Payroll & Data Coordinator

Lønnskoordinator; Oslo; On-site; NOK 520,000 - 680,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensjon 4%

Elbillading

Massasjetilbud

God arbeidsplass

Job summary

Lønnskoordinatoren i Norge søker en analytisk og strukturert medarbeider til en 80% stilling med ansvar for lønn, bemanningsplanlegging, HR-data og rapportering for Norge og Danmark.

Du vil jobbe tett med vår eksterne lønnspartner og interne HR-, økonomi- og driftsteamet, og få mulighet til faglig utvikling innen HR-data, systemer og prosesser.

Qualifications

• Relevant utdanning innen økonomi, administrasjon eller tilsvarende; nyutdannet kan være aktuelt.
• Interesse for systemer, analyse og nye verktøy.
• Analytisk blikk og interesse for tall og datakvalitet.
• Gode norskkunnskaper eller dansk, og gode engelskkunnskaper.

Responsibilities

• Være hovedkontakt mot vår eksterne lønnspartner og sikre korrekt lønnsgrunnlag.
• Klare, kvalitetssikre og oversende lønnsgrunnlag og endringer som timedata og fravær.
• Kontrollere lønnsutkast og følge opp avvik.
• Administrere og oppdatere HR-systemer som Workday og Quinyx.
• Rapportere HR-nøkkeltall til morselskap og relevante instanser.

Skills

Analytisk tenkning

Interesse for systemer

God kommunikasjonsferdigheter

Engelsk skriftlig og muntlig

Education

Relevant utdanning i økonomi/administrasjon eller tilsvarende

Tools

Excel

Job description

Vil du jobbe med lønn, data og bemanningsplanlegging i en rolle med ansvar og utviklingsmuligheter?

Hva vi ser etter

Hvem ser vi etter?

Vi tror du vil trives i rollen dersom du liker kombinasjonen av mennesker, systemer og tall. Du er opptatt av at detaljene skal stemme, samtidig som du evner å se helheten og finne smartere måter å jobbe på.

Du trenger ikke kunne alle detaljer om norsk og dansk lønn fra første dag. Vår lønnspartner har den spesialiserte fagkompetansen på blant annet lønnsberegning, skatt og lokale regler. Det viktigste er at du har interesse for området, lærer raskt og etter hvert bygger opp en god forståelse av prosessene i begge land.

Vi ser gjerne at du har:

• Relevant utdanning innen økonomi, administrasjon eller tilsvarende. Du kan gjerne være nyutdannet. Relevant arbeidserfaring kan også kompensere for formell utdanning.

• Interesse for systemer, analyse, og nysgjerrighet på nye verktøy og smartere arbeidsmåter

• Et analytisk blikk og interesse for tall, datakvalitet og sammenhenger

• Interesse for Excel og lyst til å utvikle ferdighetene dine videre

• Gode kommunikasjonsevner og en serviceorientert tilnærming

• Gode norsk- eller danskkunnskaper og gode engelskkunnskaper, både skriftlig og muntlig

Som person tror vi at du er strukturert og nøyaktig, samtidig som du er nysgjerrig og løsningsorientert. Du trives med å ta ansvar for egne områder, men liker også å samarbeide tett med andre. Du må kunne bevege deg komfortabelt mellom detaljarbeid, spørsmål fra medarbeidere og mer analytiske oppgaver.

Arbeidsoppgaver

Vi søker en analytisk og strukturert Payroll & Data Coordinatortil vår skandinaviske HR-avdeling. Rollen er en 80 % stilling med ansvar for sentrale prosesser innen lønn, bemanningsplanlegging, HR-data og rapportering for Norge og Danmark.

Du trenger ikke ha lang arbeidserfaring for å lykkes i rollen. Vi er også åpne for nyutdannede som har et analytisk hode, god systemforståelse og interesse for tall.

Du blir en del av en liten, men sentral HR-avdeling på tre personer som jobber tett sammen. Hos oss får du en variert arbeidshverdag, stor grad av tillit og mulighet til å utvikle deg videre.

Om rollen

En viktig del av rollen er å være vårt sentrale kontaktpunkt mot vår eksterne lønnspartner, Azets. Selve lønnsprosessen er outsourcet, mens du sørger for at lønnsgrunnlaget er korrekt og komplett før det sendes videre til behandling.

Du vil også ha en sentral rolle i oppfølgingen av bemanning og lønnskostnader i organisasjonen, og samarbeide tett med både HR, økonomi og ledere i driften.

Dine viktigste arbeidsoppgaver vil blant annet være å:

• Være hovedkontakt mot vår eksterne lønnspartner Azets for Norge og Danmark

• Klargjøre, kvalitetssikre og oversende lønnsgrunnlag, blant annet timedata, fravær, bonus og andre lønnsrelaterte endringer

• Kontrollere lønnsutkast fra lønnspartner før endelig lønnskjøring og følge opp eventuelle avvik

• Administrere og følge opp vårt time- og attendance-system Quinyx, slik at arbeidstid, stemplinger, fravær og øvrige registreringer er korrekte

• Være internt kontaktpunkt for medarbeidere og ledere ved spørsmål knyttet til lønn, arbeidstid, fravær, HR-systemer og øvrige HR-administrative prosesser

• Opprette nyansatte og vedlikeholde medarbeiderdata i Workday og øvrige HR-systemer

• Utarbeide og rapportere HR-relaterte nøkkeltall til morselskapet og relevante offentlige instanser, blant annet SSB

• Følge opp bemanningsplanleggingen i butikkene og bidra til best mulig bruk av tilgjengelige ressurser

• Følge utviklingen i lønnskostnader opp mot budsjett og bidra med analyser og oppfølging

• Bistå i den årlige personal- og lønnsbudsjetteringen

• Bidra i løpende forbedring av HR-prosesser, systemer og rutiner

• Delta i øvrige HR-prosjekter, for eksempel knyttet til onboarding, medarbeiderprosesser, HR-data, digitalisering, m.m.

• Bistå med øvrige HR-administrative og driftsrelaterte oppgaver etter behov

Hvorfor denne rollen?

Dette er ikke en rolle der du bare administrerer HR-prosesser i bakgrunnen. Du får en sentral posisjon mellom HR, økonomi og den operative virksomheten, og arbeidet ditt har direkte betydning for både medarbeideropplevelsen og hvordan vi driver virksomheten.

Du får også gode muligheter til å lære og utvikle deg. Vi ønsker å gi medarbeiderne våre mulighet til å vokse internt, og stillingen er faktisk ledig nettopp fordi personen som har rollen i dag har gått videre til en ny rolle i selskapet.

Om oss

Vi er en del av et ledende internasjonalt selskap innen fotoprodukter. Kjernen i det vi gjør handler om noe ganske enkelt, men viktig: å hjelpe mennesker med å ta vare på minnene sine og dele dem med andre.

Selv om vi er del av et stort internasjonalt konsern, vil du lokalt bli en del av et nært og uformelt arbeidsmiljø. HR-teamet består av tre personer som jobber tett sammen og har stor kontaktflate mot resten av organisasjonen.

Vi tilbyr

Dette tilbyr vi

Hos oss får du blant annet:

• En variert 80 % stilling med stort selvstendig ansvar

• En sentral rolle i en liten og tett samarbeidende HR-avdeling

• Gode faglige utviklingsmuligheter og muligheter for intern karriereutvikling

• Et godt og inkluderende arbeidsmiljø

• Konkurransedyktige betingelser

• 4 % pensjon

• God personalkjøpsordning

• Gratis lading av elbil på arbeidsplassen

• Massasjetilbud

• God lunsjordning som kan nytes på takterrassen i sommerhavlåret

• Og ikke minst: kolleger som er opptatt av å gjøre en god jobb og samtidig ha det bra på jobb