Teatersekretær – Nøkkelkoordinator i utviklende teater

ADA; Trondheim; Hybrid; NOK 520,000 - 660,000; Full time

Job summary

ADA i Trondheim søker en teatersekretær som skal være en viktig støtte for vår plan- og produksjonssjef, tekniske sjef og tekniske produsent. Rollen gir en sentral og allsidig stilling i en hektisk virksomhet med komplekse produksjoner, og du bidrar til god flyt i det daglige arbeidet, følger opp avtaler og planer og håndterer både administrative og praktiske oppgaver.

Arbeidsdagen er variert og krever systematisk, selvstendig arbeid.

Qualifications

• Relevant erfaring fra administrativt eller koordinerende arbeid.
• God tallforståelse og erfaring med Excel.
• Skriftlig norsk av god kvalitet.
• Gode digitale ferdigheter og interesse for å utvikle systemer og arbeidsprosesser.
• Kunnskap om relevant lov- og avtaleverk.
• Håndtering av fortrolig informasjon og selvstendig arbeid.

Responsibilities

• Oppfølging av oppgaver, beslutninger og frister på tvers av produksjoner og avdelinger.
• Møtekoordinering, innkallinger og referatføring.
• Bistand i økonomisk oppfølging og budsjettarbeid, bilagsføring og skyggeregnskap.
• Koordinering av reiser, overnatting og reiseregninger.
• Bidra til onboarding av nye medarbeidere.
• Oppfølging av ferieplanlegging, permisjoner og fravær.
• Ansvar for struktur og rutiner i SharePoint.
• Superbruker i Diese og Planday.
• Utvikling av enkle systemer som gir ledelsen rask oversikt.
• Ansvar for årshjul og fellesarrangementer.

Skills

Strukturert

Løsningsorientert

Tallforståelse

Skriftlig norsk

Tools

Excel

SharePoint

Diese

Planday

Job description

ADA i Trondheim søker en teatersekretær som skal være en viktig støtte for vår plan- og produksjonssjef, tekniske sjef og tekniske produsent. Rollen gir en sentral og allsidig stilling i en hektisk virksomhet med komplekse produksjoner, og du bidrar til god flyt i det daglige arbeidet, følger opp avtaler og planer og håndterer både administrative og praktiske oppgaver.

Arbeidsdagen er variert og krever systematisk, selvstendig arbeid.