Spesialkonsulent

Oslo kommune; Oslo fylke; Presencial; NOK 750.000 - 900.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Fleksitidsordning

Kompetanseutvikling

Moderne arbeidsverktøy

Descripción de la vacante

Oslo kommune søker en strukturert og selvstendig fagperson til å administrere og videreutvikle avdelingens sak- og arkivsystemer. Du vil registrere, koordinere og fordele saker, håndtere henvendelser fra innbyggere og samarbeidspartnere samt følge opp innsynsbegjæringer.

Du bidrar til effektiv journalføring, innkjøpsprosesser og økonomioppfølging. Stillingen innebærer å forbedre arbeidsprosesser, og være en stöd for ledere og kollegaer i et dynamisk offentlig miljø.

Formación

• Helsefaglig utdanning eller bachelor innen administrasjon/ledelse.
• Minimum tre års erfaring i administrative fagområder ( HR eller økonomi foretrekkes).
• Erfaring med saksbehandling og oppfølging av økonomi.
• Gode digitale ferdigheter og evne til å ta i bruk nye systemer.
• Meget god norsk muntlig og skriftlig, samt gode engelskkunnskaper.

Responsabilidades

• Administrere og videreutvikle avdelingens bruk av ACOS sak- og arkivsystemet.
• Registrere, koordinere og fordele saker effektivt.
• Behandle henvendelser fra innbyggere og samarbeidspartnere og oppfølging av innsynsbegjæringer.
• Håndtere inn- og utgående post og journalføring.
• Koordinere innkjøp og bestillingsprosesser og følge opp utstyr og materiell.
• Kontrollere innkjøp i samsvar med avtaler og rutiner.
• Behandle og kontere inngående fakturaer i tråd med økonomireglement.
• Bidra i utviklings- og forbedringsarbeid innen administrasjon og arbeidsprosesser.
• Ivaretak telefonhenvendelser og yte god service og veiledning.
• Samarbeide tverrfaglig for god saksflyt og effektiv administrativ støtte.

Conocimientos

Gode digitale ferdigheter

Norskkunnskaper

Engelsk kunnskap

Saksbehandling

Educación

Bachelorgrad innen helse eller administrasjon/ledelse

Herramientas

Unit4

EveryOne

Acos WebSak

Microsoft 365

Descripción del empleo

Arbeidsoppgaver

• Administrere og videreutvikle avdelingens bruk av sak- og arkivsystemet ACOS.
• Registrere, koordinere og fordele saker på en effektiv og strukturert måte.
• Behandle og følge opp henvendelser fra innbyggere, samarbeidspartnere og offentlige instanser.
• Håndtere innsynsbegjæringer i tråd med gjeldende lovverk og interne rutiner.
• Forvalte inn- og utgående post samt sikre korrekt journalføring.
• Koordinere innkjøps- og bestillingsprosesser og sikre god intern oppfølging.
• Bestille og følge opp utstyr og materiell, samt sørge for hensiktsmessige arbeidsprosesser og vareflyt.
• Kontrollere og følge opp innkjøp i henhold til Oslo kommunes avtaler, retningslinjer og rutiner.
• Behandle, kontrollere og kontere inngående fakturaer i samsvar med gjeldende økonomireglement.
• Bistå ledere i utviklings- og forbedringsarbeid innen administrasjon, saksbehandling og arbeidsprosesser.
• Ivareta telefonhenvendelser og bidra til god service og veiledning innen administrative spørsmål.
• Samarbeide med interne og eksterne aktører for å sikre god saksflyt og effektiv administrativ støtt

Kvalifikasjoner

• Helsefaglig utdanning eller utdanning innen administrasjon og ledelse på bachelornivå.
• Minimum tre års erfaring fra administrative fagområder, fortrinnsvis innen administrasjon, HR eller økonomi.
• Erfaring med saksbehandling og økonomioppfølging.
• Dokumentert gode digitale ferdigheter og evne til å ta i bruk nye systemer og arbeidsverktøy.
• Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk, samt gode engelskkunnskaper

En Fordel Om Du Har

• Videreutdanning innen administrasjon, HR og/eller økonomi.
• Erfaring med systemene Unit4, EveryOne, Acos WebSak og Microsoft 365.
• Erfaring fra offentlig sektor og god forståelse for offentlig forvaltning.

Personlige egenskaper

Vi Ser Etter Deg Som

• Du arbeider strukturert, metodisk og selvstendig.
• Du har høy gjennomføringsevne og leverer arbeid av god kvalitet, også innenfor stramme tidsfrister.
• Du trives med ansvar, varierte arbeidsoppgaver og et høyt arbeidstempo.
• Du er opptatt av samarbeid, kunnskapsdeling og kontinuerlig forbedring.
• Du er nysgjerrig, initiativrik og ser muligheter for å utvikle og effektivisere arbeidsprosesser.
• Du har gode samarbeids- og relasjonelle ferdigheter, og bygger tillitsfulle relasjoner på tvers av fagmiljøer.
• Du er serviceinnstilt og har et ønske om å yte god støtte til ledere, medarbeidere og samarbeidspartnere.

Vi tilbyr

• En viktig rolle i videreutviklingen av Allmennlegevakten og våre tjenester.
• Spennende og varierte arbeidsoppgaver med gode muligheter for faglig og personlig utvikling.
• Et arbeidsmiljø preget av samarbeid, høy kompetanse, kunnskapsdeling og engasjement.
• Moderne arbeidsverktøy og gode muligheter for kompetanseutvikling.
• Fleksitidsordning som bidrar til god balanse mellom arbeid og fritid.
• Lønn som spesialkonsulent i henhold til gjeldende avtaleverk.