Office Manager (m/f)

Pestana Hotel Group; Lisboa; Presencial; EUR 30 000 - 45 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa líder em hospitalidade em Lisboa está a recrutar um(a) Gestor(a) de Operações para supervisionar a equipe, gerenciar documentos e preparar orçamentos. O candidato ideal terá experiência em gestão e habilidades de liderança, além de ser organizado e atento aos detalhes. Esta função inclui a coordenação de viagens e a organização de eventos, assegurando a conformidade com as regulamentações necessárias.

Qualificações

• Experiência anterior em gestão de operações ou função similar.
• Habilidades de liderança e supervisão de equipe.
• Capacidade de organização e atenção a detalhes.

Responsabilidades

• Gerir documentos e arquivos importantes do escritório.
• Supervisionar a equipa de suporte e garantir a gestão eficiente.
• Preparar e monitorizar o orçamento do escritório.
• Organizar eventos internos e externos.

Descrição da oferta de emprego

Descritivo de Funções

Gestão Operacional

• Gestão de Documentos: Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;
• Controlo de stocks: Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;
• Requisição de Compra: Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;
• Processamento de Correspondências: Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes;
• Receção e encaminhamento de visitantes e encomendas:
• Garantir o controlo das entradas e saídas no edifício principal, promovendo um ambiente acolhedor, seguro e organizado. Assegurando uma presença física contínua na área da receção (local de trabalho)

Gestir as instalações

• Manutenção do Escritório: Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;
• Gestão dos office supplies: gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;
• Equipamentos de Escritório: Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionem corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.

Gestão de Pessoas

• Supervisão da Equipa de Suporte: Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;
• Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte: Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;
• Conflitos e Problemas da Equipa: Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.

Gestão financeira

• Orçamento: Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).

Planeamento e Organização

• Planeamento de Eventos: Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.
• Coordenação de Viagens: Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.
• Agenda: Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.

Comunicação

• Facilitador de Comunicação: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;
• Dinamizar informação: Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.

Conformidade e Segurança

• Regulamentações: Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.
• Segurança & bem-estar: Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios