Document Controller

SYSTRA; Porto; Híbrido; EUR 30 000 - 42 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Teletrabalho remoto (2 dias/semana)

Resumo da oferta

A SYSTRA Ibérica & Hispanoamérica procura um Document Controller para assegurar a gestão, controlo e rastreabilidade de toda a documentação do projeto, assegurando conformidade com requisitos contratuais e normativos.

Gestão do ciclo de vida documental, codificação, aprovação de documentos técnicos e manutenção dos EDMS (ACC, SharePoint, Documentum, ProjectWise). O papel é realizado num ambiente internacional, com teletrabalho até 2 dias/semana.

Qualificações

• Formação superior em Engenharia, Gestão, Arquivística ou área relevante (preferencial).
• Experiência mínima de 3 anos em controlo documental em projetos de engenharia/construção de grande escala.
• Conhecimento de sistemas EDMS (ACC, SharePoint, Documentum, ProjectWise ou equivalente).
• Experiência em ambientes multidisciplinares e internacionais (preferencial).
• Conhecimento de normas ISO relevantes (ex.: ISO 9001).
• Elevada capacidade de organização, atenção ao detalhe e gestão de prioridades.
• Boa capacidade de comunicação e trabalho em equipa.
• Fluência em português (obrigatório); espanhol/inglês são valorizados.

Responsabilidades

• Gerir o ciclo de vida completo da documentação do projeto (receção, registo, distribuição, revisão, arquivo e fecho).
• Assegurar a correta codificação, versionamento e classificação documental conforme os standards do projeto.
• Controlar fluxos de aprovação de documentos técnicos (desenhos, especificações, relatórios, submittals, RFIs, etc.).
• Manter atualizados os sistemas de gestão documental (EDMS), garantindo integridade e acessibilidade da informação.
• Preparar e emitir relatórios periódicos de controlo documental (status reports, overdue documents, tracking logs).
• Coordenar com equipas de engenharia, construção, qualidade e cliente para garantir alinhamento documental.
• Garantir cumprimento de requisitos contratuais e auditorias documentais.
• Apoiar na implementação e melhoria contínua de procedimentos de gestão documental.
• Assegurar controlo de correspondência oficial do projeto (entradas e saídas).

Conhecimentos

Organização

Atenção aos detalhes

Gestão de prioridades

Trabalho em equipa

Trabalho sob pressão

Proatividade

Formação académica

Engenharia

Gestão

Arquivística

Ferramentas

EDMS (ACC)

Aconex

SharePoint

Documentum

ProjectWise

Descrição da oferta de emprego

A SYSTRA é um grupo francês, líder em consultoria e engenharia para infraestrutura de transporte. Imaginar e implementar as soluções de transporte mais seguras, eficientes e econômicas, é isso que nos guia no dia a dia. Graças ao know-how de nossos 12000 especialistas em todo o mundo, estamos envolvidos em todas as fases dos projetos de transporte: estudos preliminares e de projeto, fases de construção, testes e comissionamento, operação e manutenção.

Nossos colaboradores são extremamente comprometidos no objetivo em propiciar às pessoas, ao redor do mundo, a oportunidade de se mover livremente todos os dias. Equipes multidisciplinares que colocam toda a sua experiência empresarial e qualidades humanas para trabalhar na transformação do mundo através de meios de transporte inovadores. Junte-se a nós e vamos criar o transporte público de amanhã.

Nosso ambição é ser a referência em soluções de transporte e líder em mobilidade.

A SYSTRA Ibérica & Hispanoamerica conta com mais de 600 funcionários distribuídos entre Espanha, Portugal, Chile, Peru, Colombia & Panamá.

Conheça-nos acessando nosso site: https: SYSTRA Ibérica e Hispanoamérica - Ibérica & Hispanoamérica

Context

O Document Controller é responsável por assegurar a gestão, controlo e rastreabilidade de toda a documentação do projeto, garantindo conformidade com os requisitos contratuais, normativos e procedimentos internos. Atua como ponto central na organização e distribuição de documentos técnicos e administrativos entre equipas internas e stakeholders externos

Missions/Main Duties

• Gerir o ciclo de vida completo da documentação do projeto (receção, registo, distribuição, revisão, arquivo e fecho).
• Assegurar a correta codificação, versionamento e classificação documental conforme os standards do projeto.
• Controlar fluxos de aprovação de documentos técnicos (desenhos, especificações, relatórios, submittals, RFIs, etc.).
• Manter atualizados os sistemas de gestão documental (EDMS), garantindo integridade e acessibilidade da informação.
• Preparar e emitir relatórios periódicos de controlo documental (status reports, overdue documents, tracking logs).
• Coordenar com equipas de engenharia, construção, qualidade e cliente para garantir alinhamento documental.
• Garantir cumprimento de requisitos contratuais e auditorias documentais.
• Apoiar na implementação e melhoria contínua de procedimentos de gestão documental.
• Assegurar controlo de correspondência oficial do projeto (entradas e saídas).

Profile/Skills

Requisitos

• Formação superior em Engenharia, Gestão, Arquivística ou área relevante (preferencial).
• Experiência mínima de 3 anos em controlo documental em projetos de engenharia/construção de grande escala.
• Conhecimento de sistemas EDMS (ex.: ACC, SharePoint, Documentum, ProjectWise ou equivalente).
• Experiência em ambientes multidisciplinares e internacionais (preferencial).
• Conhecimento de normas ISO relevantes (ex.: ISO 9001).
• Elevada capacidade de organização, atenção ao detalhe e gestão de prioridades.
• Boa capacidade de comunicação e trabalho em equipa.
• Fluência em português (obrigatório); espanhol/inglês são valorizados.

Competências-Chave

• Rigor e orientação para o detalhe
• Gestão de informação e organização
• Proatividade e autonomia
• Capacidade de trabalho sob pressão e cumprimento de prazos
• Pensamento estruturado e analítico

Ferramentas

• EDMS (ACC, Aconex, SharePoint, etc.)
• Microsoft Office (Excel avançado valorizado)
• Plataformas colaborativas (Teams, etc.)

Condições

• Integração em projeto de grande dimensão e complexidade
• Ambiente internacional e multidisciplinar
• Até dois de teletrabalho remoto por semana

Systra is an equal opportunities company; this position is open to all applicants.

Workplace Type

Hybrid