Junior Logistics Specialist

IT Solution Factor; Warszawa; Hybrid; PLN 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Pakiet medyczny Medicover

Ubezpieczenie na życie

Kartę Multisport

Lecje języka angielskiego

Program emerytalny PPK

Dodatkowy dzień urlopu

Świętujemy urodziny i benefity

Job summary

IT Solution Factor w Warszawie poszukuje osoby na stanowisko koordynatora ds. obsługi zamówień i rozliczeń kontraktów.

Będziesz kontaktować się z klientami i dostawcami, koordynować procesy od zamówienia po rozliczenie, monitorować koszty i przygotowywać dane do fakturowania klientów. Wymagania: minimum roczne doświadczenie na podobnym stanowisku, bezpośrednia współpraca z klientami biznesowymi, doświadczenie w pracy z fakturami kosztowymi i przychodowymi, Excel i MS Office, umiejętność pracy w

Qualifications

• Minimum roczne doświadczenie na podobnym stanowisku w obsłudze zamówień, zakupów, rozliczeń projektów lub usług.
• Doświadczenie w bezpośredniej współpracy z klientami biznesowymi.
• Doświadczenie w pracy z fakturami kosztowymi i przychodowymi.
• Umiejętność analizy i rozliczania warunków finansowych umów.
• Umiejętność koordynowania kilku równoległych procesów zamówień lub kontraktów.
• Bardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność i dbałość o dane.

Responsibilities

• Koordynacja procesu rozliczania umów i zamówień logistycznych oraz serwisowych.
• Kontakt z klientami w zakresie zamówień, realizacji umów i ich rozliczeń.
• Koordynowanie przepływu informacji między klientem, zespołami realizacyjnymi, PM-ami, dostawcami i finansami.
• Obsługa procesu zamówień związanych z realizowanymi projektami i usługami.
• Tworzenie i rejestrowanie zamówień zakupowych oraz kontrola ich realizacji.
• Przyjmowanie, weryfikowanie i opisywanie faktur kosztowych
• Kontrola zgodności faktur z zamówieniami, umowami i wykonanymi usługami
• Obsługa i rozliczanie umów, ze szczególnym uwzględnieniem ich warunków finansowych
• Prowadzenie cyklicznych rozliczeń usług logistycznych, serwisowych i innych usług kontraktowych
• Kontrola kosztów i przychodów projektów i kontraktów
• Przygotowywanie danych do fakturowania klientów
• Wystawianie faktur przychodowych, w tym obsługa procesu fakturowania z wykorzystaniem KSeF
• Kontrola terminowości i kompletności rozliczeń
• Wyjaśnianie rozbieżności z klientami i dostawcami
• Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji związanej z zamówieniami, umowami i rozliczeniami
• Przygotowywanie zestawień i raportów dotyczących kosztów, przychodów, zamówień i realizacji umów

Skills

Client coordination

Cost analysis

Contract management

Invoices handling

Excel

Vendor communication

Cross-functional collaboration

Organization skills

Autonomy

Time management

Tools

enova365

Jira

ITSM systems

KSeF

Job description

Technologia to nasza pasja, ale nie tylko! Wspieramy inicjatywy społeczne, ekologiczne i promujące aktywny styl życia. Jesteśmy laureatem prestiżowych nagród, posiadamy certyfikat Great Place to Work, a na co dzień współpracujemy z globalnymi liderami IT – VMware, Fortinet, IBM, HPE, Dell, Hitachi, Microsoft, AWS. Nasz zespół tworzą utalentowani inżynierowie i doświadczeni architekci IT. Dołącz do nas i zostań częścią #ITSFteam!

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która będzie odpowiedzialna za obsługę zamówień, bieżące rozliczanie projektów i umów oraz koordynację kontaktu z klientami w zakresie realizacji i rozliczania kontraktów, w szczególności dotyczących usług logistycznych, serwisowych oraz usług realizowanych i rozliczanych cyklicznie.

To stanowisko dla osoby, która dobrze odnajduje się na styku obsługi klienta, zakupów, finansów i operacyjnej realizacji projektów. Zależy nam na osobie samodzielnej, która potrafi koordynować proces od zamówienia, poprzez realizację i kontrolę kosztów, aż po prawidłowe rozliczenie z dostawcą i klientem.

Twój zakres obowiązków

• Koordynacja procesu rozliczania umów i zamówień logistycznych oraz serwisowych
• Bieżący kontakt z klientami w zakresie zamówień, realizacji umów oraz ich rozliczeń
• Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy klientem, zespołami realizacyjnymi, Project Managerami, dostawcami i działem finansowym
• Obsługa procesu zamówień związanych z realizowanymi projektami i usługami
• Tworzenie i rejestrowanie zamówień zakupowych oraz kontrola ich realizacji
• Bieżąca współpraca z dostawcami i podwykonawcami
• Przyjmowanie, weryfikowanie i opisywanie faktur kosztowych
• Kontrola zgodności faktur z zamówieniami, umowami oraz faktycznie zrealizowanymi usługami
• Obsługa i rozliczanie umów, ze szczególnym uwzględnieniem ich warunków finansowych
• Prowadzenie cyklicznych rozliczeń usług logistycznych, serwisowych i innych usług kontraktowych
• Kontrola kosztów i przychodów związanych z realizowanymi projektami i kontraktami
• Przygotowywanie danych niezbędnych do fakturowania klientów
• Wystawianie faktur przychodowych, w tym obsługa procesu fakturowania z wykorzystaniem KSeF
• Kontrola terminowości i kompletności rozliczeń
• Wyjaśnianie i uzgadnianie z klientami oraz dostawcami rozbieżności dotyczących zamówień, faktur i rozliczeń
• Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji związanej z zamówieniami, umowami i rozliczeniami
• Przygotowywanie zestawień i raportów dotyczących kosztów, przychodów, zamówień i realizacji umów

Nasze wymagania

Minimum roczne doświadczeniena podobnym stanowisku, związanym z obsługą zamówień, zakupów, rozliczeń projektów, kontraktów lub usług

• Doświadczenie w bezpośredniej współpracy z klientami biznesowymi
• Doświadczenie w pracy z fakturami kosztowymi i przychodowymi
• Umiejętność analizy i rozliczania warunków finansowych umów
• Umiejętność koordynowania kilku równoległych procesów, zamówień lub kontraktów
• Bardzo dobra organizacja pracy, dokładność i dbałość o poprawność danych
• Umiejętność pracy z danymi finansowymi i wykonywania podstawowych analiz kosztów i przychodów
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel
• Samodzielność, odpowiedzialność i terminowość
• Komunikatywność oraz umiejętność budowania dobrych relacji z klientami, dostawcami i zespołami wewnętrznymi

Mile widziane

• Znajomość systemu enova365
• Znajomość Jira
• Doświadczenie w pracy z systemami klasy ITSM
• Praktyczna znajomość obsługi KSeF
• Doświadczenie w branży IT lub przy obsłudze kontraktów usługowych
• Znajomość języka angielskiego pozwalająca na pracę z dokumentacją oraz kontakt z klientami i dostawcami

• Pakiet medyczny Medicover
• Ubezpieczenie na życie
• Kartę Multisport
• Lekcje języka angielskiego
• Program emerytalny PPK
• Dodatkowy dzień urlopu
• Co jeszcze? Świętujemy urodziny, są karty podarunkowe, imprezy integracyjne, program poleceń i dodatkowe bonusy wraz ze stażem pracy

Model pracy:4 dni w biurze, 1 dzień zdalnie.