Booking Coordinator

Brakanes Hotel AS; Ulvik; On-site; NOK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Brakanes Hotel AS søker en operativ Booking Coordinator i samarbeid med Fjordtind Hotels. Rollen fokuserer på daglig booking, tilbud og oppfølging av både individuelle gjester og grupper. En viktig del av jobben er kontakt med gjester og samarbeidspartnere.

Du vil fungere som bindeledd mellom booking og hotellets øvrige avdelinger, og bidra til effektiv drift, målrettet kundebehandling og mersalg av hotellprodukter.

Qualifications

• Erfaring fra hotell-, booking-, resepsjon-, salg- eller servicevirksomhet.
• Erfaring med individuelle reservasjoner og gruppebookinger.
• Gode kommunikasjonsevner på norsk/skandinavisk og engelsk, skriftlig og muntlig.

Responsibilities

• Besvare og følge opp bookingforespørsler på telefon, e-post og andre kanaler.
• Registrere, endre og følge opp individuelle reservasjoner og gruppebookinger.
• Utarbeide og sende tilbud til individuelle gjester, grupper, bedrifter og turoperatører.
• Følge opp utsendte tilbud og utestående forespørsler aktivt.
• Sikre at all relevant informasjon vedrørende bookinger er korrekt registrert og kommunisert.
• Kontrollere priser, romtyper, måltider, betalings- og kanselleringsbetingelser og andre bookingdetaljer.
• Sikre høy kvalitet i booking- og reservasjonssystemer.
• Ha løpende kontakt med gjester, turoperatører, reisebyråer, bedrifter og samarbeidspartnere.
• Bidra til mersalg av romkategorier, måltider, aktiviteter og andre hotellprodukter.
• Bidra til god utnyttelse av kapasitet i samarbeid med Booking & Contract Manager.
• Kontrollere kommende ankomster og forberede nødvendig informasjon i god tid.
• Bidra operativt der behovet er størst i perioder med høy aktivitet.

Skills

Hotell_booking_reservation_experience

Individuelle_reservasjoner

Norsk/Skandinavisk_og_engelsk_kommunik

Job description

Operativ bookingkoordinator som håndterer daglige reservasjoner, tilbud og kommunikasjon med gjester og samarbeidspartnere.

• Erfaring fra hotell, booking, resepsjon, salg eller servicevirksomhet
• Erfaring med individuelle reservasjoner og gruppebookinger
• Gode kommunikasjonsevner på norsk eller skandinavisk og engelsk

Booking Coordinator søkes til Brakanes Hotel i samarbeid med Fjordtind Hotels

Brakanes Hotel søker en strukturert, effektiv, serviceorientert og operativ Booking Coordinator.

Som Booking Coordinator vil du være en viktig del av den daglige bookingfunksjonen og arbeide aktivt med forespørsler, reservasjoner, tilbud og oppfølging av både individuelle gjester og grupper.

Dette er først og fremst en operativ stilling, hvor en stor del av arbeidshverdagen består av praktisk bookingarbeid og direkte kontakt med gjester, kunder og samarbeidspartnere.

Booking Coordinator fungerer også som et viktig bindeledd mellom booking og hotellets øvrige avdelinger.

• Besvare og følge opp bookingforespørsler på telefon, e-post og gjennom hotellets øvrige bookingkanaler.
• Registrere, endre og følge opp individuelle reservasjoner og gruppebookinger.
• Utarbeide og sende tilbud til individuelle gjester, grupper, bedrifter, turoperatører og andre samarbeidspartnere.
• Følge opp utsendte tilbud og utestående forespørsler aktivt.
• Sikre at all relevant informasjon knyttet til grupper og individuelle bookinger er korrekt registrert og kommunisert.
• Kontrollere priser, romtyper, måltider, betalingsbetingelser, kanselleringsbetingelser og andre bookingdetaljer.
• Sikre høy kvalitet og nøyaktighet i hotellets booking- og reservasjonssystemer.
• Ha løpende kontakt med gjester, turoperatører, reisebyråer, bedrifter og andre samarbeidspartnere.
• Bidra til mersalg av romkategorier, måltider, aktiviteter, møter og andre hotellprodukter.
• Bidra til god utnyttelse av hotellets tilgjengelige kapasitet i samarbeid med Booking & Contract Manager.
• Kontrollere kommende ankomster og bidra til at nødvendig informasjon er på plass i god tid.
• Bidra operativt der behovet er størst i perioder med høy aktivitet.

Operativ koordinering og samarbeid

Rollen handler i større grad om å ta ansvar for egne arbeidsoppgaver, bidra til god flyt i den daglige driften og være en ressurs for kollegaer når det gjelder bookinger og gjestehenvendelser.

Stillingen krever tett samarbeid med Booking & Contract Manager, resepsjon, salg, revenue, kjøkken og hotellets øvrige operative avdelinger.

Dette er spesielt viktig i forbindelse med grupper, arrangementer, spesielle ønsker og andre bookinger som krever koordinering mellom flere avdelinger.

Booking Coordinator forventes å være proaktiv og ta initiativ når noe mangler, er uklart eller kan løses på en bedre måte.

Kommersiell oppfølging

Booking Coordinator skal ha et kommersielt tankesett i det daglige bookingarbeidet.

Det innebærer blant annet å:

• Følge opp forespørsler og tilbud aktivt.
• Presentere hotellets produkter og tjenester på en profesjonell og attraktiv måte.
• Samarbeide med Booking & Contract Manager om kommersielle muligheter.
• Bidra til at hotellet utnytter tilgjengelig kapasitet på en god måte.
• Erfaring fra hotell, booking, resepsjon, salg eller tilsvarende servicevirksomhet.
• Erfaring med individuelle reservasjoner og gjerne gruppebookinger.
• God forståelse for service og profesjonell kundebehandling.
• Kommersiell forståelse og interesse for salg og mersalg.
• Gode kommunikasjonsevner på norsk/skandinavisk og engelsk, både muntlig og skriftlig.
• Evne til å arbeide selvstendig, strukturert og effektivt.

For å lykkes i rollen tror vi at du:

• Er strukturert, nøyaktig og har god kontroll, også når aktivitetsnivået er høyt.
• Er serviceorientert og opptatt av å skape gode gjesteopplevelser.
• Tar eierskap til egne oppgaver og følger dem opp fra start til slutt.
• Er operativ og trives med en arbeidshverdag med mange praktiske oppgaver.
• Er fleksibel og samarbeider godt med andre avdelinger.
• Er en initiativtaker som ser hva som må gjøres og tar tak i oppgaver uten å måtte bli bedt om det.
• Er en problemløser som finner gode og praktiske løsninger når utfordringer oppstår.
• Trives med høyt tempo og varierte arbeidsdager.

Suksess i rollen

• Høy bookingkvalitet – korrekt og komplett informasjon og færre feil i reservasjoner.
• Rask responstid – effektiv og profesjonell behandling av forespørsler.
• Mersalg og økt omsetning – oppmerksomhet på muligheter for oppgradering, måltider, aktiviteter og andre hotellprodukter.
• Gode gjesteopplevelser – profesjonell og personlig kommunikasjon fra første kontakt og frem til ankomst.
• Effektiv bookingdrift – god struktur, nøyaktighet, initiativ og effektiv håndtering av den daglige bookingaktiviteten.

booking, hotell, reservasjon, gruppebooking, kundeservice