Studenten(bij)baan / Office Coördinator 16-24 uur, Utrecht

Capabel Onderwijs; Utrecht; On-site; EUR 31,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen

8% vakantiegeld

Opleidingsbudget

Calder Academy

Zwitserleven pensioen

Fietsplan

Bedrijfssport/fysiogevoel

Job summary

Capabel Onderwijs zoekt een Office Coördinator in Utrecht die als spil fungeert voor de vestiging en zorgt voor een soepele administratie, planning en organisatie van het onderwijsproces. Je bent aanspreekpunt voor studenten, collega’s en externe relaties, bewaakt verzuim en rapportages, coördineert intakes, diploma-uitreikingen en examens en ondersteunt bij FLEX-opleidingen.

Het aanbod: fulltime dienstverband van 40 uur, salaris maximaal €3.000 bruto per maand, 25 vakantiedagen, 8%

Qualifications

• Ervaring met administratieve en organisatorische processen.
• In staat prioriteiten te stellen en zelfstandig te werken.
• Representatief en communicatief vaardig.
• Affiniteit met rapportages en data-analyse is een pre.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor studenten, collega’s en gasten op vestiging.
• Beheer van verzuim, dossiers en rapportages voor vestigingsmanager.
• Coördineren van intake, voorlichting en diploma-uitreikingen.
• Organiseren en toezicht houden op examens en herkansingen.
• Beheren van lesmaterialen, facilitaire zaken en voorraad.
• Zorgen voor representatieve vestiging en gastvrije sfeer.
• Ondersteunen bij FLEX-opleidingen en communicatie met hoofdkantoor.

Skills

Administratieve ervaring

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

MS Office (Word/Excel/Outlook)

Stressbestendig

Education

BHV-diploma of bereid dit te behalen

Tools

MS Office

Job description

Volg je een Hbo of Wo-opleiding en zoek je een uitdagende bijbaan? Word onze Office Coördinator in Utrecht!

Je bent de spil van de vestiging in Utrecht en draagt zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken. In deze rol ondersteun je de vestigingsmanager niet alleen administratief, maar neem je ook coördinerende en signalerende taken op je die bijdragen aan de kwaliteit en continuïteit van het onderwijsproces.

Je bent aanspreekpunt voor studenten, collega’s en externe relaties, en speelt een actieve rol in het beheer van caseloads, verzuim, rapportages en de organisatie van de BOL/BBL en FLEX-opleidingen. Daarmee draag je bij aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde leer- en werkomgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

• Eerste aanspreekpunt voor studenten, cursisten, collega’s en gasten op de verschillende vestigingen. Zowel voor de studenten die overdag als ’s avonds les bij ons volgen (avond aanwezigheid in overleg te plannen)
• Ziet toe op de naleving van huisregels en draagt bij aan een veilige en prettige omgeving
• Signaleert knelpunten en onderneemt zelfstandig actie of schakelt door naar de vestigingsmanager

Onderwijs- en studentenondersteuning

• Voorbereiden en coördineren van caseloadgesprekken en rapportages voor de vestigingsmanager
• Ondersteunen bij (lichte) verzuimgesprekken met studenten
• Coördineren van de uitvoering van intakes, voorlichtingen en diploma-uitreikingen in samenwerking met betrokken teams
• Assisteren bij het organiseren en uitvoeren van examens en herkansingen (inclusief surveilleren waar nodig)

Operationeel beheer

• Beheren en registreren van lesmaterialen, laptops, beamers en oefenmaterialen
• Toezicht houden op onderhoud, facilitaire zaken en voorraadbeheer
• Zorgen voor een representatieve uitstraling en gastvrije sfeer op de vestiging

Administratie & rapportage

• Verzorgen van nauwkeurige dossieropbouw (o.a. verzuimbeheer en examenarchief)
• Opstellen en aanleveren van gegevens en rapportages ter voorbereiding van overleg en besluitvorming.
• Verwerken van post en beheren van communicatie richting hoofdkantoor en externe partijen.

Flexibele ondersteuning

• Actief bijdragen aan de organisatie en coördinatie van FLEX-opleidingen
• Waar nodig taken van de vestigingsmanager overnemen binnen de afgesproken kaders

Wat verwachten wij van jou?

• Ervaring met administratieve en organisatorische processen
• Oplossingsgericht, accuraat en stressbestendig
• Je kunt zelfstandig werken en weet prioriteiten te stellen, maar je schakelt tijdig met de vestigingsmanager
• Representatief, gastvrij en stevig in de schoenen bij incidenten
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook); affiniteit met rapportages en basisdata-analyse is een pre
• In bezit van een BHV-diploma of bereid dit te behalen

Wat kun je van ons verwachten?

• Veelzijdige functie binnen een dynamische en groeiende organisatie met een informele werksfeer waarbij we ons allemaal met hart en ziel inzetten om de student of cursist te begeleiden naar zijn of haar nieuwe toekomst
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van ervaring, maximaal € 3.000 bruto per maand, op basis van een fulltime dienstverband (40 uur per week)
• Ruimte voor eigen inbreng, ideeën en initiatieven
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
• Contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vaste aanstelling
• 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur)
• 8% vakantiegeld
• Een individueel opleidingsbudget in het kader van het volgen van externe opleidingen
• Kosteloze deelname aan opleidingen en trainingen via onze eigen Calder Academy
• Pensioen via Zwitserleven
• Een bijdrage aan een fitness abonnement via Bedrijfsfitness Nederland (3195 aangesloten sportlocaties)
• Aantrekkelijk fietsplan

Capabel Onderwijs heeft geen CAO.

Capabel Onderwijs verzorgt op diverse en online locaties Mbo-, branche erkend onderwijs binnen de sectoren zoals Zorg & Welzijn, Horeca, IT, Financieel & Administratief, HR & Juridisch, Marketing & Communicatie, Commercieel & Ondernemen en Logistiek. De Mbo-opleidingen zijn erkend door het Ministerie van Onderwijs, de vakopleidingen zijn branche- of wettelijk erkend.

Uniek aan ons Mbo-programma is dat deze opleidingen maar 52 lesweken duren met een looptijd van 9-15 maanden.

Capabel Onderwijs is een niet-bekostigde opleider, we zijn dus een commercieel bedrijf. Dit betekent dat we keuzes en investeringen bewust maken met daarbij altijd oog voor de student en de kwaliteit van het onderwijs.

Werken bij Capabel Onderwijs is werken bij een innovatieve en actieve organisatie. Capabel Onderwijs loopt voorop in de ontwikkeling van verkorte en erkende opleidingen voor volwassenen. Bij ons werken professionals die hun vak verstaan en trots zijn op ons bedrijf. Samen werken we aan de toekomst van onze studenten.

Bij Capabel Onderwijs werken ruim 250 medewerkers. Capabel Onderwijs maakt onderdeel uit van Calder Holding, een bundeling van bedrijven in de domeinen Onderwijs, Zorg en Werk.

Wij werven onze nieuwe collega's zelf, acquisitie stellen we daarom niet op prijs.