Teatersekretær

ADA; Trondheim; Hybrid; NOK 520,000 - 660,000; Full time

Job summary

ADA i Trondheim søker en teatersekretær som skal være en viktig støtte for vår plan- og produksjonssjef, tekniske sjef og tekniske produsent. Rollen gir en sentral og allsidig stilling i en hektisk virksomhet med komplekse produksjoner, og du bidrar til god flyt i det daglige arbeidet, følger opp avtaler og planer og håndterer både administrative og praktiske oppgaver.

Arbeidsdagen er variert og krever systematisk, selvstendig arbeid.

Qualifications

• Relevant erfaring fra administrativt eller koordinerende arbeid.
• God tallforståelse og erfaring med Excel.
• Skriftlig norsk av god kvalitet.
• Gode digitale ferdigheter og interesse for å utvikle systemer og arbeidsprosesser.
• Kunnskap om relevant lov- og avtaleverk.
• Håndtering av fortrolig informasjon og selvstendig arbeid.

Responsibilities

• Oppfølging av oppgaver, beslutninger og frister på tvers av produksjoner og avdelinger.
• Møtekoordinering, innkallinger og referatføring.
• Bistand i økonomisk oppfølging og budsjettarbeid, bilagsføring og skyggeregnskap.
• Koordinering av reiser, overnatting og reiseregninger.
• Bidra til onboarding av nye medarbeidere.
• Oppfølging av ferieplanlegging, permisjoner og fravær.
• Ansvar for struktur og rutiner i SharePoint.
• Superbruker i Diese og Planday.
• Utvikling av enkle systemer som gir ledelsen rask oversikt.
• Ansvar for årshjul og fellesarrangementer.

Skills

Strukturert

Løsningsorientert

Tallforståelse

Skriftlig norsk

Tools

Excel

SharePoint

Diese

Planday

Job description

Vi søker en teatersekretær som skal være en viktig støtte for vår plan- og produksjonssjef, tekniske sjef og tekniske produsent.

Som teatersekretær får du en sentral og allsidig rolle i en virksomhet med høyt tempo, mange fagmiljøer og komplekse produksjoner. Du skal bidra til god flyt i det daglige arbeidet, holde oversikt, følge opp avtaler og planer og ta hånd om både administrative og praktiske oppgaver.

Arbeidsdagene vil være varierte. Du må kunne arbeide systematisk og selvstendig, håndtere fortrolig informasjon og samtidig være fleksibel når uventede behov oppstår. Her må du trives med både de store sammenhengene og de små detaljene.

Vi ser etter en person med god dømmekraft, stor arbeidskapasitet og en utpreget vilje til å utføre. En som tar initiativ, finner løsninger og får ting gjort.

Stillingen er ny i sin nåværende form, og du får mulighet til å være med på å utvikle den.

Dette blir hverdagen din:

Produksjon og lederstøtte

• Oppfølging av oppgaver,beslutninger og frister på tvers av produksjoner og avdelinger.

• Møtekoordinering, innkallinger og referatføring.

• Bistand i økonomisk oppfølging og utredninger av produksjoner, herunder budsjettarbeid, bilagsføring og skyggeregnskap.

• Koordinering av reiser, overnatting og reiseregninger.

Personaladministrativ støtte

• Bidra til å holde oversikt over kontrakter, årsverk, vikarer og lønnsbudsjett for teknisk og kunstnerisk personale.

• Onboarding av nye medarbeidere.

• Oppfølging av ferieplanlegging, permisjoner og fravær.

• Praktisk og administrativ støtte ved løpende og uforutsette behov

Systemer og drift

• Ansvar for struktur og rutiner i SharePoint.

• Superbruker i Diese og Planday.

• Utvikling av enkle systemer som gir ledelsen rask og god oversikt.

• Ansvar for avdelingens årshjul og fellesarrangementer.

Er dette deg?

Vi søker deg som har:

• Er strukturertløsningsorientert og har god praktisk sans.

• Relevant erfaring fra administrativt eller koordinerende arbeid.

• Har god forståelse for tall og er vant til å bruke Excel.

• Uttrykker deg godt skriftlig på norsk.

• Har gode digitale ferdigheter og interesse for å utvikle systemer og arbeidsprosesser.

• Har evne til å sette deg inn i relevant lov- og avtaleverk

Erfaring fra teater eller kulturfeltet er en fordel, men ikke et krav. Det viktigste er at du har interesse for scenekunst og lyst til å bli en del av et kreativt miljø.

Som person er du initiativrik, omgjengelig og har god dømmekraft. Du ser hva som må gjøres, tar ansvar og trives med både rutineoppgaver og uventede utfordringer. Du samarbeider godt med ulike mennesker, håndterer fortrolig informasjon med diskresjon og har en naturlig vilje til å hjelpe andre. Du arbeider selvstendig og systematisk, også når tempoet er høyt og oppgavene mange.

Dette får du hos oss

• En sentral rolle i et teater i utvikling, med reell mulighet til å påvirke både stillingen og måten vi jobber på.

• En rolle som kan vokse i takt med teateret, med mulighet for økt ansvar over tid.

• Innsikt i alle ledd av en teaterproduksjon, fra idé og planlegging til premiere.

• Et engasjert og kompetent fagmiljø, med kolleger fra kunstneriske, tekniske og administrative fag.

• Fast 100 % stilling og konkurransedyktige betingelser.

• Oppstart snarest.