Administration & Car Fleet Junior Specialist (m/k)

Ricoh Poland; Województwo mazowieckie; On-site; PLN 47,000 - 78,000; Full time

Job summary

Ricoh Poland poszukuje osoby na stanowisko recepcjonisty/recepcjonistki z zakresu administracji biura. Do obowiązków będzie należała profesjonalna obsługa gości, organizacja biura oraz wsparcie administracyjne w codziennych operacjach.

Główne zadania obejmują obsługę recepcji, koordynację dokumentów, organizację podróży służbowych i wsparcie w procesach administracyjnych. Wymagane jest dobre MS Office i komunikatywność.

Qualifications

• Dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz umiejętność przygotowywania raportów i prezentacji.
• Proaktywne podejście do powierzonych zadań oraz identyfikowanie możliwości usprawnienia procesów.
• Wysoka kultura osobista, komunikatywność i łatwość w budowaniu relacji.
• Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, samodzielność i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B1.

Responsibilities

• Kompleksową obsługą recepcji oraz bieżącym wsparciem administracji biura.
• Profesjonalną obsługą gości, klientów, dostawców i pracowników, także gości zagranicznych.
• Koordynacją obiegu dokumentów, korespondencji, archiwizacją i aktualizacją dokumentacji.
• Organizacją spotkań, zarządzaniem salami konferencyjnymi i wsparciem w podróżach służbowych.
• Współpracą z dostawcami usług administracyjnych, nadzorem nad zaopatrzeniem biura.
• Kontrolą kosztów administracyjnych, weryfikacją faktur i raportami.
• Koordynacją floty samochodowej, wydawanie i odbiór pojazdów.
• Współpracą z firmami leasingowymi, ubezpieczeniami oraz serwisami flotowymi.

Skills

MS Office

Proaktywność

Komunikatywność

Zarządzanie organizacyjne

Angielski (B1)

Tools

MS Office

Job description

O Ricoh

Jesteśmy światowym liderem w dziedzinie usług cyfrowych, znanym z innowacyjności, zrównoważonego rozwoju oraz kultury, w której na pierwszym miejscu stawiamy ludzi. Znajdujemy się w raporcie Gartner Magic Quadrant, figurujemy na liście 100 najbardziej zrównoważonych firm świata oraz zostaliśmy uznani przez magazyn Forbes za jednego z najlepszych pracodawców świata w 2025 roku.

O Ricoh

Jesteśmy światowym liderem w dziedzinie usług cyfrowych, znanym z innowacyjności, zrównoważonego rozwoju oraz kultury, w której na pierwszym miejscu stawiamy ludzi. Znajdujemy się w raporcie Gartner Magic Quadrant, figurujemy na liście 100 najbardziej zrównoważonych firm świata oraz zostaliśmy uznani przez magazyn Forbes za jednego z najlepszych pracodawców świata w 2025 roku. W Ricoh wierzymy, że ludzie osiągają najlepsze wyniki, gdy czują się docenieni i wspierani. Tworzymy integracyjne miejsca pracy, w których możesz się rozwijać, wnosić swój wkład i wywierać pozytywny wpływ, pomagając jednocześnie budować bardziej zrównoważoną przyszłość. Znajdź swoje miejsce. Zmień swoją przyszłość. Naszą misją jest zrozumienie i usprawnienie sposobu w jaki ludzie pracują. Skupiając się na rzeczywistych doświadczeniach zawodowych, pomagamy pracownikom rozwijać umiejętności, realizować swój potencjał i wykonywać pracę, która ma dla nich znaczenie. Ludzie rozwijają się, gdy kochają to, co robią. To przekonanie stanowi sens „The Ricoh Promise”. Kieruje ono tym, jak rekrutujemy pracowników, jak ich wspieramy i jak codziennie współpracujemy, tworząc środowisko, w którym możesz się rozwijać, czuć się doceniony i mieć realny wpływ na otoczenie. Dołączając do nas, zachęcamy Cię do dzielenia się pomysłami, kwestionowania dotychczasowych metod działania i współpracy z innymi w celu tworzenia lepszych rozwiązań. Jeśli szukasz miejsca, w którym Twój głos zostanie wysłuchany, Twój rozwój będzie wspierany i Twoja praca będzie miała sens, w Ricoh poczujesz się jak w domu.

Czym będziesz się zajmować

• Kompleksową obsługą recepcji oraz bieżącym wsparciem administracji biura.
• Profesjonalną obsługą gości, klientów, dostawców oraz pracowników, w tym gości zagranicznych.
• Koordynacją obiegu dokumentów, korespondencji, archiwizacją i aktualizacją dokumentacji administracyjnej
• Organizacją spotkań, zarządzaniem salami konferencyjnymi oraz wsparciem w organizacji podróży służbowych.
• Współpracą z dostawcami usług administracyjnych oraz nadzorem nad zaopatrzeniem biura.
• Kontrolą kosztów administracyjnych, weryfikacją faktur oraz przygotowywaniem raportów i zestawień.
• Koordynacją floty samochodowej (wydawanie i odbiór pojazdów).
• Współpracą z firmami leasingowymi, ubezpieczycielami i serwisami flotowymi.

Idealny kandydat powinien posiadać:

• Dobrą znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz umiejętność przygotowywania raportów i prezentacji.
• Proaktywne podejście do powierzonych zadań, umiejętność poszukiwania rozwiązań i identyfikowania możliwości usprawnienia codziennych procesów.
• Wysoką kulturę osobistą, komunikatywność oraz naturalną łatwość w budowaniu pozytywnych relacji.
• Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, samodzielność oraz umiejętność efektywnego zarządzania wieloma zadaniami i ustalania priorytetów.
• Znajomość j. angielskiego pozwalająca na swobodną komunikację (min. B1)

Mile Widziane

• Doświadczenie na podobnym stanowisku (recepcja, administracja, wsparcie zarządu)
• Doświadczenie w środowisku korporacyjnym
• Prawo jazdy kategorii B.
• Zainteresowanie motoryzacją lub znajomość rynku samochodowego.

W zamian za Twoje zaangażowanie możesz liczyć na:

W Ricoh praca powinna być dla Ciebie sensowna, wspierająca i dająca satysfakcję. Metodologia Ricoh kształtuje Twoje doświadczenia poprzez cztery filary, które ożywiają naszą kulturę organizacyjną.

Love to Connect

Stajesz się częścią globalnej społeczności opartej na otwartości, integracji i prawdziwej współpracy. W różnych zespołach, krajach i na różnych stanowiskach spotkasz ludzi, którzy będą Cię słuchać, angażować i wspierać, dzięki temu każdego dnia możesz czuć się doceniony i będziesz mógł być sobą.

Love to Grow

Twój rozwój naprawdę ma dla nas znaczenie. Dzięki dostępowi do ścieżek rozwoju, programów mentorskich i możliwości kariery w różnych działach i krajach otrzymasz wsparcie, które pozwoli Ci rozwijać swoje umiejętności, odkrywać nowe kierunki i być gotowym na przyszłość w tym nieustannie zmieniającym się świecie

Love to Give Back

Cel stanowi integralną część naszego sposobu działania. Będziesz mieć okazję przyczynić się do pozytywnych zmian poprzez wolontariat, inicjatywy na rzecz zrównoważonego rozwoju oraz programy społeczne, które odzwierciedlają nasze wspólne wartości i zaangażowanie w wywieranie pozytywnego wpływu.

Love to Succeed

W Ricoh wspólnie dążymy do sukcesu. Możesz liczyć na sprawiedliwe wynagrodzenie, elastyczne warunki pracy, wsparcie w zakresie dbania o dobre samopoczucie oraz prawdziwe uznanie - w tym programy takie jak „Imagine. Change. Awards”, w ramach których pracownicy wspólnie świętują swoje osiągnięcia.

Jesteśmy dumni z tego, że jesteśmy pracodawcą zapewniającym równe szanse

Wierzymy, że różnorodność poglądów czyni nas silniejszymi i chętnie przyjmujemy aplikacje od osób o różnym pochodzeniu, tożsamości i doświadczeniu. Nasze decyzje dotyczące zatrudnienia opierają się na umiejętnościach, doświadczeniu i potencjale, a naszym celem jest stworzenie sprawiedliwego i integracyjnego procesu rekrutacyjnego. Jeśli na którymkolwiek etapie procesu rekrutacyjnego potrzebujesz jakichkolwiek uzasadnionych udogodnień, poinformuj nas o tym, a my zapewnimy Ci wsparcie, abyś mógł zaprezentować się z jak najlepszej strony.