Backoffice & Admissões - Especialista Pleno ou Sênior

AcademiCV; Porto; Hybrid; EUR 12,000 - 17,000; Full time

Benefits offered by this job

Cartão de Benefícios

Day off de aniversário

Happy friday

Job summary

A AcademiCV está a recrutar para Backoffice & Admissões - Especialista Pleno ou Sênior, em Porto. Irá conduzir processos de admissão e equivalência de diplomas, mantendo contacto próximo com clientes via videochamadas, email e telefone.

Procura-se experiência em CS/CX, formação superior e aptidão para trabalhar legalmente em Portugal. Oferta é híbrida, 40h/semana, com remuneração entre 1.100€ e 1.500€ mensais, mais benefícios.

Qualifications

• 5+ anos de experiência em CS, CX ou serviços consultivos B2C/B2B2C.
• Formação superior completa — preferencialmente em áreas afins.
• Documentação portuguesa regularizada e apto a trabalhar legalmente em Portugal.
• Capacidade de leitura, interpretação e transmissão clara de informação.
• Familiaridade com CRM, gestão documental, videochamadas e suites de produtividade.

Responsibilities

• Conduzir o processo de admissão e equivalência de diplomas para clientes em Portugal.
• Manter interface direta com o cliente por videochamada, WhatsApp, telefone e email com clareza, ritmo e empatia.
• Analisar editais e regulamentos académicos e traduzir informações para diretrizes claras ao cliente.
• Interpretar documentos jurídicos e administrativos relevantes para o processo.
• Acompanhar revalidação de diploma e equivalência junto de instituições competentes.
• Representar a Academicv presencialmente quando necessário e criar procedimentos internos da equipa de Admissões.
• Reportar progresso de cada caso com CRM e cumprimento de prazos.

Skills

CS

CX

Education

Superior completo

Tools

CRM

Gestão documental

Videochamadas

Suites de produtividade

Job description

Portugal Pleno ou Sênior Admissões BO-PT-001

Backoffice & Admissões - Especialista Pleno ou Sênior

A equipa tem a missão e a responsabilidade de entregar os resultados comprometidos com o cliente, entregando uma experiência positiva e incrível, simplificando a vida dos clientes, aumentando a sua taxa de sucesso e alavancando o início de sua carreira em um outro país.

A jornada do usuário é cercada por burocracias e uma sequência de eventos necessários para atingir o “1º Dia de Aula” e/ou o “1º Dia de Trabalho” em outro país. Isso significa que os ajudaremos a gerir o cronograma e as atividades críticas, cumprir os requisitos, esclarecer dúvidas com instituições governamentais e educacionais globalmente, processo de visto, provedores de acomodações e necessidades de outros usuários, de acordo com seu objetivo e destino.

A tua missão

Conduzir o processo de admissão e equivalência de diploma dos nossos clientes em Portugal — do momento em que a venda é fechada até o cliente estar matriculado na universidade e/ou com o diploma estrangeiro reconhecido pelas entidades competentes.

És a ponte entre o cliente (que confiou na Academicv para a sua mudança de vida), as universidades (públicas e privadas, em Portugal e na Europa) e as ordens profissionais e organismos reguladores (Ordem dos Médicos, Ordem dos Advogados, DGES, SEF/AIMA, entre outros).

O que vais fazer no dia-a-dia

• Receber clientes admitidos no funil pós-venda e conduzi-los através de todo o percurso de admissão e equivalência;
• Manter interface directa com o cliente por videochamada, WhatsApp, telefone e email — sempre com clareza, ritmo e empatia;
• Analisar editais, regulamentos académicos, tabelas de preços e bases de dados públicas (frequentemente em inglês) e traduzir essa informação em direcionamento claro para o cliente;
• Interpretar documentos jurídicos e administrativos (legislação académica, regulamentos de equivalências, exigências de ordens profissionais)
• Acompanhar processos de revalidação de diploma e equivalência de habilitações junto das instituições competentes;
• Representar a Academicv presencialmente quando necessário — reuniões com universidades, ordens profissionais ou organismos públicos;
• Criar, documentar e melhorar procedimentos internos da equipa de Admissões;
• Reportar progresso de cada caso com disciplina e rigor (CRM impecável, prazos cumpridos, sem caso esquecido).
• Tens 5+ anos de experiência em CS, CX, Serviços Consultivos B2C ou B2B2C.
• Tens ensino superior completo — preferencialmente em Solicitadoria, Direito, Gestão, Administração, Recursos Humanos, Criminologia ou semelhantes (perfis que historicamente se adaptam bem à nossa atividade).
• Possuis documentação portuguesa regularizada e estás apta(o) a trabalhar legalmente em Portugal (requisito eliminatório).
• Capacidade comprovada de leitura, interpretação e transmissão clara de informação.
• À-vontade com ferramentas digitais (CRM, gestão documental, videochamada, suites de produtividade)
• Raciocínio lógico e analítico, Visão Sistêmica e Solucionadora de Problemas de forma independente;
• Organização, Disciplina e Foco (para que possa contribuir com a performance do time);
• Foco, Senso de Responsabilidade e Autogestão;
• Apto a criar e melhorar processos e procedimentos;
• Capacidade de adaptação a mudanças e vontade de aprender de forma independente;
• Boa energia e gosto por trabalhar em equipa — fazes parte de uma equipa de 4 pessoas no Porto e essa coesão é estratégica

Diferenciais (não eliminatórios, mas pontuam)

• Conhecimento prático de como funcionam os processos locais portugueses — burocracia, sistema de ensino superior, sistema de saúde pública, segurança social.
• Experiência prévia com revalidação ou equivalência de diplomas estrangeiros em Portugal.
• Experiência em instituições de ensino superior portuguesas (universidades, politécnicos, secretariados académicos).
• Familiaridade com Ordem dos Médicos, Ordem dos Advogados ou outras ordens profissionais portuguesas.
• Conhecimento de procedimentos do SEF/AIMA e Segurança Social.
• Vivência internacional ou bilingue (PT/EN, PT/ES).
• Pós-graduação ou mestrado em áreas afins.
• Inglês no mínimo intermediário — necessário para leitura de regulamentos, editais e documentação académica internacional.
• Conhecimento em IA aplicada a atendimento e processos (Claude, Gemini, ChatGPT, Notion AI, Intercom AI) — usamos no dia-a-dia para acelerar pesquisa de regulamentos, rascunho de emails complexos e organização de processos.

Onde, como, quanto tempo

• Local: Porto/ Portugal (próximos ao metro Pólo Universitário);
• Modelo de Trabalho: Híbrido;
• Carga: 40h semanais, de segunda a sexta-feira, das 10h às 19h, com um pouco de flexibilidade;
• Regime: Contrato a termo (1 ano), renovável conforme avaliação de desempenho e adequação.

Remuneração e Benefícios

• Remuneração: de 1100 a 1 500 Euros (de acordo com sua senioridade).
• Benefícios: Cartão de Benefícios (subsídio alimentação, seguro saúde, outros).
• Day off de aniversário;
• Happy friday - escala diferenciada de horário de trabalho no verão.
• Temos café, chá, e uma variedade de frutas ou doces à sua disposição em nosso escritório.

Próximos passos do processo

Ao candidatares-te, recebes um email automático de confirmação. Em até 5 dias úteis daremos retorno — seja convidando-te para a 1ª entrevista ou com um parecer honrado sobre a decisão.

O processo seletivo tem 3 entrevistas: 1ª com a Marina (CEO), 2ª com um membro da equipa, e 3ª com o Donato (COO). Cada etapa dura entre 30-60 minutos, online.