Administratörer till Hvitfeldtska gymnasiet

Göteborgs stad; Göteborgs kommun; On-site; SEK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

Göteborgs stad söker en skoladministratör till Hvitfeldtska gymnasiet i centrala Göteborg.

Du arbetar nära expeditionen och skolans personal och elever och ger förstklassig service. Du hanterar elevadministration i IST, arkivföring, diarier och provbeställningar samt bemannar receptionen vid behov.

Du behöver eftergymnasial utbildning, erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och goda kunskaper i svenska och engelska. Flexibilitet och noggrannhet uppskattas i en dynamisk skolmiljö.

Qualifications

• Eftergymnasial utbildning och erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete krävs.
• Du bör kunna kommunicera tydligt på svenska och engelska i skrift och tal.
• God datorvana och vana vid olika datasystem som IST.
• Tidigare arbete i gymnasieskola eller med elevadministration ses som meriterande.

Responsibilities

• Vara administrativt stöd på expedition och ge service till personal och elever.
• Arbeta med elevadministration i IST, inklusive in- och utskrivning samt kursbyten.
• Ansvara för arkivföring, diariehantering, CSN-rapportering och beställningar av prov.
• Bemanna receptionen vid behov och möta besökare på ett välkomnande sätt.

Skills

Administrativt arbete

Elevadministration

Svenska

Engelska

Datorkompetens

Education

Eftergymnasial utbildning

Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete

Tools

IST system

Job description

Beskrivning

Hvitfeldtska gymnasiet är en kunskapsinriktad och internationell skola med spets och bredd som erbjuder högklassig gymnasieutbildning i ett internationellt perspektiv. Skolan har ca 2 000 elever och 200 personal. Vi erbjuder en arbetsplats med kunnig och engagerad personal, och med motiverade elever. Du får arbeta i stadens största och äldsta skola, i en historisk miljö mitt i centrala Göteborg.

Arbetsuppgifter

Som skoladministratör har du en nyckelroll i vår dagliga verksamhet. Tillsammans med dina kollegor på expeditionen är ditt främsta fokus att ge förstklassig service och förenkla vardagen för skolans personal och elever. Rollen innebär att du är ett administrativt stöd och ger service av hög kvalitet till elever, rektorer, lärare och övrig personal på skolan. Tjänsterna är gentemot Ekonomiprogrammet och Försäljnings- och serviceprogrammet respektive Naturvetenskapsprogrammet. Programansvar kan över tid komma att förändras.

I det dagliga arbetet hanterar du en mängd skolspecifika uppgifter. Du arbetar bland annat i Göteborgs stads elevadministrativa system, IST, där du sköter in- och utskrivning av elever samt byten av kursgrupper. I uppdraget ingår även arkivföring, diariehantering, CSN-rapportering, beställning av nationella prov, hantering av Västtrafikkort, utlämnande av allmän handling samt vikarieanskaffning.

Du kommer också att bemanna skolans receptioner vid vissa tider. Receptionen är en naturlig plats att möta eleverna i deras dagliga frågor, och dina uppgifter där blir bland annat att ge service till personal, välkomna och ta emot besökare samt bemanna receptionens telefon.

Kvalifikationer

För att vara aktuell för rollen krävs eftergymnasial utbildning samt erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Alternativt har du en annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig i kombination med motsvarande erfarenhet.

Du behöver ha goda språkkunskaper i svenska och kunna uttrycka dig väl i tal och skrift. Då vi är en internationell skola är det också viktigt att du kan kommunicera på engelska.

Du trivs med att ta ansvar för dina uppgifter kopplat till elevadministration och andra administrativa uppgifter som fördelas i organisationen, såväl som att samarbeta tätt med dina kollegor i de uppgifter som är skolövergripande då arbetet sker i nära samarbete i den administrativa gruppen.

Du har stor vana och goda kunskaper i att arbeta i olika datasystem och du har lätt för att lära dig nya system när det krävs. Det är dessutom meriterande om du har tidigare erfarenhet av administrativt arbete i gymnasieskola samt om du har arbetat i Göteborgs stads elevadministrativa system, framför allt IST. Tidigare erfarenhet av diarieföring och vikarieanskaffning är också ett plus.

Rollen som skoladministratör är central och viktig i en verksamhet där många nya situationer kan uppstå under arbetsdagen, vilket innebär att du behöver vara flexibel, snabblärd och prestigelös.

Du tar initiativ och ansvar för att arbetet går framåt, oavsett om du arbetar ensam eller tillsammans med andra, och du har förmåga att ta självständiga beslut och agera på egen hand utifrån vad situationen kräver. Med din utpräglade servicekänsla, ditt positiva bemötande och din vilja att hjälpa andra anstränger du dig för att framföra lösningar och se till att förväntningar följs upp.

Du tycker om att arbeta med såväl ungdomar som vuxna och har lätt för att anpassa dig och ditt arbetssätt utifrån ändrade förutsättningar. Eftersom arbetstempot tidvis kan vara högt, särskilt vid läsårets start och slut, är det viktigt att du är noggrann, strukturerad och lösningsfokuserad samt trivs med att arbeta mot deadlines.

Villkor

Till din intervju behöver du ha med dig pass/nationellt id och eventuellt bevis på uppehållstillstånd om du har ett medborgarskap utanför EU/EES. Detta för att vi som arbetsgivare behöver säkerställa din identitet samt säkra att du har rätt att arbeta i Sverige.

Med hänvisning till lagarna som reglerar registerkontroll så måste den som erbjuds denna tjänst uppvisa utdrag ur belastningsregistret innan anställningsavtal kan upprättas.

Göteborgs Stad tillämpar individuell och differentierad lönesättning. Här kan du få mer information om bland annat lönestatistik.

Lön, ersättningar och förmåner - Göteborg Stad

Göteborgs Stad tillämpar individuell och differentierad lönesättning. Här kan du få mer information om bland annat lönestatistik.

Om oss

Vår vision är att Göteborg ska vara en internationellt ledande utbildnings- och kunskapsstad. Utbildningsförvaltningen i Göteborg bedriver verksamhet inom kommunal gymnasieskola, vuxenutbildning, yrkeshögskola, anpassad gymnasieskola, komvux som anpassad utbildning samt studie- och yrkesvägledning.

I vårt arbete har vi ett tydligt elevfokus som sätter kunskap och färdigheter i ett sammanhang där inre motivation, medskapande och lust att lära är viktiga ingredienser. Vi arbetar utifrån alla människors lika värde och rättigheter. Tillsammans skapar vi en arbetsmiljö där både elever och medarbetare är delaktiga och verkar för varandras framgång.