Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer (zzp - freelance)

Gemeente Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 75,000 - 105,000; Full time

Job summary

Gemeente Amsterdam zoekt een Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer. Je geeft operationele leiding aan het team Informatiemanagement en bent verantwoordelijk voor de inrichting en borging van informatie- en archiefprocessen binnen SharePoint Online en de Microsoft 365-omgeving.

Je werkt nauw samen met de Manager Projectbeheersing Programma, vertaalt complexe informatievragen naar praktijkoplossingen en draagt bij aan een betrouwbare informatiehuishouding binnen een van de

Qualifications

• Kennis van informatiemanagement en documentbeheer.
• Ervaring met SharePoint Online en Microsoft 365-omgeving.
• Vaardigheid in richting geven en medewerkers aansturen.

Responsibilities

• Operationele aansturing van het team Informatiemanagement.
• Inrichten, optimaliseren en borgen van informatie- en archiefprocessen.
• Rapporteren over voortgang, kwaliteit en risico’s.

Skills

SharePoint Online

Microsoft 365

Informatiebeheer

Projectbeheersing

Tools

SharePoint Online

Job description

In het kort

• Maak het verschil als coördinerend adviseur en combineer operationele aansturing met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer.
• Draag bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding voor één van de grootste infrastructurele programma’s van Nederland.
• Werk samen in een betrokken team dat kennis deelt, elkaar versterkt en gezamenlijk zorgt voor grip op informatie, kwaliteit en voortgang.

Opdrachtomschrijving

Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico’s. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.

Werkzaamheden

Resultaten in de eerste drie maanden

• Je hebt inzicht in de werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
• Je hebt een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur ingericht.
• Je hebt de belangrijkste risico’s en verbeterkansen binnen de informatie- en archiefprocessen in kaart gebracht.

Resultaten in het eerste jaar

• De dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
• Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
• SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
• Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s is periodiek beschikbaar.

Interessante en onderscheidende projecten

• Het optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
• Het begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
• Het analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen de complexe en langlopende projecten van Zuidasdok.

Dit doe je op een gemiddelde dag

1. Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang;
2. Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en de inrichting van werkprocessen;
3. Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze, voor zover passend binnen de toegekende bevoegdheden;
4. Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.

Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever

Over Zuidas/ZuidasdokZuidas

Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, en met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol.

Zuidasdok

Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende:

• Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid
• Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid
• Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel
• Herinrichten openbare ruimte stationsgebied

De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok.