Rådgjevar/seniorrådgjevar Dokumentasjonsforvaltning

arkivassistent; Oslo; On-site; NOK 600,000 - 800,000; Full time

Benefits offered by this job

Gode utviklingsmoglegheiter

Gode pensjons- og låneordningar

Fleksitid

Job summary

UNE i Oslo søkjer ein arkivar med fokus på samspelet mellom fag og system, med ansvar for å legge til rette for god systemstøtte og effektive prosessar i sakshandsaminga.

Du vil arbeide i eit felleskap av rådgjevarar som skal sikre god dokumentasjon, kvalitetssikring og leiing av WebSak- og modularbaserte løysingar i eit komplekst offentleg forvaltningslandskap.

Qualifications

• Relevant høgare utdanning innanfor arkiv og dokumentasjonsforvaltning, helst minimum bachelornivå.
• God systemforståing
• God kjennskap til relevant lovverk
• God formidlingsevne
• Svært god munnleg og skriftleg framstillingsevne på norsk

Responsibilities

• Bidra i arbeid med å digitalisere og automatisere prosessar
• Utvikling og vedlikehald av dokumentasjonsplan
• Arbeid med kvalitetssikring og økt dokumentfangst
• Delta i prosjektarbeid internt i UNE og tverretatleg i utlendingsforvaltinga
• Arkivfagleg rådgjeving og rettleiing på prosess og system
• Utarbeide og vedlikehalde rutinar og brukarrettleiingar
• Opplæring og rettleiing av sakshandsamarar i bruk av WebSak og modular
• 2. line brukarstøtte
• Feilhåndtering og oppfølging mot leverandør
• Delta i det andre arbeidet til seksjonen ved behov

Skills

god systemforståing

god formidlingsevne

munnleggjande norsk

skriftleg norsk

professionell kommunikasjon

Education

Relevant høgare utdanning innan arkiv og dokumentasjonsforvaltning

Tools

WebSak Arkiv

WebSak Admin

Job description

Om stillinga

Utlendingsnemnda (UNE) treng ein ny medarbeidar som skal jobba med samspelet mellom fag og system.

Stillinga er i dag plassert i Eining for prosess og informasjonsforvaltning som ligg under Avdeling for teknologi og digital utvikling. Avdelinga jobbar med utvikling og forvalting av fagsystema som blir nytta i UNEs sakshandsaming.

Du vil jobba i eit fellesskap med andre rådgjevar, som saman har eit overordna ansvar for å leggje til rette for god systemstøtte, gode prosessar og flyt i sakshandsaminga, både internt og på tvers i forvaltinga.

Mykje av arbeidet er knytt opp mot Websak med tilhøyrande modular, og dessutan UNEs andre systemportefølje som mellomanna inneheld applikasjonar for nemndlogistikk og praksis.

Vi ønskjer at alle som jobbar i UNE, identifiserer seg med verdiane våre: pålitelegheit, openheit og respekt.

Arbeidsoppgåver

• Bidra i arbeidmed å digitalisere og automatisereprosessar
• Utvikling og vedlikehald av dokumentasjonsplan
• Arbeid med kvalitetssikring og økt dokumentfangst
• Delta i prosjektarbeid, både internt i UNE og tverretatleg i utlendingsforvaltinga
• Arkivfagleg rådgjeving og rettleiing på prosess og system
• Utarbeide og vedlikehalde rutinar og brukarrettleiingar
• Opplæring og rettleiing av sakshandsamarar i bruk av WebSak og modular
• 2. linje brukarstøtte
• Feilhåndtering og oppfølging mot leverandør
• Delta i det andre arbeidet til seksjonen ved behov
  

Kvalifikasjonskrav

Du må ha:

• Relevant høgare utdanning innanfor arkiv og dokumentasjonsforvaltning, helst på minimum bachelornivå. Relevant arbeidserfaring kan kompensere for eventuell manglande formell utdanning.
• God systemforståing
• God kjennskap til relevant lovverk
• God formidlingsevne
• Svært god munnleg og skriftleg framstillingsevne på norsk

Det er ein fordel om du har erfaring med:

• dokumentasjonsforvaltinga i offentlig sektor
• WebSak Arkiv og WebSak Admin
• prosess- og prosjektarbeid
• arbeid med prosesskartlegging
• testing av systemleveransar
• planleggje og gjennomføre kurs og opplæring

Det er óg ein fordel å ha kjennskap til LEAN-metodikk.

Personlege eigenskapar

Vi ser etter deg som:

• likar å jobba med menneske og samarbeider godt på tvers av faggrupper
• evnar å jobba strukturert, nøyaktig og sjølvstendig
• har lyst til å bruke teknologi til å effektivisere prosessar
• er effektiv og løysingsorientert og serviceinnstilt
• viser forståing for ulike organisatoriske avdelingar, funksjonar og roller
• er fleksibel og har god omstillingsevne
• er dyktig på å handteremange parallelle oppgåver
• er god på å byggje relasjonar og dele kunnskap med andre

Vi legg vekt på personlege eigenskapar.

Vi tilbyr

• Jobb i ein etat som har eit viktig samfunnsoppdrag
• Interessante og varierte arbeidsoppgåver
• Gode mogelegheiter for fagleg utvikling
• Godt tilrettelagt arbeidsmiljø i lokale sentralt i Oslo
• Mogelegheit forfleksibel arbeidsstad
• Fleksitid og andre statlege velferdsordningar
• Moglegheit for trening i arbeidstida
• Gode låne-, pensjons- og forsikringsordningar gjennom Statens pensjonskasse
• Lønnsvilkår: Stillinga er lønt som Rådgjevar/seniorrådgjevar (kr 600000–800000) avhengig av kvalifikasjonar. For særleg godt kvalifiserte søkjarar kan vi vurdere høgare lønn. Frå lønna blir det trekt 2 % innskot til Statens pensjonskasse.

UNE ser mangfald som ein styrke

Vi treng medarbeidarar med ulik kompetanse og bakgrunn for å bidra til endå betre oppgåveløysing. Vi oppmodar difor alle kvalifiserte kandidatar til å søkje, uavhengig av kjønn, etnisitet, funksjonsnedsetjing, seksuell orientering, alder eller «hol i CV-en». Vi ønskjer deg velkomen til oss, og vil leggje til rette for deg dersom du har behov for det.

Kontaktperson

• Einingsleiar Henning Syversen,tlf.: 92804115, e-post: [e-mail]
• seniorrådgjevar Cathrine Østensvig Dale, tlf.: 99162476, e-post: [e-mail]