Sekretarka/Sekretarz (umowa na zastępstwo)

Nfm; Wrocław; Hybrid; PLN 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Umowa o pracę na zastępstwo

Dofinansowanie do wypoczynku

Ubezpieczenie zdrowotne

Job summary

Narodowe Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego w Wrocławiu poszukuje osoby na stanowisko administracyjne. Obowiązki obejmują obsługę poczty, organizację biura, kontakt z gośćmi oraz nadzór nad dokumentacją i obiegiem korespondencji.

Wymagane minimum roczne doświadczenie, dobra znajomość języka angielskiego i MS Office, umiejętność pracy pod presją czasu oraz samodzielność. Oferujemy stabilne zatrudnienie na zastępstwo, rozwój zawodowy, dofinansowanie do wypoczynku i MultiSport, opiekę medyczną

Qualifications

• Min. roczne doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.
• Dobra znajomość angielskiego w mowie i piśmie.
• Dobra znajomość MS Office i urządzeń biurowych.
• Umiejętność budowania relacji, wysoka kultura osobista i komunikatywność.
• Umiejętność pracy pod presją czasu, samodzielność i dobra organizacja pracy.
• Poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie w wykonywane obowiązki.

Responsibilities

• Obsługa poczty elektronicznej, odbieranie i przekierowywanie rozmów telefonicznych.
• Udział w prowadzeniu biura i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania.
• Obsługa gości instytucji oraz kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji.
• Prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, koordynacja obiegu korespondencji i archiwizacja.
• Obsługa Systemu EZD – elektronicznego obiegu dokumentów.
• Umawianie i organizowanie spotkań.
• Obsługa urządzeń biurowych i zapewnienie płynnego przepływu informacji.
• Współpraca z kurierami i innymi komórkami w obiegu dokumentów.
• Udział we w usprawnianiu procesów związanych z dokumentacją.
• Edycja i redakcja dokumentów.
• Prowadzenie rejestru delegacji, zarządzeń i decyzji.
• Wsparcie w organizowaniu i rozliczaniu wyjazdów służbowych.

Skills

Roczne doświadczenie w podobnym stanow

Angielski (mowa i pisemnie)

MS Office

Komunikatywność / relacje międzyludzk

Praca pod presją czasu

Skrupulatność / organizacja pracy

Odpowiedzialność / zaangażowanie

Tools

EZD (Elektroniczny System Zarządzania Dokumentacją)

Job description

• minimum roczne doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku,
• dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
• dobra znajomość pakietu Ms Office oraz urządzeń biurowych,
• umiejętność budowania dobrych relacji, wysoka kultura osobista, komunikatywność oraz wysokie zdolności interpersonalne,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy własnej,
• poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie w wykonywane obowiązki.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy w systemie EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją),
• znajomość specyfiki działania instytucji kultury,
• znajomość innych języków obcych.

Zakres obowiązków:

• obsługa poczty elektronicznej, odbieranie i przełączanie rozmów telefonicznych,
• udział w prowadzeniu biura i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania,
• obsługa gości odwiedzających instytucję oraz kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji,
• prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, koordynacja obiegu korespondencji oraz archiwizacja,
• obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów (System EZD – system elektronicznego zarządzania dokumentacją),
• umawianie i organizowanie spotkań,
• obsługa urządzeń biurowych,
• zapewnienie płynnego przepływu informacji w instytucji, przekazywanie dokumentów do odpowiednich działów/osób,
• współpraca z kurierami i pocztą,
• współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie obiegu dokumentów,
• udział w usprawnianiu procesów związanych z dokumentacją,
• edycja i redakcja dokumentów,
• prowadzenie rejestru delegacji, zarządzeń oraz decyzji,
• wsparcie w organizowaniu i rozliczaniu wyjazdów służbowych, w tym dokonywanie rezerwacji, dopełnianie niezbędnych formalności oraz przygotowanie dokumentów do wewnętrznych procesów administracyjnych.

Zainteresowanym osobom oferujemy:

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (umowa na zastępstwo),
• możliwość rozwoju zawodowego, uczestniczenie w szkoleniach,
• dofinansowanie do wypoczynku oraz nauki języków obcych,
• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia medycznego oraz programu MultiSport,
• możliwość zdobycia cennego doświadczenia w renomowanej instytucji kultury,
• przyjazną atmosferę pracy,
• udział we współtworzeniu wyjątkowego miejsca – Narodowego Forum Muzyki.

Wymagane dokumenty:

• list motywacyjny,
• inne dodatkowe dokumenty potwierdzające kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie lub umiejętności.

Uprzejmie informujemy, iż skontaktujemy się z wybranymi osobami kandydującymi, które zostaną powiadomione o rozmowie kwalifikacyjnej telefonicznie lub mailowo. NFM zastrzega sobie prawo do odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie, a także niewybrania żadnej z kandydujących osób.

Zgodnie z art. 13 RODO informuję, że:

• administratorem danych osobowych jest Narodowe Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego, pl. Wolności 1, Wrocław;
• w sprawach przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, drogą elektroniczną na adres e-mail: [e-mail];
• celem zbierania danych jest zapewnienie sprawnego przebiegu rekrutacji;
• każdemu kandydatowi do pracy przysługuje prawo dostępu do treści jego danych, prawo do ich sprostowania, prawo żądania od administratora usunięcia lub ograniczenia przetwarzania tych danych, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo żądania zaprzestania przez administratora przetwarzania i przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• przekazanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zapewnienia prawidłowego realizowania czynności w ramach rekrutacji (w przypadku nieprzekazania danych nie będzie możliwe wzięcie udziału w rekrutacji);
• dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom trzecim;
• dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu;
• NFM nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
• dane osobowe będą przechowywane przez okres rekrutacji oraz przez rok od jej zakończenia (po tego terminu wszelkie dane zostaną zniszczone).

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w NFM we Wrocławiu dostępna jest na stronie internetowej https://bip.nfm.wroclaw.pl/nfm/status-prawny/24126,Zarzadzeniew-sprawie-ustalenia-Procedury-zgloszen-wewnetrznych-w-NFM.html