Tendersupport medewerker

Vitam Bv; Nederland; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop thuiswerkplek

Vitaliteitsbudget

Vakantiedagen 20

Pensioen 50/50

Zorgverzekering korting

VGZ korting

Job summary

Vitam zoekt een Tendersupport Medewerker die overzicht bewaart, collega’s ontzorgt en deadlines bewaakt. Je zorgt voor documentbeheer, kennisbank en tijdige uitwerking van RFI's, zodat tendercollega's zich kunnen richten op winnende aanbestedingen.

Je bent de verbindende schakel tussen Sales en het Tenderteam, beheert CRM-gegevens en ondersteunt bij de ontwikkeling en opmaak van (sales)presentaties. Een administratieve, proactieve instelling en digitale vaardigheden zijn essentieel.

Qualifications

• Organiseren en overzicht houden over meerdere werkzaamheden en deadlines.
• Nauwkeurig werken met aandacht voor detail bij documenten en informatie.
• Goede communicatie en samenwerking met verschillende collega's.
• Proactieve, zelfstandige werkaanpak en initiatief nemen.
• Digitaal vaardig en systemen snel eigen maken.

Responsibilities

• Documentbeheer en kennismanagement in tenderkennisbank.
• Ondersteunen bij aanbestedingen en sales-ondersteuning.
• Beheren van planningen, deadlines en checklists.
• Coördineren van interne informatieverzoeken en opvolging.
• Ondersteuning bij ontwikkelen en opmaken van salespresentaties.

Skills

Organiseren

Overzicht bewaren

Communiceren

Proactief

Digitale vaardigheden

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

CRM-systeem

Job description

Ben jij het organisatietalent dat wij zoeken?

Ben jij een organisatietalent dat graag overzicht houdt, collega's ontzorgt en energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Dan zoeken wij jou! Een succesvol tendertraject begint bij een goede voorbereiding. En daar speel jij als Tendersupport Medewerker een belangrijke rol in! Jij zorgt ervoor dat informatie op orde is, documenten beschikbaar zijn en deadlines worden bewaakt. Dankzij jouw gestructureerde aanpak kunnen onze Sales-\u00e2\u20ac\u2014\u2019en Tendercollega's zich richten op waar zij goed in zijn: het realiseren van succesvolle aanbestedingen. In deze veelzijdige functie ben jij de verbindende schakel tussen Sales en het Tenderteam. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Van het beheren van onze kennisbank tot het uitwerken van RFI's en het maken van presentaties: jij weet precies wat er nodig is om het tenderproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Wat ga je doen?

Als Tendersupport Medewerker heb je een afwisselende functie waarin organiseren, communiceren en administratief ondersteunen samenkomen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Documentbeheer & kennismanagement

• Je verzamelt, structureert en actualiseert informatie in onze tenderkennisbank.
• Je beheert standaarddocumenten, zoals certificaten, referenties en bedrijfsdocumentatie.
• Je werkt selectiefases, RFI's en marktconsultaties uit en zorgt dat de benodigde informatie compleet en correct is.
• Je bewaakt de kwaliteit en actualiteit van onze documentatie, zodat we altijd goed voorbereid zijn op nieuwe aanbestedingen.

Tender- & salesondersteuning

• Je ondersteunt bij de voorbereiding en organisatie van aanbestedingen.
• Je bewaakt planningen, deadlines en checklists en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
• Je bent de verbindende schakel tussen Sales en het Tenderteam en zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt.
• Je coördineert interne informatieverzoeken en zorgt voor een goede opvolging.
• Je ondersteunt bij het ontwikkelen en opmaken van (sales)presentaties.

CRM, communicatie & organisatie

• Je beheert en actualiseert klant- en tendergegevens in ons CRM-systeem.
• Je beheert de Sales- en Tenderinbox en zorgt dat binnenkomende vragen en aanvragen bij de juiste collega's terechtkomen.
• Je ondersteunt bij agenda- en planningsbeheer rondom meetings, afspraken en tenderdeadlines.
• Je coördineert interne en externe communicatie rondom tendertrajecten.

Dit is jouw Vitam-team

Je maakt onderdeel uit van ons tenderteam, bestaande uit zes bevlogen collega's. Je werkt zelfstandig, maar staat er nooit alleen voor. Je bent degene die overzicht houdt en structuur aanbrengt wanneer er veel tegelijk gebeurt. Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week en rapporteert aan de Manager Tender.

Wat breng je mee?

• Je bent sterk in organiseren en weet moeiteloos overzicht te houden over meerdere werkzaamheden en deadlines.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail; je vindt het belangrijk dat informatie en documenten kloppen.
• Je communiceert gemakkelijk en schakelt soepel tussen verschillende collega's en werkzaamheden.
• Je bent proactief, zelfstandig en wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen en programma's snel eigen.
• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, commerciële of communicatiegerichte richting.
• Ervaring met tenderadministratie, documentbeheer of sales support is mooi meegenomen.
• Affiniteit met of kennis van de facilitaire branche is een pluspunt.

Wat krijg je ervoor terug?

• Een mooi salaris volgens ons eigen arbeidsreglement.
• 20 vakantiedagen om te doen waar jij blij van wordt.
• Een flexibel keuzebudget (t.w.v. 18 extra dagen) voor meer vrij, meer geld of iets daar tussenin.
• €500 vitaliteitsbudget per jaar voor jouw energieboost.
• Laptop én een complete thuiswerkplek.
• €0,23 per km (tot 40 km enkele reis). Rijd je meer dan 11 km? Dan krijg je ook over de eerste 10 km €0,19 per km.
• Goede pensioenregeling (50/50) en een collectieve zorgverzekering.
• €20 korting per maand op je VGZ-zorgverzekering
• Alle ruimte om te groeien: online leerplatform, trainingen en ons uitgebreide vitaliteitsprogramma.
• Een hechte, gezellige club waar hard werken en plezier maken hand in hand gaan, bijv. tijdens onze jaarlijkse Good Camp!