Executive Assistant Office Manager

Bravura Sverige; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

GP Bullhound AB söker en Office Manager och Executive Assistant till kontoret i centrala Stockholm. Du arbetar som konsult hos GP Bullhound AB, anställd av Bravura, på heltid under 6–7 månader med möjlighet till förlängning.

Du ansvarar för kontorets dagliga drift, leverantörskontakter, inköp och stöd till två partners med kalenderhantering, möteskoordinering och reseplanering. Rollen kräver självständighet, struktur och serviceinriktning i en internationell miljö.

Qualifications

• Goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.
• Erfarenhet av kalenderhantering, möteskoordinering och administrativt stöd.
• Van att arbeta självständigt och prioritera mellan olika arbetsuppgifter.
• Meriterande: erfarenhet av Excel och Slack.
• Meriterande: erfarenhet av fakturahantering.

Responsibilities

• Ansvara för den dagliga driften av kontoret och kontakt med leverantörer.
• Planera och genomföra beställningar av mat, kontorsmaterial och övriga inköp.
• Stötta partners med kalenderhantering, inbox management, resebokningar och möteskoordinering.
• Välkomna besökare samt förbereda interna och externa möten.

Skills

Kalenderhantering

Möteskoordinering

Administrativt stöd

Självständigt arbete

Tools

Excel

Slack

Job description

Är du en person som trivs med att få saker att fungera och gillar struktur? Nu söker vi en Office Manager / Executive Assistant till GP Bullhound AB, en internationell verksamhet med kontor i centrala Stockholm.

Om tjänsten

Det här är ett konsultuppdrag på heltid som varar i 6-7 månader. Du blir anställd av Bravura och arbetar som konsult hos GP Bullhound AB. Möjlighet till förlängning finns.

Om företaget

GP Bullhound AB är en internationell och oberoende investmentbank med fokus på teknik- och tillväxtbolag. Sedan starten 1999 har bolaget rådgivit entreprenörer, investerare och företag inom områden som företagsförvärv, försäljningar och kapitalanskaffningar. Idag finns verksamheten representerad på flera marknader i Europa och USA, med ett starkt nätverk inom den globala techsektorn.

Tjänsten innebär en kombinerad roll som Office Manager och Executive Assistant. Du ansvarar för den dagliga driften av kontoret samtidigt som du stöttar två partners med administrativa och koordinerande uppgifter. Rollen innebär stort eget ansvar och nära samarbete med medarbetare och partners där du bidrar till att verksamheten fungerar effektivt i vardagen. Kontoret består av ett mindre team om åtta personer.

På kontoret hanterar du leveranser, ser till att kontorsmaterial finns på plats, ansvarar för beställningar av mat och snacks samt fungerar som kontaktperson mot fastighetsskötare och externa leverantörer vid behov. Du välkomnar också besökare och hjälper till att förbereda inför möten.

I rollen arbetar du nära två partners med kalenderhantering, inbox management, mötesbokningar och reseplanering. Du koordinerar ett stort antal möten varje vecka och hjälper till med ombokningar och prioriteringar när förutsättningarna förändras. Du hanterar och sammanställer underlag av fakturor i Excel och koordinerar vidare hantering med företagets externa ekonomifunktion.

• Ansvara för den dagliga driften av kontoret och kontakt med leverantörer
• Planera och genomföra beställningar av mat, kontorsmaterial och övriga inköp
• Stötta partners med kalenderhantering, inbox management, resebokningar och möteskoordinering
• Välkomna besökare samt förbereda interna och externa möten

Utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper

• Goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift
• Erfarenhet av kalenderhantering, möteskoordinering och administrativ support
• Van att arbeta självständigt och prioritera mellan olika arbetsuppgifter

Meriterande:

• Erfarenhet av arbete med Excel och Slack
• Erfarenhet av fakturahantering

Vi söker dig som är initiativtagande och som naturligt ser vad som behöver göras. Du tycker om att ta ansvar för både stora och små uppgifter och har ett prestigelöst arbetssätt. Rollen passar dig som trivs i en miljö där förutsättningarna kan förändras under dagen och där du behöver kunna prioritera om med kort varsel. Du har ett positivt förhållningssätt, är serviceinriktad och trygg i att arbeta självständigt och fatta egna beslut.

Övrig information

Start: Snarast möjligt

Arbetstider: 8.30-17.30

Lön: Enligt överenskommelse

Vi använder en kompetensbaserad metodik i alla rekryteringsprocesser för att säkerställa fördomsfria urval. Vi jobbar också med löpande urval, vilket innebär att vi tar ner annonsen när tillräckligt många kandidater har ansökt. Om du blir aktuell för tjänsten kommer vi att kontakta dig för en första telefonintervju. Oavsett om du går vidare i processen eller inte så kommer du att få återkoppling på din ansökan.