Payroll & Data Coordinator

Arbeidsplassen; Oslo; Hybrid; NOK 320,000 - 420,000; Part time

Benefits offered by this job

4 % pensjon

God personalkjøpsordning

Gratis lading av elbil på arbeidsplass

Massasjetilbud

God lunsjordning

Job summary

Arbeidsplassen søker en analytisk og strukturert Payroll & Data Coordinator til vår skandinaviske HR-avdeling. Rollen er en 80 % stilling med ansvar for lønn, bemanningsplanlegging, HR-data og rapportering for Norge og Danmark.

Du blir en del av en liten, men sentral HR-avdeling og vil være sentral kontakt mot vår eksterne lønnspartner Azets samt sikre korrekt lønnsgrunnlag og oppfølging av HR-systemer som Workday og Quinyx.

Qualifications

• Analytisk blikk og god systemforståelse.
• Interesse for tall og datakvalitet i HR.
• Gode evner til å håndtere HR-data og rapportering.
• Villig til å lære og utvikle HR-prosesser og verktøy.

Responsibilities

• Være hovedkontakt mot Azets for Norge og Danmark.
• Klare, kvalitetssikre og oversende lønnsgrunnlag og lønnsendringer.
• Kontrollere lønnsutkast før lønnskjøring og følge opp avvik.
• Administrere Quinyx time- og attendance-systemet og registreringer.
• Være internt kontaktpunkt for spørsmål om lønn og HR-systemer.
• Opprette nyansatte og vedlikeholde medarbeiderdata i Workday.
• Utarbeide og rapportere HR-nøkkeltall til morselskap og offentlige instanser.
• Følge bemanningsplanlegging og ressursutnyttelse i butikksmiljøet.
• Analysere lønnskostnader i forhold til budsjett og oppfølging.
• Delta i årlig personal- og lønnsbudsjettprosesser.
• Bidra i HR-prosesser, systemer og rutiner forbedringer.
• Delta i andre HR-prosjekter som onboarding og HR-data.

Skills

Analytical thinking

Data quality

Interest in numbers

HR data

Tools

Quinyx

Workday

Job description

Et analytisk blikk og interesse for tall, datakvalitet og sammenhenger

Arbeidsoppgaver

Vi søker en analytisk og strukturert Payroll & Data Coordinator til vår skandinaviske HR-avdeling. Rollen er en 80 % stilling med ansvar for sentrale prosesser innen lønn, bemanningsplanlegging, HR-data og rapportering for Norge og Danmark.

Du trenger ikke ha lang arbeidserfaring for å lykkes i rollen. Vi er også åpne for nyutdannede som har et analytisk hode, god systemforståelse og interesse for tall.

Du blir en del av en liten, men sentral HR-avdeling på tre personer som jobber tett sammen. Hos oss får du en variert arbeidshverdag, stor grad av tillit og mulighet til å utvikle deg videre.

Om rollen

En viktig del av rollen er å være vårt sentrale kontaktpunkt mot vår eksterne lønnspartner, Azets. Selve lønnsprosessen er outsourcet, mens du sørger for at lønnsgrunnlaget er korrekt og komplett før det sendes videre til behandling.

Du vil også ha en sentral rolle i oppfølgingen av bemanning og lønnskostnader i organisasjonen, og samarbeide tett med både HR, økonomi og ledere i driften.

Dine viktigste arbeidsoppgaver vil blant annet være å:

• Være hovedkontakt mot vår eksterne lønnspartner Azets for Norge og Danmark

• Klargjøre, kvalitetssikre og oversende lønnsgrunnlag, blant annet timedata, fravær, bonus og andre lønnsrelaterte endringer

• Kontrollere lønnsutkast fra lønnspartner før endelig lønnskjøring og følge opp eventuelle avvik

• Administrere og følge opp vårt time- og attendance-system Quinyx, slik at arbeidstid, stemplinger, fravær og øvrige registreringer er korrekte

• Være internt kontaktpunkt for medarbeidere og ledere ved spørsmål knyttet til lønn, arbeidstid, fravær, HR-systemer og øvrige HR-administrative prosesser

• Opprette nyansatte og vedlikeholde medarbeiderdata i Workday og øvrige HR-systemer

• Utarbeide og rapportere HR-relaterte nøkkeltall til morselskapet og relevante offentlige instanser, blant annet SSB

• Følge opp bemanningsplanleggingen i butikkene og bidra til best mulig bruk av tilgjengelige ressurser

• Følge utviklingen i lønnskostnader opp mot budsjett og bidra med analyser og oppfølging

• Bistå i den årlige personal- og lønnsbudsjetteringen

• Bidra i løpende forbedring av HR-prosesser, systemer og rutiner

• Delta i øvrige HR-prosjekter, for eksempel knyttet til onboarding, medarbeiderprosesser, HR-data, digitalisering, m.m.

• Bistå med øvrige HR-administrative og driftsrelaterte oppgaver etter behov

Hvorfor denne rollen?

Dette er ikke en rolle der du bare administrerer HR-prosesser i bakgrunnen. Du får en sentral posisjon mellom HR, økonomi og den operative virksomheten, og arbeidet ditt har direkte betydning for både medarbeideropplevelsen og hvordan vi driver virksomheten.

Du får også gode muligheter til å lære og utvikle deg. Vi ønsker å gi medarbeiderne våre mulighet til å vokse internt, og stillingen er faktisk ledig nettopp fordi personen som har rollen i dag har gått videre til en ny rolle i selskapet.

Om oss

Vi er en del av et ledende internasjonalt selskap innen fotoprodukter. Kjernen i det vi gjør handler om noe ganske enkelt, men viktig: å hjelpe mennesker med å ta vare på minnene sine og dele dem med andre.

Selv om vi er del av et stort internasjonalt konsern, vil du lokalt bli en del av et nært og uformelt arbeidsmiljø. HR-teamet består av tre personer som jobber tett sammen og har stor kontaktflate mot resten av organisasjonen.

Vi tilbyr

Dette tilbyr vi

Hos oss får du blant annet:

• En variert 80 % stilling med stort selvstendig ansvar

• En sentral rolle i en liten og tett samarbeidende HR-avdeling

• Gode faglige utviklingsmuligheter og muligheter for intern karriereutvikling

• Et godt og inkluderende arbeidsmiljø

• Konkurransedyktige betingelser

• 4 % pensjon

• God personalkjøpsordning

• Gratis lading av elbil på arbeidsplassen

• Massasjetilbud

• God lunsjordning som kan nytes på takterrassen i sommerhavlåret

• Og ikke minst: kolleger som er opptatt av å gjøre en god jobb og samtidig ha det bra på jobb