Officemanager

Ugoo; Amsterdam; On-site; EUR 31,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop van de zaak

25 vakantiedagen

Pensioenregeling

Bonusregeling

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkregeling

Onbeperkt pingpong

Beste werkplek

Job summary

Ugoo in Amsterdam zoekt een sociale officemanager die ons team komt versterken. Je bent het gezicht van kantoor, regelt administratieve taken en ondersteunt consultants met planning en processen.

Je werkt samen met drie andere office managers aan agenda's, facturatie, debiteurenbeheer en HR-administratie. Daarnaast regel je facilitaire zaken en draag je bij aan een informele, ambitieuze werkcultuur met pingpong.

Qualifications

• Je bent hét eerste aanspreekpunt op kantoor en regelt lopende zaken.
• Je verzorgt administratieve en financiële werkzaamheden zoals facturatie.
• Je beheert complexe agenda’s en plant klantafspraken.

Responsibilities

• Het eerste aanspreekpunt zijn op kantoor en zorgen dat alles soepel verloopt.
• Regelen van lunch, borrels en kantoorartikelen; contact met leveranciers en verhuurder.
• Ondersteunen en ontzorgen van consultants bij dagelijkse werkzaamheden en aanvragen.
• Beheren van agenda’s, deadlines bewaken en administratieve processen rondom klanten.
• Beheren van subsidies, planningen en vastlegging van informatie in systemen.
• Verwerken van administratieve en financiële taken zoals debiteurenbeheer.
• Ondersteunen van HR-administratieve taken.
• Actiegerichtheid en eigenaarschap tonen om processen te verbeteren.

Skills

Klantgericht

Nauwkeurig

Proactief

Georganiseerd

Sociaal

Zelfstarter

Microsoft Office

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een sociale aanpakker die blij wordt van regelen, ondersteunen en organiseren? Dan hebben wij een leuke baan voor je! Voor onze vestiging in Amsterdam zoeken we een enthousiaste officemanager die ons team komt versterken. Je komt terecht bij een energiek adviesbureau met ruim 450 innovatieve klanten. Als secretaresse, planner en organisator ben jij onmisbaar.

JIJ: klantgericht. nauwkeurig. proactief. georganiseerd. sociaal. zelfstarter.

WIJ: team. vrijheid. ambitie. persoonlijke groei. innovatie.

Zie jij jezelf hierin? Dan willen we je graag snel ontmoeten!

Ditgajedoen.

Je bent het gezicht van Ugoo en de steun en toeverlaat van je collega’s. Samen met 3 andere office managers zorg je dat alles op kantoor soepel verloopt. Je ondersteunt “jouw” consultant-collega’s met uiteenlopende procesmatige, administratieve en organisatorische werkzaamheden, beheert complexe agenda’s en vormt een belangrijke schakel tussen klanten en consultants. Je bent samen met je collega's van het office management verantwoordelijk voor het facilitaire wel en wee van ons kantoor. En natuurlijk is er ook ruimte voor een rondje pingpong met collega's tussen de bedrijven door.

Concreet betekent dit dat jij:

• Het eerste aanspreekpunt bent op kantoor en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Je houdt overzicht, signaleert wat er nodig is en schakelt zelfstandig met bijvoorbeeld leveranciers, de verhuurder en andere huurders.

• Met het office management team zorg draagt voor het facilitaire wel en wee van ons kantoor. Denk hier bij aan het regelen van de lunch, voorbereiden van borrels, plaatsen van bestellingen voor kantoorartikelen, etc.

• Samenwerkt met “jouw” consultants: je ondersteunt en ontzorgt hen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert complexe agenda’s, plant klantafspraken in, bewaakt deadlines en zorgt dat administratieve processen rondom klanten en aanvragen goed verlopen.

• Een belangrijke rol speelt in onze interne processen rondom subsidieaanvragen. Je houdt planningen en acties in de gaten, verwerkt correspondentie en zorgt dat informatie goed wordt vastgelegd in onze systemen.

• Zelfstandig administratieve en financiële werkzaamheden verwerkt, zoals facturatie, debiteurenbeheer en het controleren en verwerken van gegevens. Je ziet erop toe dat acties tijdig en zorgvuldig worden opgevolgd.

• Ondersteunt bij HR-administratieve taken.

• Werk ziet liggen en eigenaarschap pakt. Je denkt vooruit, bewaakt de voortgang en komt zelf in actie als iets beter, slimmer of efficiënter kan. En natuurlijk draag je samen met je collega’s bij aan de fijne, informele sfeer die Ugoo kenmerkt.

Ditbenjij.

Jebentgeorganiseerd,stressbestendigensociaal.Jezietwerkliggenenpakthetzelfstandigop.

JehebteengoedebeheersingvandeNederlandseen Engelse taalenwerktmakkelijkmetMicrosoftOffice.Kennisvanfinancieringenofsubsidiesisnietnodig,dat

lerenwejehier.Kortom:jijbentduseigenlijkeensoortsuperwomanof-manindedop!

Ditzijnwij.

UgooiseenvooruitstrevendconsultancybureaumetvestigingeninAmsterdam,Eindhoven en München.Wehelpenbedrijvenbijhetrealiserenvaninnovatieveenduurzameprojecten. Onsteambestaatuit 35jonge,betrokkenmensendiesamenwerken,successenvierenenaltijdopzoekzijnnaarslimmeoplossingen.Wehebbeneenopencultuurwaarinjouwmeningteltenweondersteuneneengezondewerk-privébalans.

Zieonzweerkin-bijwebsitevoorsfeerbeeldenenverhalen: https://www.ugoo.nl/werken-bij

Dit bieden wij.

• Het gaat om een tijdelijk contract (32-40 uur) ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof, met de mogelijkheid om na afloop in gesprek te gaan over verlenging;

• Startdatum: medio februari 2027;

• Een marktconform salaris (€2.800,- tot €4.000,- o.b.v. 40 uur) met 8% vakantiegeld;

• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, o.a.:

• laptop en mobiel van de zaak

• 25 vakantiedagen

• pensioenregeling

• bonusregeling

• reiskostenvergoeding

• thuiswerkregeling

• Onbeperkt tafeltennis met je collega’s;

• De leukste werkplek van Nederland dus!

Zo kun je ons leren kennen.

Zin om bij ons te komen werken, of wil je samen verkennen of je goed past binnen dit profiel? We ontmoeten je graag!

We staan open voor alle aanmeldingen, in het bijzonder voor collega's die de diversiteit van ons team versterken.