Specjalistka/specjalista ds. prowadzenia sekretariatu Oddziału

IHAR; Polska; Hybrid; PLN 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Grupowe ubezpieczenie pracownicze

Pakiet świadczeń socjalnych

Pakiet sportowy

Możliwość rozwoju zawodowego

Job summary

IHAR-PIB, Oddział Młochów w Platanowa 19, 05-831 Młochów, poszukuje specjalistki ds. prowadzenia sekretariatu. Zakres obowiązków obejmuje obsługę sekretariatu, korespondencji oraz ewidencję czasu pracy, delegacje i szkolenia.

Wymagane co najmniej średnie wykształcenie, dobra znajomość MS Office, umiejętność redagowania pism, dobra organizacja i komunikacja w zespole. Oferujemy stabilne zatrudnienie na umowę o pracę i pakiet socjalny.

Qualifications

• Wykształcenie co najmniej średnie.
• Dobra znajomość obsługi komputera i MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Dobra organizacja pracy, samodzielność i odpowiedzialność.
• Sumienność i dokładność w wykonywaniu obowiązków.
• Komunikatywność, kultura osobista i umiejętność pracy w zespole.
• Umiejętność redagowania pism i korespondencji służbowej.
• Gotowość do nauki i podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
• Doświadczenie w pracy biurowej, administracyjnej lub w prowadzeniu sekretariatu.
• Znajomość zasad obiegu dokumentów i prowadzenia korespondencji urzędowej.

Responsibilities

• Prowadzenie sekretariatu Oddziału oraz obsługa administracyjno‑organizacyjna.
• Obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej oraz obieg dokumentów.
• Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji biurowej, rejestrów i zestawień.
• Obsługa spraw pracowniczych, ewidencja czasu pracy, delegacje i szkolenia.
• Realizacja zakupów i zamówień dla Oddziału.
• Współpraca z IHAR‑PIB w zakresie spraw administracyjnych.
• Wsparcie Kierownictwa Oddziału w realizacji zadań administracyjnych i organizacyjnych.
• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy.
• Ruchomy czas rozpoczęcia pracy w godzinach 7.00 – 17.00.
• Pakiet socjalny i ubezpieczenie grupowe.
• Możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji.
• Pakiet sportowy.

Skills

MS Office

Organizacja pracy

Sumienność

Komunikacja w zespole

Redagowanie pism

Chęć nauki

Doświadczenie biurowe

Korespondencja urzędowa

Education

Średnie wykształcenie

Job description

Stanowisko Specjalistka/specjalista ds. prowadzenia sekretariatu Oddziału

Miejsce pracy

Miejsce pracy IHAR-PIB, Oddział Młochów, Platanowa 19, 05-831 Młochów

Termin składania ofert

Miejsce składania ofert

Status w trakcie rozstrzygania

Wymagania stawiane Kandydatowi:

• wykształcenie minimum średnie;
• dobra znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office (w szczególności Word, Excel, Outlook);
• dobra organizacja pracy, samodzielność i odpowiedzialność;
• sumienność i dokładność w wykonywaniu powierzonych obowiązków;
• komunikatywność, wysoka kultura osobista i umiejętność pracy w zespole;
• umiejętność redagowania pism i korespondencji służbowej;
• gotowość do nauki i podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• doświadczenie w pracy biurowej, administracyjnej lub w prowadzeniu sekretariatu;
• znajomość zasad obiegu dokumentów i prowadzenia korespondencji urzędowej.

Zakres obowiązków:

• prowadzenie sekretariatu Oddziału oraz zapewnienie jego bieżącej obsługi administracyjno-organizacyjnej;
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów i informacji;
• przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji biurowej, rejestrów i zestawień;
• obsługa administracyjna spraw pracowniczych, w tym ewidencji czasu pracy, delegacji i szkoleń;
• realizacja bieżących zakupów i zamówień na potrzeby Oddziału;
• współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi IHAR-PIB w zakresie spraw administracyjnych i organizacyjnych;
• bieżące wsparcie Kierownictwa Oddziału w realizacji zadań administracyjnych i organizacyjnych.
• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy;
• ruchomy czas rozpoczęcia pracy w godzinach 7.00 – 17.00;
• grupowe ubezpieczenie pracownicze, pakiet świadczeń socjalnych oraz pakiet sportowy;
• możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji;
• pakiet sportowy.

Pracodawca zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia procesu rekrutacji w przypadku wyboru kandydata przed upływem terminu składania ofert.

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu z wybranymi osobami.
Drugim etapem rekrutacji będzie rozmowa w siedzibie IHAR-PIB w o/Młochów, wymagane będą dokumenty potwierdzające wykształcenie i doświadczenie.

Oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych

Oświadczam, iż zostałem poinformowany o tym że:

• administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest IHAR – PIB, jako potencjalny pracodawca,
• dane osobowe kandydatów będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego oraz w kolejnych naborach kandydatów na pracowników IHAR – PIB na podstawie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
• odbiorcą Państwa danych może być podmiot działający na zlecenie administratora danych, tj. podmiot świadczący usługi IT w zakresie serwisowania i usuwania awarii.;
• dane zgromadzone w procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż do 1 rok.
• osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania lub usunięcia. Wniesienie żądania usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie rekrutacji prowadzonym przez IHAR – PIB. Ponadto przysługuje jej prawo żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO.
• osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na niezgodne z prawem przetwarzanie jej danych osobowych. Jeśli w przyszłości powołany zostanie inny organ nadzorczy, ten organ będzie właściwy do rozpatrzenia skargi, z tym że prawo wniesienia skargi dotyczy wyłącznie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych, nie dotyczy zaś przebiegu procesu rekrutacji;
• podanie danych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych nie jest obowiązkowe, jednak jest warunkiem umożliwiającym ubieganie się o przyjęcie kandydata do pracy w IHAR – PIB,