en trivsam arbetsmiljö på Kungälvs-kontoret för cirka 60 medarbetare.
• Agera projektledare vid större konferenser och events och stödja ledningsgruppen i dagligt arbete.

Skills

Kommunikativ förmåga

Microsoft Office

Digital kompetens

Träning & hälsa intresse

Engelska meriterande

Job description

Ditt uppdrag

I rollen som Executive Assistant & Teamkoordinator är du ett nav i vår verksamhet. Du arbetar nära vår VD och ledningsgrupp och är en avgörande kugge för att få dagarna att flyta. Du ansvarar för att VD:s kalender, möten, resor och korrespondens hanteras med högsta professionalitet. Du ser till att rätt information är på rätt plats i rätt tid, att presentationer håller hög standard och att kommunikationen är tydlig, korrekt och väl genomtänkt. Du kliver även in och tar möten när det behövs, hittar smartare sätt att jobba på och föreslår hur administrativa moment kan effektiviseras med hjälp av digitalisering och AI. Du kommer själv med idéer och initiativ, ligger steget före och skapar förutsättningar för ett riktigt proaktivt samarbete. Kort sagt frigör du tid och energi för VD och ledningsgrupp så att fokus kan ligga där det gör störst skillnad.

När VD eller ledningsgruppen inte är på plats är det ofta dig man vänder sig till – med frågor, behov eller information. Du har överblick, förtroende och mandat att hjälpa till, lösa problem och skapa framdrift i det dagliga arbetet. Samtidigt är du ett stöd till hela ledningsgruppen. Det innebär att du förbereder möten, hanterar resor, följer upp deadlines, samlar in beslutsunderlag och har koll på initiativ som drivs av ledningen.

Utöver det har du ett helhetsansvar för att skapa en trivsam och inspirerande arbetsmiljö på vårt supportkontor i Kungälv, där cirka 60 medarbetare har sin dagliga arbetsplats. Du ser till att kontoret är inbjudande, att frukosten står framme på månadsmöten, att fikat är ordnat och att högtider uppmärksammas. Du agerar även projektledare vid större årliga konferenser och event. Du har koll på förbrukningsmaterial, mötesrum, flöden och stämningar och du vet hur mycket det betyder för vardagen att de små detaljerna sitter.

Vem är du?

Du är en person som trivs i en central roll med högt tempo och stor variation. Du har flera års erfarenhet av att arbeta i en stödjande funktion nära en VD eller ledningsgrupp, och du vet vad som krävs för att ligga steget före i vardagen – både praktiskt och kommunikativt. Att hantera konfidentiell information, anpassa dig snabbt till nya sammanhang och agera med integritet är självklarheter för dig.

Du har en stark känsla för struktur och ordning, men du är också prestigelös och flexibel när situationen kräver det. Det är lika naturligt för dig att samordna ett ledningsmöte med minutiös noggrannhet som att se till att kontoret är påfyllt med rätt material och att stämningen är god inför ett gemensamt frukostmöte.

Du bygger relationer med lätthet, har hög social kompetens och gillar att skapa trivsel och struktur omkring dig. Du har ett öga för detaljer, är självgående och initiativrik, och motiveras av att ge andra rätt förutsättningar för att lyckas. Du har ett öppet förhållningssätt till hur AI förändrar arbetssätt och använder verktyg som ChatGPT, Claude eller Copilot som en naturlig del av vardagen.

Krav

• Minst 3–5 års erfarenhet som Executive Assistant, Office Manager eller liknande roll


• Mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska (engelska är meriterande)


• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet


• Intresse för digitala verktyg, datadrivet arbetssätt och AI-lösningar


• Och självklart är det ett stort plus om du gillar träning och hälsa!

Det här väntar dig

Hos oss får du ett tydligt uppdrag och förtroendet att forma det själv. STC växer fort och du har en viktig roll att fylla. Det är en roll med brett mandat och för rätt person finns goda möjligheter att växa och ta kliv inom STC.

Du får även:

• Gymkort med tillgång till alla STC gym i hela Sverige, inklusive gruppträning


• Rabatter via partners och systerbolag


• Kollektivavtal


• Rollspecifik utveckling och karriärmöjligheter inom STC


• Hybridupplägg, 4 dagar på kontoret och 1 dag på distans


• Gemensamma träningspass med kollegorna

Vår rekryteringsprocess

Som en del av rekryteringsprocessen använder vi oss av tester från Alva Labs, dock inte som ett urval utan i ett senare skede i processen. Testerna består av ett logiskt problemlösningstest och ett personlighetstest. Testerna tar i sin helhet ca 30 minuter att genomföra och du får information och exempel på uppgifter innan du påbörjar själva testet.

Vi kommer att göra urval löpande tills vi hittar vår nya stjärna!

Har du frågor eller funderingar kring tjänsten är du välkommen att höra av dig till Lovisa Lorentzon på [e-mail].

Sista ansökningsdag: 2026-08-17

Välkommen med din ansökan!