Technisch administratief medewerker

Waterschap Scheldestromen; Zeeland; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Part time

Job summary

Waterschap Scheldestromen zoekt een technisch administratief medewerker ter versterking van het HWBP-projectteam. Je ondersteunt het team met dagelijkse administratieve, organisatorische en secretariële taken en zorgt voor voortgang en documentatie.

De inzet is 12 tot 25 uur per week, op de werklocatie in Zeeland. Je werkt nauw samen met interne en externe partijen, maakt notulen, bewaakt afspraken en verwerkt informatie in Microsoft 365 en SharePoint. Ervaring met overheidsprojecten is gewenst.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner of administratief/secretarieel medewerker.
• Ervaring met Microsoft 365, Outlook, Word en Teams is vereist.
• Bereid om fysiek aanwezig te zijn op de werklocatie in Zeeland.

Responsibilities

• Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen en overleggen.
• Notuleren van vergaderingen en verslaglegging verzorgen.
• Vastleggen en bewaken van afspraken, actiepunten en besluiten.
• Coördineren van overleggen met interne en externe partijen.
• Verzamelen en verspreiden van relevante vergaderstukken.
• Verwerken van bestellingen en structureren van projectdocumentatie.
• Beheren van informatie in Microsoft 365 en SharePoint.
• Ondersteunen van teamleden bij administratieve werkzaamheden.
• Signaleren van openstaande acties en naderende deadlines.

Skills

Project ondersteuning

Administratieve vaardigheden

Secretariële zaken

Planning/coördinatie

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Outlook

Teams

Word

Job description

Opdracht

Doel van de inzet: Tijdelijke versterking van het HWBP-projectteam als technisch administratief medewerker. Je ondersteunt het projectteam bij dagelijkse administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden en draagt bij aan een goede voortgang en ondersteuning van het project.

Werkzaamheden

Taken:

• Voorbereiden, plannen en organiseren van projectteamvergaderingen en overige overleggen
• Notuleren van projectteamvergaderingen en zorgdragen voor correcte verslaglegging
• Vastleggen en bewaken van afspraken, actiepunten en besluiten
• Organiseren en coördineren van overleggen met interne en externe partijen
• Verzamelen en verspreiden van relevante vergaderstukken en informatie
• Verrichten en administratief verwerken van bestellingen
• Ondersteunen bij het beheren en structureren van projectdocumentatie
• Verwerken en bijhouden van informatie in Microsoft 365 en SharePoint
• Ondersteunen van projectteamleden bij voorkomende administratieve en secretariële werkzaamheden
• Signaleren van openstaande acties, ontbrekende informatie en naderende deadlines

Team

Je werkt binnen het HWBP-projectteam en hebt nauw contact met verschillende leden van het projectteam en diverse interne en externe betrokkenen.

Inzet

Uren: De beoogde inzet bedraagt 12 tot 25 uur per week. De daadwerkelijke inzet binnen deze bandbreedte wordt in overleg bepaald en kan afhankelijk zijn van werkzaamheden en planning binnen het project.

Aansturing en werklocatie

Je werkt onder hiërarchische aansturing van de opdrachtgever en in nauwe samenwerking met het HWBP-projectteam. Vanwege de aard van de werkzaamheden en de benodigde afstemming vindt de samenwerking fysiek plaats op de werklocatie in Zeeland. De rol vereist continuïteit, kennisborging en volledige inbedding in het team.

Eisen

• De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe van maximaal 400 woorden waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv en upload deze als één document.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams.
• Kandidaat is bereid en in staat om gedurende de opdracht op de door opdrachtgever vereiste werkdagen fysiek aanwezig te zijn op de werklocatie in Zeeland.

Gunningscriteria

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een project- of programmateam.
• Aantoonbare ervaring met zowel het organiseren van overleggen als het notuleren en bewaken van actiepunten.
• Aantoonbare werkervaring met SharePoint voor document- en/of informatiebeheer.
• Aantoonbare ervaring met het uitvoeren en administratief verwerken van bestellingen.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie en/of technische en infrastructurele projectomgeving.