En nøkkelrolle i teatermaskineriet

Nye Hjorten Teater; Trondheim; On-site; NOK 550,000 - 700,000; Full time

Job summary

Nye Hjorten Teater søker en teatersekretær som skal være en viktig støtte for plan- og produksjonssjef, teknisk sjef og teknisk produsent. Rollen gir varierte arbeidsoppgaver i et høyt tempo med fokus på administrasjon og praktiske oppgaver.

Du vil ha ansvar for kontrakter, reiseregninger, budsjett og oppfølging av avtaler, samt være superbruker i Diese og Planday. Vi ser etter initiativrik person med god dømmekraft som kan bidra til utviklingen av stillingen og teaterets produksjoner.

Qualifications

• Gode digitale ferdigheter og evne til å bruke SharePoint, Diese og Planday.
• God skriftlig fremstillingsevne på norsk.
• Evne til å sette seg inn i relevant lov- og avtaleverk.
• Mulighet til å påvirke og utvikle en ny stilling.
• Innsikt i alle ledd av en teaterproduksjon.

Responsibilities

• Oppfølging av oppgaver, beslutninger og frister på tvers av produksjoner og avdelinger.
• Møtekoordinering, innkallinger og referatføring.
• Bistand i økonomisk oppfølging og utredninger av produksjoner, inkludert budsjett og bilagsføring.
• Koordinering av reiser, overnatting og reiseregninger.
• Holde oversikt over kontrakter, årsverk, vikarer og lønnsbudsjett for teknisk og kunstnerisk personale.
• Ferieplanlegging, permisjoner og fravær.
• Praktisk og administrativ støtte ved løpende og uforutsette behov
• Superbruker i Diese og Planday.
• Utvikling av enkle systemer som gir ledelsen rask og god oversikt.
• Ansvar for avdelingens årshjul og fellesarrangementer.
• Er strukturert, løsningsorientert og har god praktisk sans.
• Uttrykker deg godt skriftlig på norsk.
• Som person er du initiativrik, omgjengelig og har god dømmekraft. Du ser hva som må gjøres, tar ansvar og trives med både rutineoppgaver og uventede utfordringer.
• Du samarbeider godt med ulike mennesker, håndterer fortrolig informasjon med diskresjon.

Skills

Digitale ferdigheter

Skriftlig norsk

Lov- og avtaleverk

Påvirke og utvikle stilling

Kunnskap om teaterproduksjon

Tools

SharePoint

Diese

Planday

Job description

Teatersekretær som gir administrativ, praktisk og personalmessig støtte til ledelsen, samt drift av systemer som SharePoint, Diese og Planday.

• Gode digitale ferdigheter og evne til å bruke SharePoint, Diese og Planday
• God skriftlig fremstillingsevne på norsk
• Evne til å sette seg inn i relevant lov- og avtaleverk
• Mulighet til å påvirke og utvikle en ny stilling
• Innsikt i alle ledd av en teaterproduksjon

En nøkkelrolle i teatermaskineriet

Vi søker en teatersekretær som skal være en viktig støtte for vår plan- og produksjonssjef, tekniske sjef og tekniske produsent.

Som teatersekretær får du en sentral og allsidig rolle i en virksomhet med høyt tempo, mange fagmiljøer og komplekse produksjoner. Du skal bidra til god flyt i det daglige arbeidet, holde oversikt, følge opp avtaler og planer og ta hånd om både administrative og praktiske oppgaver.

Arbeidsdagene vil være varierte. Du må kunne arbeide systematisk og selvstendig, håndtere fortrolig informasjon og samtidig være fleksibel når uventede behov oppstår. Her må du trives med både de store sammenhengene og de små detaljene.

Vi ser etter en person med god dømmekraft, stor arbeidskapasitet og en utpreget vilje til å utføre. En som tar initiativ, finner løsninger og får ting gjort.

Stillingen er ny i sin nåværende form, og du får mulighet til å være med på å utvikle den.

Produksjon og lederstøtte

Oppfølging av oppgaver,beslutninger og frister på tvers av produksjoner og avdelinger.

Møtekoordinering, innkallinger og referatføring.

Bistand i økonomisk oppfølging og utredninger av produksjoner, herunder budsjettarbeid, bilagsføring og skyggeregnskap.

Koordinering av reiser, overnatting og reiseregninger.

Bidra til å holde oversikt over kontrakter, årsverk, vikarer og lønnsbudsjett for teknisk og kunstnerisk personale.

Oppfølging av ferieplanlegging, permisjoner og fravær.

Praktisk og administrativ støtte ved løpende og uforutsette behov

Superbruker i Diese og Planday.

Utvikling av enkle systemer som gir ledelsen rask og god oversikt.

Ansvar for avdelingens årshjul og fellesarrangementer.

Er strukturertløsningsorientert og har god praktisk sans.

Uttrykker deg godt skriftlig på norsk.

Som person er du initiativrik, omgjengelig og har god dømmekraft. Du ser hva som må gjøres, tar ansvar og trives med både rutineoppgaver og uventede utfordringer. Du samarbeider godt med ulike mennesker, håndterer fortrolig informasjon med diskresjon og har en naturlig vilje til å hjelpe andre. Du arbeider selvstendig og systematisk, også når tempoet er høyt og oppgavene mange.

Dette får du hos oss

En sentral rolle i et teater i utvikling, med reell mulighet til å påvirke både stillingen og måten vi jobber på.

En rolle som kan vokse i takt med teateret, med mulighet for økt ansvar over tid.

Innsikt i alle ledd av en teaterproduksjon, fra idé og planlegging til premiere.

Et engasjert og kompetent fagmiljø, med kolleger fra kunstneriske, tekniske og administrative fag.

Bli med på neste akt

ADA gjennomfører første utvelgelse av kandidater, i tett samarbeid med Nye Hjorten Teater.

• Budsjettoppfølging

På Nye Hjorten Teater skal hvert besøk være noe utenom det vanlige. Vi er et privateid folketeater midt i Trondheim, og siden åpningen i januar 2025 har vi tatt imot et stort publikum med forestillinger av høy kvalitet. Vi tror på kraften i det levende øyeblikket mellom scene og sal, og på at teater skal være for alle. Nå bygger vi videre, og vi trenger flere dyktige mennesker med på laget.

Apotekerveita 16, 7011 Trondheim, Norway, Trondheim, koordinering, administrasjon, teatersekretær, lederstøtte