Arkivmedarbeider - førstekonsulent

Jorunn Rummelhoff; Oslo; On-site; NOK 580,000 - 650,000; Full time

Benefits offered by this job

SPK pensjonsordning

Moderne lokaler i Oslo

Fleksibel arbeidstid

Mulighet for noe hjemmekontor

Job summary

Jorunn Rummelhoff søker arkivmedarbeider til administrasjonsavdelingen i Oslo. Du registrerer og journalfører post, sikrer kvalitet i arkivdokumenter og betjener Trygderettens telefon for videreformidling av henvendelser.

Du veileder ansatte i informasjonsforvaltning, deltar i utvikling av rutiner og opprettholder konfidensialitet i offentlig forvaltning. Nyutdannede oppfordres også til å søke.

Qualifications

• Bachelorgrad i arkiv, informasjonsforvaltning eller tilsvarende.
• God digital kompetanse og interesse for digitale arbeidsprosesser.
• Gode norskkunnskaper muntlig og skriftlig; engelsk er en fordel.
• Kjennskap til NOARK eller Elements er en fordel.
• Erfaring fra tilsvarende offentlig arbeid er ønskelig.

Responsibilities

• Registrering og journalføring av innkommende post og digital kommunikasjon.
• Kvalitetskontroll av registreringer og arkivdokumenter.
• Betjene Trygderettens telefon og formidle henvendelser videre.
• Veilede og støtte ansatte i arkiv- og informasjonsforvaltning.
• Bidra til utvikling av rutiner og internkontroll på arkivområdet.

Skills

Digital kompetanse

Norskkunnskaper

Engelsk fordels

NOARK/Elements kjennskap

Service og samarbeid

Education

Bachelorgrad i arkiv/inf./bibliotek- og informasjonsvitenskap

Tools

Elements arkivsystem

NOARK-systemer

Job description

Om stillingen

Som arkivmedarbeider vil du bidra til at virksomhetens dokumentasjon registreres, kvalitetssikres og forvaltes på en korrekt og effektiv måte.

Stillingen passer for deg som arbeider nøyaktig og systematisk, trives med varierte oppgaver og ønsker å bidra til gode tjenester for interne og eksterne brukere.

Stillingen tilhører administrasjonsavdelingen.

Arbeidsoppgaver

• Registrering og journalføring av innkommende post, herunder papirpost, e-post, henvendelser mottatt via e-dialog og andre digitale kanaler
• Kvalitetskontroll av registreringer og arkivdokumenter
• Betjening av Trygderettens telefon for besvarelse eller videreformidling av henvendelser
• Veiledning og støtte til ansatte i Trygderetten
• Øvrige løpende oppgaver innen informasjonsforvaltning og arkiv

Aktuelle arkivfaglige oppgaver som kan inngå i stillingen:

• Utarbeidelse og oppdatering av dokumentasjonsplan
• Arbeid med bevarings- og sletteplan
• Bidra til utvikling og forbedring av rutiner, arbeidsprosesser og internkontroll på arkivområdet

Arbeidsoppgavene kan endres i tråd med virksomhetens behov, jf. Statsansatteloven § 16 første ledd.

Kvalifikasjonskrav

Vi ser etter deg som har relevant høyere utdanning på bachelorgradsnivå innen arkiv, informasjonsforvaltning, bibliotek- og informasjonsvitenskap eller tilsvarende fagområder.

• Du har god digital kompetanse og interesse for å utvikle og forbedre digitale arbeidsprosesser.
• Du kommuniserer klart og presist på norsk, både muntlig og skriftlig. Gode engelskkunnskaper er en fordel.
• Kjennskap til sak- og arkivsystemet Elements eller andre NOARK-godkjente systemer er en fordel.
• Det er ønskelig at du har erfaring fra tilsvarende arbeid i domstollignende organ eller annen offentlig virksomhet.
  Nyutdannede oppfordres også til å søke.

Om deg

• Du er serviceinnstilt, vennlig og fleksibel.
• Du er strukturert og har evne til å prioritere mellom oppgaver.
• Du samarbeider godt med andre, deler kunnskap og bidrar til et godt arbeidsmiljø.
• Du er nøyaktig og har forståelse for kravene til konfidensialitet, personvern og dokumentasjon i offentlig forvaltning.
• Du er lærevillig og setter deg raskt inn i nye arbeidsoppgaver og systemer.

Personlig egnethet vil bli tillagt vekt.

Vi tilbyr

• Et hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø med varierte og spennende arbeidsoppgaver
• Kompetanseutvikling på områder som er relevante for stillingen
• Et viktig samfunnsoppdrag
• Årslønn på kr 580000 – 650000. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn gis.
• Pensjonsordning gjennom Statens pensjonskasse (SPK)
• Moderne lokaler i Nydalen i Oslo, men er i prosess med ny leiekontrakt sentralt i Oslo fra 01.01.2028
• Fleksibel arbeidstid, gode velferdsordninger og mulighet for noe hjemmekontor

Viktig informasjon

Vitnemål/karakterutskrifter (kan hentes fra Vitnemålsportalen) og relevante attester lastes opp i portalen Jobb Norge.

Det vil bli utarbeidet offentlig søkerliste. Det henvises i denne sammenheng til offentleglova § 25 andre ledd vedrørende mulighet for å bli unntatt fra søkerlisten.

For stillingen gjelder 6 måneders prøvetid.

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser og dokumenterer hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som beskrevet i kunngjøringen.

Tiltredelse snarest eller etter nærmere avtale.