HSE Support Specialist | Italian Speaker

ABB; Kraków; On-site; PLN 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

ABB i Kraków söker en administrativ HSE-stöd som bland annat hjälper till med utbildningsbehov, deadlines och giltighetsprognoser, uppladdning av certifikat och onboarding av nya medarbetare med fokus på utbildningar och systeminställningar.

Du kommer att samarbeta med IT och säkerställa att nya anställda finns med i första utbildningsplanen enligt italiensk lagstiftning och interna riktlinjer, med erfarenhet av MS Office 365 och Zucchetti där tillämpligt.

Qualifications

• Allmän förståelse för HSE-principer (riskminimering, hazard identifikation, grundläggande säkerhet).
• Van att hantera utbildningsbehov, giltighet och certifikatspårning.
• Grundläggande kunskap om arbetsmiljöövervakning.
• Erfarenhet av HSE-dokumentation och rapporter.
• God organisatorisk förmåga och datahantering.
• MS Office 365-kunskap.
• Förmåga att navigera HSE-plattformen inklusive Zucchetti vid behov.

Responsibilities

• Stödja hantering av utbildningsbehov, deadlines och giltighetsprognoser.
• Ladda upp utbildningsbevis efter kursavslut.
• Identifiera personer som behöver utbildning baserat på kommande förfall.
• Stöd för onboarding av nya medarbetare med fokus på utbildningsbehov och systemuppsättning.
• Definiera initiala utbildningsbehov i samarbete med HSE via Zucchetti.
• Samarbeta med IT för korrekt systemuppsättning.
• Säkerställa att nya medarbetare ingår i första utbildningsplanen enligt italiensk lagstiftning.
• Koordinera med teammedlemmar ansvariga för utbildningshantering.
• Följa upp medicinska kontroller och giltighet.
• Stöd i kommunikation till line managers och HSE-team.
• Planera medicinska besök.
• Ladda upp medicinska certifikat i systemet.
• Stödja administrering av nya anställningar hälsokontroller.
• Kontrollera preliminärt att externa personer har utbildningsregistreringar.
• Stöd dokumentinsamling och preliminär verifiering.
• Eskalera oklarheter till italienska HSE-teamet.
• Stöd verifiering av HSE-dokumentation hos leverantörer.
• Säkerställa att dokument finns tillgängliga, kompletta och spårbara enligt interna rutiner.

Skills

HSE-principer

Utbildningshantering

Arbetsmiljööversikt

HSE-dokumentation

Datorkunskap

MS Office 365

Zucchetti

Tools

Zucchetti

Job description

På ABB hjälper vi industrier att bli mer resurseffektiva och renare – och varje person här bidrar till resultaten. Du kommer att få möjlighet att leda, få stöd att växa och kunna vara stolt över den påverkan vi skapar tillsammans. Gå med oss och hjälp till att driva det som driver världen.

Denna position rapporterar till:

SCM Team Lead

Your role and responsibilities

In this role, you will have the opportunity to provide support services to businesses in various administrative areas. Each day, you will engage internal customers. You will also showcase your expertise by driving efficient support services.

• Support in managing training needs, deadlines, and expiry projections
• Upload of training certificates after course completion
• Identification of people requiring training based on upcoming expiries
• Support for onboarding of new employees, with specific focus on training needs and system setup
• Definition of initial training needs in collaboration with the HSE function using the Zucchetti platform
• Coordination with IT to ensure correct system setup (e.g., assignment of the proper line manager and organizational references)
• Support in ensuring that new hires are included in the initial training plan required by Italian legislation and internal policies, based on instructions provided by the HSE team
• Coordination with team members responsible for training management
• Tracking medical fitness validity and upcoming expiries
• Supporting communication to line managers and HSE team
• Assisting in the planning of medical visits
• Upload of medical certificates into the system to ensure proper tracking
• Supporting the management of initial medical examination for new hires
• Checking, on a preliminary basis, that external personnel accessing ABB sites, offices or projects have the required training records, certificates and supporting documentation
• Supporting document collection and preliminary verification
• Escalating unclear cases, missing documents or potential non-conformities to the Italian HSE team for final assessment
• Supporting the verification of HSE documentation of suppliers
• Ensuring that required documents are available, complete and traceable in line with internal procedures, escalating any gaps to the Italian HSE team

Qualifications for the role

• General understanding of HSE principles (risk prevention, hazard identification, basic safety concepts)
• Familiarity with training management concepts (training needs, validity/expiry, certification tracking)
• Basic knowledge of occupational health surveillance concepts (fitness to work, periodic medical checks)
• Experience (even limited) in handling HSE documentation and records (certificates, reports, compliance evidence)
• Good organizational and data management skills (accuracy, tracking deadlines, managing data in systems)
• Excellent capability to use software, particularly MS Office 365
• Ability to navigate and operate the HSE management software platform, including Zucchetti where applicable

För att bygga en renare och smartare framtid krävs alla sorters människor: de nyfikna, de modiga och de kreativa. Därför välkomnar vi människor med alla bakgrunder och erfarenheter.

Är du redo att göra skillnad?