Management & Office assistant (40 uur per week) in Vleuten

IVC Evidensia Nederland; Vleuten; On-site; EUR 39,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en mobiel

Pensioenpremie 2/3 betaald

Collectiviteitskorting op producten en

diensten

Ontwikkelbudget Evidensia Academy

Jaarlijks individueel ontwikkelbudget

Vakantiedagen 25

Contract met verlengingsoptie

Honden op kantoor

Job summary

IVC Evidensia zoekt een Management- en Office assistant (40 uur/week) in Vleuten ter ondersteuning van een deel van het Managementteam (HR & Ops). Je beheert complexe agenda’s en fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Naast MT-ondersteuning ben je verantwoordelijk voor dagelijkse kantooractiviteiten en zorg je voor een professionele, gastvrije werkomgeving. Je werkt nauw samen met de CEO/ CFO-assistenten en het Office-team en draagt bij aan de continuïteit van interne

Qualifications

• Minimaal MBO+, bij voorkeur HBO werk- en denkniveau met relevante secretariële of zakelijke opleiding
• 40 uur per week beschikbaar
• Tussen 2-4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie op directieniveau
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift
• Zeer goede organisatorische vaardigheden, oplossingsgericht en stressbestendig
• Discreet, integer en representatief
• Ruime ervaring met MS Office, SharePoint en Outlook
• Je bent warm, toegankelijk en altijd bereid iemand te helpen
• Je hebt een proactieve houding en ziet zelf wat er nodig is
• Je moet van honden houden – gezien Manu ook dagelijks deelgenoot van Team Office is!

Responsibilities

• Beheren van agenda’s van een deel van het Managementteam (COO, CHRO & Country Medical Director)
• Coördineren van afspraken en vergaderingen met interne en externe stakeholders
• Assisteren bij teammeetings en evenementen van jouw afdelingen wanneer nodig
• Organiseren van (internationale) reizen, inclusief vluchten, hotels en logistieke afstemming
• Notuleren van vergaderingen en bewaken van opvolging van actiepunten (optioneel)
• Zorgen voor een professionele en efficiënte kantoororganisatie in samenwerking met directe collega's
• Vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen
• Bijdragen aan de kwaliteit en continuïteit van interne processen
• Samen met huidige office assistant beheren van info/inboxen, attenties regelen en kantoorvoorraad

Skills

Organizational skills

Proactive attitude

Communicatie

Stressbestendig

Discreet

Gastvrijheid/klantgericht

Teamwerk

Nederlands & Engels vloeiend

Education

MBO+ of hoger

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

SharePoint

Outlook

Job description

Management & Office assistant (40 uur per week)

Locatie: Vleuten

Duur: Een contract voor zeven maanden, met mogelijkheid tot verlening

Ben jij een nauwkeurige, proactieve en gezellige professional met een scherp oog voor planning, prioriteiten en communicatie? Wil jij een sleutelrol vervullen in de ondersteuning van een deel van ons Managementteam (MT)? Dan nodigen wij jou uit om op deze veelzijdige en verantwoordelijke functie te solliciteren.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van een groot deel van het MT (HR & Ops). Je beheert complexe agenda’s en bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Als combifunctie, naast MT-assistent, ben je ook support voor ons kantoor in de zin van dagelijkse kantoorbeheer en zorg je voor een professionele, gastvrije en prettige werkomgeving.

Kortom, je bent de betrouwbare ondersteuner en verbindende factor. Je werkt nauw samen met je manager (assistent van de CEO & CFO) en onze andere office assistent & Office host. Met dit hechte team maken we alle projecten en werkzaamheden voor ons supportkantoor een groot succes!

Wat je gaat doen

• Beheren van agenda’s van een deel van het Managementteam (COO, CHRO & Country Medical Director)

• Coördineren van afspraken en vergaderingen met interne en externe stakeholders

• Assisteren bij teammeetings en evenementen van jouw afdelingen wanner nodig

• Organiseren van (internationale) reizen, inclusief vluchten, hotels en logistieke afstemming

• Optioneel notuleren van vergaderingen en bewaken van de opvolging van actiepunten

• Zorgen voor een professionele en efficiënte kantoororganisatie in samenwerking met je directe collega's – van bezoek en pakketjes opvangen, tot aan de keuken netjes houden.

• Vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen

• Bijdragen aan de kwaliteit en continuïteit van interne processen

• Samen met onze huidige office assistant: beheren van onze info en office inboxen, attenties regelen (bloemen, kaartjes, traktaties), boodschappen &voorraadbeheer voor kantoor, gezamenlijke lunches en het samen organiseren van borrels en evenementen.

Dit ben jij:

• Minimaal MBO+, bij voorkeur HBO werk- en denkniveau met relevante secretariële of zakelijke opleiding

• 40 uur per week beschikbaar

• Tussen 2-4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie op directieniveau

• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift

• Zeer goede organisatorische vaardigheden, oplossingsgericht en stressbestendig

• Discreet, integer en representatief

• Ruime ervaring met MS Office, SharePoint en Outlook.

• Je bent warm, toegankelijk en altijd bereid iemand te helpen

• Je hebt een proactieve houding en ziet zelf wat er nodig is

• Je moet van honden houden – gezien Manu ook dagelijks deelgenoot van Team Office is!

Wat bieden wij jou?

• Een informele maar wel professionele werkomgeving

• Een contract voor zeven maanden, met mogelijkheid tot verlening

• Deel uitmaken van het hechte Team Office

• Een rol met zichtbaarheid, en ruimte voor dingen nog beter te laten lopen

• Dagelijks contact met collega’s en liefde van de honden op kantoor

• Max. EUR 3.800 bruto obv 40 u/w exclusief vakantiegeld, afhankelijk van ervaring

• 25 vakantiedagen (obv 40 u/w)

• Laptop en mobiel

• Een jaarcontract – intentie om te verlengen

• Wij betalen 2/3 van je pensioenpremie

• 20% collectiviteitskortting op producten en diensten van onze vestigingen

• Jaarlijks individueel ontwikkelbudget via Evidensia Academy

• Ruimte voor eigen initiatief in een dynamische omgeving

De organisatie

We care, we dare, we share!

IVC Evidensia ondersteunt wetenschappelijk onderzoek, we hebben een sterk internationaal forum met diverse specialisten en beschikken over onze Evidensia Academy, waar we de kennis en kunde van onze medewerkers versterken en vergroten: https://ivcevidensia.nl/evidensia-nederland/

Interesse of vragen?

IVC Evidensia staat voor diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie. Kandidaten met uiteenlopende achtergronden, een beperking of langdurige gezondheidsklachten zijn van harte welkom. We bespreken graag benodigde aanpassingen tijdens de sollicitatieprocedure.