Managementassistent opleidingsinstituut UPHO

Amsterdam UMC; Amsterdam; In loco; EUR 35.000 - 47.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Eindejaarsuitkering 8,3%

Reiskostenvergoeding 100%

Gratis scholing GoodHabitz

Descrizione del lavoro

Amsterdam UMC zoekt een proactieve managementassistent voor het Universitair Public Health Opleidingsinstituut (UPHO) in Amsterdam. Je verzorgt administratieve en organisatorische ondersteuning bij de opleiding tot arts Maatschappij en Gezondheid en beheert IT-accounts en SharePoint.

Je plant en notuleert overleggen, regelt facturen en zorgt voor tijdige communicatie. Een HBO-niveau en minimaal drie jaar ervaring zijn vereist, met uitstekende Nederlandse vaardigheden.

Competenze

• HBO werk- en denkniveau en minimaal drie jaar relevante werkervaring.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede digitale vaardigheden met Microsoft 365, Teams en SharePoint.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Mansioni

• Je verzorgt de administratie rondom de start en gedurende de opleiding en beheert accounts van aios en praktijkopleiders in verschillende IT-systemen.
• Je houdt onderwijsinformatie op SharePoint actueel en zorgt voor een zorgvuldige verwerking van facturen en declaraties.
• Je plant en notuleert overleggen, bewaakt de opvolging van actiepunten en beheert de algemene UPHO-mailbox.
• Je organiseert praktische zaken, zoals het reserveren van onderwijsruimtes en het regelen van catering.
• Je verzorgt de communicatie via de website, LinkedIn en informatiemails aan aios, praktijkopleiders en andere betrokkenen.

Conoscenze

Organisatie

Administratie

Communicatie

Digitale vaardigheden

Nederlands

Formazione

HBO werk- en denkniveau

Strumenti

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Descrizione del lavoro

Wil jij als managementassistent een sleutelrol vervullen in de opleiding tot arts Maatschappij en Gezondheid? En zoek jij een functie waarin jij jouw organisatorische, administratieve en communicatieve talent in kwijt kunt? Dan zoeken wij jou!

In september 2025 hebben UMC Utrecht en Amsterdam UMC samen het Universitair Public Health Opleidingsinstituut (UPHO) opgericht. UPHO leidt artsen op in de tweede fase van de opleiding tot arts Maatschappij en Gezondheid (arts M+G).

Het opleidingsinstituut groeit snel. Daarom zijn wij op zoek naar een proactieve managementassistent die de opleiding administratief en organisatorisch gaat ondersteunen. Iemand die er met enthousiasme voor zorgt dat alles rondom de opleiding soepel verloopt. Je maakt onderdeel uit van een klein en bevlogen team waarin samenwerking en continue verbetering centraal staan. Van jou wordt een hoge mate van zelfstandigheid verwacht: je ziet aankomen wat er moet gebeuren, signaleert knelpunten en pakt ze op. Je krijgt van ons volop de ruimte om met vernieuwende ideeën te komen die de opleidingsondersteuning efficiënter en effectiever maken.

Je belangrijkste taken zijn:

• Je verzorgt de administratie rondom de start en gedurende de opleiding en beheert accounts van aios en praktijkopleiders in verschillende IT-systemen.
• Je houdt onderwijsinformatie op SharePoint actueel en zorgt voor een zorgvuldige verwerking van facturen en declaraties.
• Je plant en notuleert overleggen, bewaakt de opvolging van actiepunten en beheert de algemene UPHO-mailbox.
• Je organiseert praktische zaken, zoals het reserveren van onderwijsruimtes en het regelen van catering.
• Je verzorgt de communicatie via de website, LinkedIn en informatiemails aan aios, praktijkopleiders en andere betrokkenen.

Je bent een zelfstandige en nauwkeurige managementassistent die graag organiseert en vooruitdenkt. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en vindt het leuk om mee te bouwen aan een groeiende organisatie.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en -denkniveau en minimaal drie jaar relevante werkervaring, bijvoorbeeld als managementassistent of officemanager.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden. Je werkt gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365, Teams en SharePoint. Je denkt graag mee over slimme digitale oplossingen.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een proactieve en flexibele werkhouding. Je neemt initiatief, lost problemen zelfstandig op en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
• Een jaarcontract met uitzicht op verlenging.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen.
• 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
• Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

UPHO is een onderdeel van de afdeling Public & Occupational Health (POH). Onderzoekers, docenten, artsen en ondersteunend personeel werken hier samen aan wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en maatschappelijke impact op het gebied van sociale geneeskunde.

Het UPHO-team is samengesteld uit medewerkers van zowel Amsterdam UMC als UMC Utrecht, en bestaat op dit moment uit onder andere twee instituutsopleiders, een opleidingsdirecteur, een opleidingscoördinator en een coördinator doorontwikkeling. Je komt in dienst van Amsterdam UMC en werkt voornamelijk op locatie VUmc. Wanneer de situatie daarom vraagt ben je ook flexibel inzetbaar op locatie UMC Utrecht.

Binnen het team heerst een open en collegiale sfeer. We werken nauw samen en er is volop ruimte om mee te denken over de verdere verbetering van onze werkzaamheden.

Voor meer informatie over ons instituut: www.upho.nu.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Femke Huter, opleidingscoördinator, via 06 5019 4564 of [e-mail].

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.