Team Assistant - Office & Management

RYSE; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Competitief salaris

30 vakantiedagen op basis van 40 uur

Bonusregeling

Telefoon en laptop

Premievrije pensioenregeling

Flexibele werktijden

Teamuitjes

Korte lijnen

Goede faciliteiten

Job summary

RYSE is op zoek naar een Team Assistant die structuur brengt, vooruitdenkt en collega's helpt om hun werk optimaal te doen. Je ondersteunt partners, MT-leden en meerdere teams, bewaakt agenda’s en mailboxen, en organiseert vergaderingen en events.

Je werkt binnen ons Shared Services Secretariaat en krijgt ruimte om jezelf verder te ontwikkelen. Een proactieve houding, klantgerichtheid en zelfstandig werken staan centraal in deze functie.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Georganiseerd en nauwkeurig met oog voor service.
• Goede communicatieve vaardigheden en klantgericht.
• Affiniteit met HR en facilitair is een pluspunt.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s van partners en MT-leden.
• Beheren van centrale mailboxen en zorgen dat vragen bij de juiste persoon terechtkomen.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en afspraken.
• Notulen maken en verslagen uitwerken.
• Ondersteunen bij onboarding en offboarding in samenwerking met HR.
• Organiseren van interne events en MARCOM-activiteiten.
• Ontvangen van gasten en zorgen voor een professionele ontvangst.
• Regelen van praktische en facilitaire zaken zoals voorraadbeheer en kantoorbenodigdheden.
• Onderhouden van contact met gebouwbeheer en leveranciers.

Skills

Structuur & organisatie

Plannen

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Teamspeler

Education

MBO-4 diploma

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Microsoft Teams

Job description

Ben jij iemand die graag structuur aanbrengt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen? Krijg je energie van organiseren, schakelen en contact met verschillende mensen? Dan is deze rol als Team Assistant bij RYSE misschien iets voor jou.

Als Team Assistant ondersteun je partners, MT-leden en verschillende teams binnen onze organisatie. Je houdt agenda’s en mailboxen overzichtelijk, organiseert bijeenkomsten en zorgt dat terugkerende processen soepel verlopen. Je werkt samen met ervaren collega’s en krijgt volop de ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

Je wordt onderdeel van ons Shared Services Secretariaat. Samen met je collega’s ondersteun je meerdere managers en teams tegelijk. Geen dag is hetzelfde: je schakelt makkelijk tussen planning, communicatie, organisatie en praktische zaken op kantoor.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van agenda’s van partners en MT-leden.
• Beheren van centrale mailboxen en zorgen dat vragen bij de juiste persoon terechtkomen.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en afspraken.
• Maken van notulen en uitwerken van verslagen, correspondentie en korte rapportages.
• Ondersteunen bij de onboarding en offboarding van collega’s, samen met HR.
• Organiseren van interne events en MARCOM-activiteiten.
• Ontvangen van gasten en zorgen voor een professionele ontvangst.
• Regelen van praktische en facilitaire zaken, zoals voorraadbeheer, bestellingen en kantoorbenodigdheden.
• Contact onderhouden met de gebouwbeheerder en andere leveranciers.
• Signaleren waar processen slimmer of efficiënter kunnen en actief meedenken over verbeteringen.

Wat maakt deze rol interessant?

Deze functie biedt een brede basis binnen een professionele organisatie. Je werkt met verschillende collega’s, krijgt een goed beeld van de organisatie en ontwikkelt jezelf op het gebied van managementondersteuning, office management en procescoördinatie.

Je hoeft nog niet alles te kunnen. We vinden het vooral belangrijk dat je nieuwsgierig bent, verantwoordelijkheid neemt en graag leert. Naarmate je meer ervaring opdoet, krijg je de ruimte om steeds zelfstandiger te werken en meer verantwoordelijkheid te pakken.

Wat kun je van ons verwachten?

Bij RYSE werken we professioneel, nuchter en met plezier. We vinden het belangrijk dat je goed kunt samenwerken, jezelf kunt ontwikkelen en met vertrouwen je werk kunt doen.

Je kunt rekenen op:

• Een competitief salaris dat past bij jouw ervaring.
• 30 vakantiedagen op basis van 40 uur.
• Een bonusregeling en de mogelijkheid tot participatie.
• Een telefoon, laptop en goede faciliteiten.
• Een premievrije pensioenregeling.
• Flexibele werktijden.
• Een prettige werkomgeving met korte lijnen.
• Regelmatige borrels en teamuitjes.
• Veel aandacht voor samenwerking en werkplezier.

Wie ben jij?

Je vindt het leuk om anderen te ontzorgen en brengt graag overzicht in een dynamische werkomgeving. Je blijft rustig wanneer er veel tegelijk gebeurt, kunt goed prioriteiten stellen en schakelt makkelijk tussen verschillende mensen, onderwerpen en werkzaamheden.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je bent gestructureerd, nauwkeurig en servicegericht.
• Je bent sterk in plannen en organiseren.
• Je kunt goed omgaan met wisselende prioriteiten.
• Je denkt vooruit en wacht niet af tot iemand vertelt wat er moet gebeuren.
• Je communiceert duidelijk en professioneel.
• Je bent proactief en durft zaken zelfstandig op te pakken.
• Je werkt graag samen, maar kunt ook zelfstandig verantwoordelijkheid nemen.
• Je hebt een representatieve en klantgerichte houding.

Wat neem je mee?

• Een afgeronde mbo-4-opleiding of vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• 0–3 jaar ervaring in een ondersteunende, secretariële of office-rol.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede vaardigheden in Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Ervaring met Microsoft Teams is een plus.
• Beschikbaarheid van 32–40 uur per week.

Wie zijn wij?

RYSE is een integraal adviesbureau in vastgoed. We zijn actief in strategie, ontwikkeling en realisatie. Vanaf het eerste concept tot directievoering en toezicht organiseren wij optimale woon-, werk-, leer- en leefomgevingen. Dat doen wij met de belangen van vandaag en overmorgen op ons netvlies.

We hebben een no-nonsens mentaliteit en gaan minimaal voor het maximaal haalbare resultaat. RYSE heeft vestigingen in Groningen en Utrecht. Wij werken met ongeveer 100 professionals aan toonaangevende projecten, zoals WTC Amsterdam, Erasmus MC, Rijskantoor Green Gatwick in Amsterdam, Huis voor de stad Helmond, de restauratie van Raadhuis De Paauw in Wassenaar en Werelderfgoedcentrum Waddenzee.

Herken je jezelf in dit profiel?

Vragen over de rol? Die kun je richten aan Maura Stalpers via [e-mail].