Team Assistant - Office & Management

RYSE B.V.; Utrecht; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

30 vakantiedagen

Bonusregeling

Participatie mogelijk

Telefoon en laptop

Premievrije pensioenregeling

Flexibele werktijden

Teamuitjes en borrels

Job summary

RYSE is op zoek naar een Team Assistant (junior/medior) die organisatie breed ondersteunt met agenda- en mailboxbeheer, het organiseren van vergaderingen en facilitaire werkzaamheden. Je maakt deel uit van een team van ervaren collega’s in Utrecht en Groningen en ondersteunt meerdere managers en hun teams tegelijk.

Je werkt aan een mix van agendabeheer, mailboxbeheer, managementondersteuning en coördinatie van terugkerende processen.

Qualifications

• Gestructureerd en dienstverlenend, met focus op overzicht en planning.
• Ervaring met agendabeheer en mailboxbeheer is een pre.
• Aantoonbare organisatorische vaardigheden en proactieve houding.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s van partners en MT-leden.
• Beheren van (centrale) mailboxen: triage, prioriteren, doorzetten en opvolgen.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en afspraken.
• Notulen vastleggen en verslagen uitwerken.
• Onboarding/offboarding van collega’s in samenwerking met HR.
• Organiseren van interne events en MARCOM-activiteiten.
• Ontvangen van gasten en representatieve werkzaamheden.
• Facilitaire taken zoals voorraadbeheer en kantoorbenodigdheden.
• Signalen van knelpunten in processen en voorstellen voor verbetering.

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Organisatie vergaderingen

Procesverbetering

Education

MBO-4 of HBO-opleiding

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Brede ondersteunende rol en organisatiebreed samenwerken.

Wij zoeken een Team Assistant (junior/medior) die ondersteunt met agendabeheer, mailbox-beheer, organisatie van vergaderingen en facilitaire werkzaamheden. Je werkt organisatiebreed voor partners en MT-leden en leert het vak on-the-job.

Je maakt deel uit van een team met ervaren collega’s in Utrecht en Groningen. Met elkaar ondersteun je meerdere managers en hun teams tegelijk en bewaakt de dagelijkse planning en communicatie. Je werkzaamheden zijn een mix van agendamanagement, mailboxbeheer, managementondersteuning en het coördineren van terugkerende processen.

Je houdt je onder andere bezig met:

Beheren van agenda’s van partners en MT-leden.

Beheren van (centrale) mailboxen: triage, prioriteren, doorzetten en opvolgen.

Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en afspraken.

Vastleggen van notulen en uitwerken van verslagen, correspondentie en korte rapportages.

Ondersteunen bij onboarding/offboarding van collega’s in samenwerking met HR.

Organiseren van interne events en MARCOM-activiteiten.

Ontvangen van gasten en uitvoeren van representatieve werkzaamheden.

Uitvoeren van facilitaire taken: voorraadbeheer, bestellingen, kantoorbenodigdheden.

Signaleren van knelpunten in processen en voorstellen doen voor verbetering.

Wat kun je van ons verwachten?

Wij bieden een inspirerende werkomgeving waar ambitie, plezier en samenwerking centraal staan. Bij RYSE krijg je de ruimte om je verder te ontwikkelen en steeds meer verantwoordelijkheid te nemen.

Competitief salaris passend bij jouw ervaring

30 vakantiedagen (op basis van 40 uur)

Bonusregeling en mogelijk tot participatie

Telefoon, laptop en goede faciliteiten om je werk goed te doen.

Premievrije pensioenregeling.

Flexibele werktijden.

Regelmatig gezellige borrels, teamuitjes en veel aandacht voor werkplezier.

Wat neem jij met je mee?

Je krijgt energie van anderen ontzorgen en wordt blij van structuur aanbrengen in drukke agenda’s, mailboxen en processen. Je houdt overzicht, blijft rustig als er veel tegelijk speelt en schakelt makkelijk tussen verschillende partners en onderwerpen.

Je herkent je in het volgende:

Gestructureerd, nauwkeurig en servicegericht.

Sterk in plannen en organiseren, ook bij wisselende prioriteiten.

Proactief en assertief: je ziet wat er nodig is en schakelt zelf.

Teamspeler die ook zelfstandig kan werken.

Professionele en representatieve houding richting interne en externe stakeholders.

Afgeronde mbo-4 of hbo-opleiding.

0-3 jaar ervaring in een ondersteunende/secretariële/office rol (junior/medior).

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.

Zeer goede vaardigheden in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Teams is een plus.

Beschikbaarheid 32-40 uur per week.

Wie zijn wij?

RYSE is een integraal adviesbureau in vastgoed. We zijn actief in strategie, ontwikkeling en realisatie. Vanaf het eerste concept tot directievoering en toezicht organiseren wij optimale woon-, werk-, leer- en leefomgevingen. Dat doen wij met de belangen van vandaag en overmorgen op ons netvlies.
We hebben een no-nonsens mentaliteit en gaan minimaal voor het maximaal haalbare resultaat. RYSE heeft vestigingen in Groningen en Utrecht. Wij werken met ongeveer 100 professionals aan toonaangevende projecten, zoals WTC Amsterdam , Erasmus MC, Rijskantoor Green Gatwick in Amsterdam , Huis voor de stad Helmond , de restauratie van Raadhuis De Paauw in Wassenaar en Werelderfgoedcentrum Waddenzee .