Administrativ Koordinator – SAP & Vendor Mgmt (Hybrid)

Poolia Sverige; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 390,000 - 480,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid arbetsmodell

Job summary

Poolia Sverige söker en administratör som stödjer det dagliga arbetet med externa resurser och ansvarar för administration och uppföljning av processer. Du kommer att vara del av ett team om 11 kollegor på tre orter och arbeta för effektiva rutiner och korrekt dokumentation.

Arbetet sker delvis distans med plats i Solna, två dagar i veckan på kontoret. Vi söker noggrann, serviceinriktad och strukturerad person som behärskar svenska och engelska, har erfarenhet av Office 365, SAP och Vendor

Qualifications

• Eftergymnasial utbildning.
• Minst ett års erfarenhet från administrativ stödfunktion.
• Erfarenhet av att skriva protokoll.
• God vana av Office 365.
• Erfarenhet av SAP.
• Erfarenhet av Vendor Management System.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Responsibilities

• Administration och koordinering genom hela uppdragslivscykeln.
• Säkerställa att data är uppdaterad och korrekt.
• Skapa och hantera inköpsrekvisitioner (PR) och inköpsordrar (PO) i SAP.
• Hantera förlängningar av uppdrag, budgetjusteringar och avtalsförändringar.
• Genomföra datakvalitetsgranskningar och kontroller i Vendor Management System.
• Följa upp godkännanden, signaturer och saknad dokumentation.
• Samordna med chefer, leverantörer och interna intressenter för att säkerställa smidiga processer.
• Säkerställa att definierade compliancekrav uppfylls samt att dokumentation är revisionssäkrad.
• Skriva mötesprotokoll.
• Medverka i och koordinera utvecklingsarbete inom verksamheten.

Skills

Noggrannhet

Serviceinriktad

Strukturerad

Kommunikativ (muntligt och skriftligt)

Education

Eftergymnasial utbildning

Tools

Office 365

SAP

Vendor Management System

Job description

Poolia Sverige söker en administratör som stödjer det dagliga arbetet med externa resurser och ansvarar för administration och uppföljning av processer. Du kommer att vara del av ett team om 11 kollegor på tre orter och arbeta för effektiva rutiner och korrekt dokumentation.

Arbetet sker delvis distans med plats i Solna, två dagar i veckan på kontoret. Vi söker noggrann, serviceinriktad och strukturerad person som behärskar svenska och engelska, har erfarenhet av Office 365, SAP och Vendor