Executive Administrative Assistant [100-000504-1]

Descompagnons Trabalho Temporário Lda; Lisboa; Presencial; EUR 20 000 - 30 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa de recursos humanos em Lisboa procura um(a) Executive Administrative Assistant para gerir tarefas administrativas do dia a dia. O candidato ideal deve ser organizado(a), autónomo(a), e ter boas competências de comunicação. A função inclui gerir correspondência, organizar reuniões e redigir documentos. Oferece-se um contrato de 6 meses, com horário presencial e vencimento base de 2 456, 28€.

Qualificações

• Experiência comprovada em funções administrativas e apoio a cargos de alto nível.
• Domínio da redação de atas e correspondência formal em inglês.
• Experiência com sistemas de gestão documental eletrónica.

Responsabilidades

• Gerir tarefas administrativas diárias, incluindo organização de documentos.
• Redigir, rever e formatar documentos oficiais e relatórios.
• Coordenar reuniões e organizar logística de eventos.

Conhecimentos

Organização

Comunicação

Autonomia

Atenção ao detalhe

Gestão de múltiplas tarefas

Trabalho em equipa

Formação académica

Formação secundária ou Licenciatura em Administração

Ferramentas

Microsoft 365

Descrição da oferta de emprego

Estamos a recrutar: Executive Administrative Assistant- Cais do Sodré

Procuramos um(a) Executive Administrative Assistant para reforçar a equipa, com responsabilidade na gestão eficaz das tarefas administrativas do dia a dia. Se és organizado(a), autónomo(a) e tens boas competências de comunicação, esta oportunidade pode ser para ti!

Principais Responsabilidades:

• Gerir tarefas administrativas diárias, incluindo organização de documentos, arquivamento e agendamento de compromissos;
• Redigir, rever e formatar documentos oficiais, relatórios e atas de reuniões;
• Coordenar reuniões, gerir agendas e organizar a logística de eventos ou workshops (reserva de salas, catering, pedidos de tradução/interpretação, etc.);
• Organizar missões: efetuar reservas (avião/hotel/carro), preencher formulários, estimar despesas e preparar declarações de despesas;
• Apoyer na gestão documental, mantendo atualizados os ficheiros e o plano de arquivo;
• Assegurar a conformidade com a identidade corporativa e normas de formatação em toda a documentação enviada;
• Gerir correspondência interna e externa (email e correio), assegurando o cumprimento de prazos e prioridades;
• Prestar apoio na implementação de atividades de planeamento, monitorização e reporting, conforme solicitado pelo Gestor de Planeamento;
• Contribuir para o bom funcionamento do escritório e da equipa administrativa.

Requisitos do Perfil:

• Formação secundária ou Licenciatura em Administração, Gestão de Escritório ou áreas semelhantes;
• Experiência comprovada em funções administrativas e apoio a cargos de alto nível;
• Domínio do Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams);
• Experiência na redação de atas e correspondência formal em inglês;
• Experiência com sistemas de gestão documental eletrónica;
• Excelentes competências organizativas e capacidade de gerir múltiplas tarefas e prazos;
• Boa capacidade de comunicação (oral e escrita), com clareza e profissionalismo, para contacto com stakeholders internos e externos;
• Capacidade de trabalhar com autonomia e espírito de equipa;
• Atenção ao detalhe, sentido de responsabilidade e discrição;
• Inglês fluente (C1).

Oferecemos:

• Contrato com a Adecco Recursos Humanos, máx duração 6 meses;
• Integração numa equipa dinâmica e colaborativa;
• Horário: 2ºf a 6ºf das 9h00-18h00, regime presencial;
• Ambiente profissional estável e com possibilidade de crescimento;
• Participação em projetos multidisciplinares e eventos institucionais;
• Vencimento base de 2 456, 28€.