Office & Management Assistant (f/m/x)

MAN Global Business Services Poland; Poznań; Vor Ort; PLN 67.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kafeteryjna karta sportowa

Dodatkowe dwa dni urlopu

Workation

Elastyczny czas pracy

Szkolenia językowe

Szkolenia specjalistyczne

Zusammenfassung

MAN Global Business Services Poland poszukuje osoby na stanowisko administracyjne/office managera w Poznaniu. Do zadań należeć będzie bieżąca obsługa biura, organizacja pracy, koordynacja serwisów i kontaktów z dostawcami.

Istotna będzie umiejętność prowadzenia spotkań, przygotowywania raportów i wsparcie dla managementu. Wymagamy minimum 3-letniego doświadczenia, bardzo dobrej znajomości angielskiego (B2) oraz doskonałej organizacji pracy.

Qualifikationen

• Minimalne 3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku w administracji/office management.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. B2).
• Znajomość pakietu MS Office i samodzielność w organizacji pracy.
• Wysokie umiejętności komunikacyjne, koordynacyjne i dyskrecja.

Aufgaben

• Bieżąca obsługa administracyjna firmy i organizacja biura.
• Obsługa i prowadzenie comiesięcznych wewnętrznych spotkań dla pracowników.
• Koordynacja serwisów (sprzątanie), zgłaszanie usterek i kontakt z dostawcami.
• Planowanie i koordynowanie imprez firmowych oraz wydarzeń CSR.
• Dbanie o zaopatrzenie biura (materiały biurowe, artykuły spożywcze).
• Ewidencja kosztów parkingu i cateringu, przygotowywanie raportów.
• Nadzór nad dokumentacją firmową i prezentacjami dla managementu.
• Admin platformy do rezerwacji podróży służbowych; nadzór nad zleceniami.

Kenntnisse

MS Office

Organizacja

Komunikacja

Koordynacja wielu zadań

Proaktywność

Dyskrecja

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

O nas

Jako MAN Shared Services Center Sp. z o. o. świadczymy usługi z zakresu księgowości, finansów, a także zamówień i zakupów na potrzeby spółek produkcyjnych i sprzedażowych MAN Truck & Bus na terenie Polski, Niemiec, Austrii, Wielkiej Brytanii, Turcji, Hiszpanii, Włoch, Portugalii, Czech, Słowacji, Słowenii, Szwajcarii, Węgier, Danii, Norwegii i Francji.

MAN Shared Services Center Sp. z o.o. jako jeden z dwóch najstarszych SSC w Poznaniu jest jednym ze współzałożycieli regionalnego oddziału stowarzyszenia ABSL.

Twój zakres obowiązków

• Bieżąca obsługa administracyjna firmy - organizacja pracy biura oraz dbanie o porządek; kontrola nad salkami konferencyjnymi, obsługa wizyt biznesowych
• Obsługa i prowadzenie comiesięcznych wewnętrznych spotkań dla pracowników
• Koordynacja serwisów (m.in. ekipy sprzątającej); zgłaszanie usterek i koordynacja ich; obsługa platformy do kontaktu z właścicielem budynku
• Planowanie, organizacja i koordynowanie imprez firmowych
• Dbanie o zaopatrzenie biura (materiały biurowe, artykuły spożywcze oraz chemiczne)
• Ewidencja kosztów parkingu ogólnego oraz cateringu
• Nadzór nad dokumentacją firmową, w tym przygotowywanie raportów, zestawień, prezentacji
• Kontakt z dostawcami usług (np. brak faktur, wyjaśnienia spornych kwestii, akcept kosztów)
• Rola administratora platformy do rezerwacji podróży służbowych
• Nadzór nad zleceniami - prawnicy, tłumaczenia, kurier, hotel
• Planowanie, organizacja, koordynowanie aktywności w ramach CSR
• Wsparcie w komunikacji i korespondencji, w tym obsługa wiadomości wymagających dyskrecji
• Organizacja spotkań oraz przygotowywanie materiałów, agend i notatek ze spotkań
• Przygotowywanie dokumentów, raportów oraz prezentacji dla managementu

Nasze wymagania

• Minimum 3-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku w obszarze administracji, office managementu lub wsparcia managementu
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. na poziomie B2)
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office
• Samodzielność, proaktywność i odpowiedzialność za powierzone zadania
• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne i umiejętność ustalania priorytetów
• Umiejętność koordynowania kilku zadań i tematów jednocześnie
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
• Dokładność, dbałość o szczegóły i wysoki poziom dyskrecji
• Umiejętność przygotowywania dokumentów, zestawień i prezentacji
• Umiejętność współpracy z managementem, pracownikami oraz zewnętrznymi dostawcami
• Elastyczność i umiejętność działania w dynamicznym środowisku
• Nastawienie na rozwiązywanie problemów i poszukiwanie rozwiązań

Mile widziane

• Doświadczenie w organizacji wydarzeń firmowych lub inicjatyw CSR
• Doświadczenie we wsparciu kadry managerskiej

To oferujemy

• Platforma kafeteryjna (karta sportowa, pakiet Medicover z usługami stomatologicznymi, karta Sodexo oraz wiele innych benefitów jednorazowych do wyboru)
• Dodatkowe dwa dni urlopu w roku kalendarzowym
• Workation - możliwość pracy z zagranicy przez 4 tygodnie w roku
• Elastyczne podejście do godziny rozpoczęcia pracy i nieformalny dress code
• Dedykowany opiekun wdrożenia i kompleksowy onboarding
• Szeroka oferta szkoleń językowych, z możliwością realizacji w firmie lub w dowolnej szkole językowej
• Szkolenia specjalistyczne, dopasowane do ścieżki rozwoju i potrzeb pracownika