Administrativ driftskoordinator

Hurtigruten; Longyearbyen; On-site; NOK 520,000 - 700,000; Full time

Job summary

Hurtigruten Svalbard søker en administrativ driftskoordinator som binder sammen gjester, guider, salg og drift. Du følger opp bookinger, endringer, kvalitetssikrer aktivitets- og turprogrammer og holder all produktinformasjon oppdatert.

Rollen innebærer også timeregistrering, lønnsgrunnlag, fakturering, innkjøp og månedsavslutning, i tillegg til håndtering av kundehenvendelser og klager. Du jobber selvstendig men trives i tett samarbeid.

Qualifications

• Du har erfaring med administrasjon, koordinering og planlegging, gjerne fra reiseliv, opplevelsesnæring eller en annen serviceintensiv bransje.
• Du har god systemforståelse og er komfortabel med digitale arbeidsverktøy.
• Grunnleggende forståelse for fakturering, lønnsoppfølging og andre økonomiske prosesser.

Responsibilities

• Følger opp bookinger og endringer, kvalitetssikrer aktivitets- og turprogrammer og oppdaterer produkt- og systeminformasjon.
• Koordinerer med eksterne samarbeidspartnere og bidrar til at guider, drift og ledelse har nødvendig informasjon.
• følger opp kundehenvendelser, klager og anmeldelser, bistår salgsavdelingen og har kontroll på guidemateriell og utstyr.
• Oppgaver innen timeregistrering, lønnsgrunnlag, fakturering, refusjoner, innkjøp, månedsavslutning og rapportering.

Skills

Administrativ erfaring

Koordinering

Planlegging

Kundeservice

Job description

Er du den som får detaljene til å sitte – før gjestene merker at de finnes?

En gjest endrer bookingen. En guide trenger oppdatert informasjon. Et turprogram må kvalitetssikres, en faktura følges opp og en samarbeidspartner trenger svar. Når mange små og store detaljer skal henge sammen, er det avgjørende at noen har oversikten.

Hos Hurtigruten Svalbard er gode opplevelser avhengige av god koordinering. Bak hver aktivitet ligger bookinger, planer, systemer, utstyr, mennesker og avtaler som må følges opp. Nå ser vi etter en administrativ driftskoordinator som vil være et viktig bindeledd mellom gjester, guider, salg, drift og samarbeidspartnere.

Dette er rollen for deg som liker å skape orden, følge opp og sørge for at ting blir gjort. Du trives med varierte dager, mange kontaktflater og oppgaver som krever både nøyaktighet og godt samarbeid.

Hva går jobben ut på?

Du får en sentral rolle i den administrative oppfølgingen av aktivitetsvirksomheten vår. Du følger opp bookinger og endringer, kvalitetssikrer aktivitets- og turprogrammer og holder produkt- og systeminformasjon oppdatert. Du koordinerer med eksterne samarbeidspartnere og bidrar til at guider, drift og ledelse har informasjonen de trenger. Stillingen rapporterer til Director Adventures og inngår som en del av administrasjonen i Turproduksjonsavdelingen. Rollen innebærer også oppgaver innen timeregistrering, lønnsgrunnlag, fakturering, refusjoner, innkjøp, månedsavslutning og rapportering. Du følger opp kundehenvendelser, klager og anmeldelser, bistår salgsavdelingen og sørger for kontroll på guidemateriell, utstyr og nøkkelsystemer.

Du blir også en del av den operative vaktordningen i avdelingen.

La oss være tydelige med en gang.

Dette er ikke en jobb hvor oppgavene kommer pent sortert én etter én. Planer kan endre seg, gjester trenger raske svar og flere leveranser må følges opp samtidig. Du må like å jobbe strukturert i en hverdag som tidvis har høyt tempo.

Samtidig står du ikke alene. Du blir en del av et engasjert miljø der vi samarbeider tett, deler informasjon og hjelper hverandre med å skape gode gjesteopplevelser.

Hvem er du?

Du er den som fanger opp detaljene, følger opp til saken er løst og skaper struktur når mye skjer samtidig. Du jobber selvstendig, men trives aller best når du kan samarbeide med andre. Du møter gjester, kolleger og samarbeidspartnere med en serviceinnstilt og løsningsorientert holdning.

Vi tror du vil lykkes godt dersom du har erfaring med administrasjon, koordinering og planlegging, gjerne fra reiseliv, opplevelsesnæring eller en annen serviceintensiv bransje. Du har god systemforståelse, er komfortabel med digitale arbeidsverktøy og har grunnleggende forståelse for fakturering, lønnsoppfølging og andre økonomiske prosesser. Du kommuniserer godt på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig.

Hvorfor Hurtigruten Svalbard?

Hos oss får du en variert og viktig rolle tett på driften. Du får påvirke hvordan vi arbeider, bidra til bedre rutiner og være med på å skape opplevelser som gjestene tar med seg videre. Beslutningsveiene er korte, samarbeidet er tett og naturen er aldri langt unna.

Arbeidsstedet er Longyearbyen, midt i et inkluderende og internasjonalt lokalsamfunn med mennesker fra hele verden.

Klar for å holde oversikten?

Motiveres du av å få detaljer, mennesker og systemer til å spille sammen? Er du klar for en variert arbeidshverdag og et unikt liv i Longyearbyen?

Da vil vi gjerne høre fra deg.