Vacature – OIGT 2e Office Manager

Vaigo; Utrecht; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Trainingen/scholing mogelijk

Leuke werkplek nabij Utrecht Centraal

Dagen en tijden afgestemd met office经理

Job summary

Stichting OIGT zoekt een tweede office manager die nauw samenwerkt met de huidige office manager om secretariaatswerkzaamheden te dragen en processen te verbeteren. Je ondersteunt HR, financiën en ICT, onderhoudt externe relaties en houdt de backoffice en website actueel.

De functie vereist HBO-niveau, vloeiende beheersing van Nederlands en Engels en affiniteit met Global Health. Het contract is tijdelijk voor 1 jaar voor 0,4 of 0,6 fte, met trainingsmogelijkheden en een prettige werkplek nabij

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met secretariaatswerkzaamheden (Office en Teams), bureauorganisatie en procesinrichting.
• Affiniteit met Global Health en goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Uitvoeren van bureauwerkzaamheden rondom aanname, opvolging en voltooiing van de opleiding van ca. 75 artsen in opleiding tot AIGT.
• Contact met externen voor HR, financiën en ICT; onderhouden met aios, opleiders en betrokken organen.
• Beheer van de website OIGT.nl, social media en backoffice-updates.
• Bieden van secretariële ondersteuning aan het bestuur van Stichting OIGT.

Skills

Secretariële werkzaamheden

Office

Teams

Bureauorganisatie

Procesinrichting

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Het OIGT is een onafhankelijk instituut gelieerd aan de Nederlandse Vereniging voor Tropische Geneeskunde en Internationale Gezondheidszorg (NVTG). Het instituut bestaat uit een klein en prettig team dat de erkende opleiding tot Arts Internationale Gezondheidszorg en Tropengeneeskunde (AIGT) organiseert. Binnen het OIGT werken twee office managers en twee beleidsmedewerkers onder leiding van het hoofd en plaatsvervangend hoofd. Recente ontwikkelingen vragen om sterkere secretariële en organisatorische ondersteuning. Als tweede office manager werk je nauw samen met onze ervaren office manager, je neemt langzamerhand taken over en in overleg zorgen jullie er voor dat werkzaamheden worden verdeeld en doorgaan bij elkaars afwezigheid of die van andere collega’s.

Functie- en taakomschrijving:

• Uitvoeren van bureauwerkzaamheden met betrekking tot alle processen rondom de aanname, opvolging en voltooiing van de opleiding van zo’n 75 artsen in opleiding tot AIGT (aios);
• Contact met en ondersteunen van externen voor HR, financiële en ICT-zaken; – Contact onderhouden met o.a. aios, opleiders, opleidingsziekenhuizen, en diverse betrokken organen zoals TROIE, NVTG en KCGH, het KIT, CGS en RGS;
• Beheer van de website OIGT.nl, social media en bijhouden van de backoffice;
• Bieden van secretariële ondersteuning aan het bestuur van de Stichting OIGT.
• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Kernwaarden: zelfstandig, organisatorisch sterk, leergierig en leerbaar, bereid kennis te delen, creatief, flexibel, secuur, communicatief vaardig.
• Ervaring met secretariaatswerkzaamheden (Office en Teams), bureauorganisatie en procesinrichting, bij voorkeur met achtergrond in de gezondheidssector of bij opleidingen;
• Affiniteit met Global Health;
• Ondernemend en bereid om het opleidingsinstituut IGT verder vorm te geven;
• Goede actieve beheersing van Nederlands en Engels;
• Financieel inzicht en ervaring met HR is een pre

Wij bieden

• Tijdelijk contract van een jaar voor 0,4 of 0,6 fte;
• Bezoldiging volgens salarisschalen van de KNMG, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Mogelijkheid om trainingen/scholing te volgen;
• Leuke werkplek nabij Utrecht Centraal;
• Dagen en tijden in afstemming met de office manager.