Verkeer en Openbare Ruimte - Zuidasdok - Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer

Overheidzzp; Amsterdam; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Overheidzzp zoekt een Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer. Je stuurt operationeel het team aan, bewaakt voortgang en kwaliteit en geeft inhoudelijk advies over informatiebeheer en risicobeheersing.

Daarnaast verbind je techniek, gebruikers en processen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving. Je werkt aan inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen en levert concrete voorstellen voor automatisering en verbetering.

Qualifications

• Minimaal HBO-niveau in informatiemanagement, informatiebeheer of vergelijkbare richting.
• Ervaring met operationele aansturing van een informatiemanagement/archiefteam.
• Kennis van SharePoint Online en MS 365-applicaties.

Responsibilities

• Leiden van het team Informatiemanagement operationeel, verdelen van werkzaamheden en bewaken van voortgang, kwaliteit en risico’s.
• Inhoudelijk adviseren over informatiebeheer, risicobeheersing en verbetermaatregelen.
• Inrichten en optimaliseren van informatie- en archiefprocessen binnen SharePoint Online en MS 365-omgeving.

Skills

Coördinatie team

Informatiebeheer

Procesverbetering

Risicoanalyse

Education

HBO-niveau informatiemanagement/informatiebeheer

Tools

SharePoint Online

Microsoft 365

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat het team Informatiemanagement operationeel aansturen, informatie- en archiefprocessen optimaliseren en borgen, SharePoint Online-omgevingen inrichten en verbeteren en adviseren over informatiebeheer, risico’s en procesverbeteringen binnen Zuidasdok.

In het kort

Maak het verschil als coördinerend adviseur en combineer operationele aansturing met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer.

Draag bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding voor één van de grootste infrastructurele programma’s van Nederland.

Werk samen in een betrokken team dat kennis deelt, elkaar versterkt en gezamenlijk zorgt voor grip op informatie, kwaliteit en voortgang.

Opdrachtomschrijving

Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico’s. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.

Werkzaamheden

Resultaten in de eerste drie maanden

• Je hebt inzicht in de werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
• Je hebt een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur ingericht.
• Je hebt de belangrijkste risico’s en verbeterkansen binnen de informatie- en archiefprocessen in kaart gebracht.

Resultaten in het eerste jaar

• De dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
• Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
• SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
• Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s is periodiek beschikbaar.

Interessante en onderscheidende projecten

• Het optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
• Het begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
• Het analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen de complexe en langlopende projecten van Zuidasdok.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang.
• Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en de inrichting van werkprocessen.
• Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze, voor zover passend binnen de toegekende bevoegdheden.
• Je analyseert informatie‑ en werkprocessen, ondersteunt migratie‑ en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.

Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

De opdrachtgever

Over Zuidas/Zuidasdok

Zuidas

Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, en met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol.

Zuidasdok

Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende:

• Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid
• Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid
• Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel
• Herinrichten openbare ruimte stationsgebied

De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot.
• De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting
• (Werkgever van) kandidaat verklaart dat er vanuit de onderneming geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok
• De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie.
• De aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen.
• Verificatie van de kennis van de kandidaat. (KO)
• Verificatie van de ervaring van de kandidaat. (KO)
• U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat.
• Is de aangeboden kandidaat in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam?
• De kandidaat van de voorlopig winnende Inschrijver (voornemen tot gunnen opdracht) moet op het moment van de start van de opdracht in loondienst zijn van de Inschrijver voor minimaal het aantal uren en de looptijd van de opdracht (incl. eventuele verlengingen).

Wensen

• Beschrijf in een korte motivatie van maximaal 1 A4 waarom de kandidaat geschikt is als rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma, hoe de kandidaat het team Informatiemanagement operationeel aanstuurt en tegelijk inhoudelijk meewerkt, en op welke wijze de kandidaat voldoet aan de eisen en wensen. (20 punten)
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden. (10 punten)
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kan bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren (10 punten)
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen. (10 punten)
• De aangeboden kandidaat combineert een hands‑on instelling met ervaring in data‑ en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers. (10 punten)

Competenties

• Analytisch vermogen Gevorderd niveau (5 punten)
• Kwaliteitsgerichtheid Gevorderd niveau (5 punten)
• Groepsgericht leidinggeven Gevorderd niveau (5 punten)
• Coachen Gevorderd niveau (5 punten)(Aan)sturen Gevorderd niveau (5 punten)Resultaatgerichtheid: Gevorderd niveau (5 punten)

  Overige informatie

  • Optie tot verlenging: Ja, meerdere keren verlengen tegen dezelfde voorwaarden en condities
  • Gespreksdatum: z.s.m. na sluiting
  • Dienstverband: Detachering

  De gemeente Amsterdam is de hoofdstad van Nederland en heeft ongeveer 872.000 inwoners. Amsterdam is bekend om zijn historische grachten, musea, en levendige culturele scene. De stad trekt veel toeristen van over de hele wereld. De gemeente Amsterdam heeft als doel om de stad leefbaar en bereikbaar te houden voor zowel inwoners als bezoekers. Amsterdam biedt een diversiteit aan stedelijke voorzieningen, zoals openbaar vervoer, recreatiemogelijkheden, en culturele evenementen. Amsterdam stimuleert ook duurzaamheid en groene initiatieven om de stad leefbaar te houden voor de toekomst.

  De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.