Secretaria Ejecutiva

ALZA PERU GROUP S.A.C.; Trujillo; Presencial; PEN 20.000 - 31.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

ALZA PERU GROUP S.A.C. busca un técnico en Secretariado o Administración con 0–1 año de experiencia para apoyar la gestión administrativa y la coordinación de la Gerencia General.

Se requiere manejo de Microsoft Office Intermedio, buena comunicación y habilidad para manejar múltiples tareas con rigor y atención al detalle. Disponibilidad para trabajar en oficina y presentar una excelente presencia.

Formación

• Técnico/a en Secretariado, Administración o afines.
• Se solicita 0–1 año de experiencia.
• Inglés básico requerido.
• Conocimiento intermedio de Microsoft Office.
• Organización sistemática y multitarea.
• Atención al detalle y riguridad documental.
• Comunicación asertiva y relaciones institucionales.
• Presentación profesional y efectiva.

Responsabilidades

• Actualizar y hacer seguimiento a vigencias de poder y copias literales emitidas por SUNARP.
• Administrar la agenda de la Gerencia General y coordinar reuniones.
• Soporte operativo a salas de reuniones y visitas de alto nivel.
• Gestionar reportes de caja chica y archivos de recibos de proveedores.
• Atender recepción y canalizar comunicaciones internas y externas.
• Gestionar mensajería y distribución de documentación corporativa.
• Registrar y dar seguimiento a Solicitudes de Pedido (SP).
• Dar soporte al área administrativa y TI en solicitudes.

Conocimientos

Ingles

Organización sistemática

Multitarea

Atención al detalle

Rigurosidad documental

Comunicación asertiva

Relación institucional

Excelente presencia

Educación

Técnica en Secretariado, Administración

Herramientas

Microsoft Office Intermedio

Descripción del empleo

¿Qué buscamos en tu perfil?

• Técnica en Secretariado, Administración, afines
• 0 a 1 año de experiencia.
• Ingles
• Microsoff Office Intermedio
• Organización Sistemática y Multitarea
• Atención al Detalle y Rigurosidad Documental
• Comunicación Asertiva y Relacionamiento Institucional
• Excelente presencia

¿Cuáles serán tus responsabilidades?

• Actualizar y realizar el seguimiento a las vigencias de poder y copias literales (empresas y vehículos) emitidas por la SUNARP, encargándose de la custodia de los documentos legales y su movilización externa hacia notarías o estudios jurídicos.
• Administrar de manera proactiva la agenda de la Gerencia General, coordinando reuniones, compromisos diarios y canalizando los requerimientos o solicitudes de jefes y subgerentes.
• Programar, coordinar y brindar soporte operativo integral a la sala de reuniones y sala de juntas, asegurando la correcta atención y logística requerida para las sesiones de Directorio y visitantes de alto nivel.
• Elaborar, controlar y remitir los reportes periódicos de caja chica para la Administración y Gerencia, gestionando además la descarga, control y archivo digital de los recibos de proveedores.
• Brindar atención presencial en la recepción principal de la compañía, orientando a los visitantes, clientes o proveedores, y canalizando de manera asertiva las comunicaciones internas y externas.
• Gestionar el envío, recepción, distribución física y control de la mensajería y documentación corporativa entre las distintas áreas de la organización, garantizando la firma de los cargos de entrega correspondientes
• Generar y registrar las Solicitudes de Pedido (SP) correspondientes a los requerimientos de la Administración y la Gerencia General, realizando el seguimiento continuo del proceso hasta su recepción final por el área de Logística.
• Realizar el seguimiento técnico a las solicitudes del área administrativa, validando el estado de las facturas, correos enviados y verificando el estatus de los pagos realizados o pendientes.
• Gestionar, coordinar y actualizar las cuentas de usuario y licencias de Microsoft 365 de todas las empresas del grupo, brindando un soporte operativo directo al área de TI.
• Elaborar los cargos de entrega oficiales, realizando el control, seguimiento del mobiliario y los equipos tecnológicos asignados a cada colaborador de la organización.
• Mantener las oficinas operativas coordinando el abastecimiento de útiles, agua y mantenimiento de equipos; asimismo, coordinar la venta y despacho de los descartes de producción bajo las directrices establecidas.
• Otras funciones que indique mi jefatura inmediata.