Office Coördinator 32-40 uur, Utrecht

Capabel Onderwijs; Utrecht; On-site; EUR 30,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur)

8% vakantiegeld

Pensioen via Zwitserleven

Opleidingsbudget en Calder Academy

Kosteloze opleidingen en trainingen

Job summary

Capabel Onderwijs zoekt een Office Coördinator voor onze vestiging in Utrecht. Je bent het aanslagpunt voor studenten en collega’s en verzorgt de dagelijkse administratie, rapportages en coördinatie rondom BOL/BBL en FLEX-opleidingen.

Je ondersteunt de vestigingsmanager, bewaakt procedures, regelt examens en intake-activiteiten en zorgt voor een gastvrije leer- en werkomgeving. Daarnaast beheer je materialen, vergroot je de efficiëntie en draagt bij aan een representatieve vestiging met een

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau in Pedagogisch werk / Toegepaste Psychologie / Omgangskunde
• Ervaring met coördinerende/ondersteunende managementrol
• Ervaring met administratieve en organisatorische processen, bij voorkeur in onderwijs
• Oplossingsgericht, accuraat en stressbestendig
• Representatief en gastvrij bij incidenten
• Ervaring met MS Office (Word/Excel/Outlook)

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor studenten, collega’s en gasten op vestiging Utrecht; avond aanwezigheid in overleg
• Zorg dragen voor naleving huisregels en veilige, prettige omgeving
• Signaalpunten herkennen en doorzetten naar vestigingsmanager
• Voorbereiden en coördineren van caseload-gesprekken en rapportages
• Ondersteunen bij verzuimgesprekken en bij intakes/diploma-uitreikingen
• Organiseren en uitvoeren van examens en herkansingen (toezicht waar nodig)
• Registreren van lesmaterialen, materialen en voorraadbeheer
• Beheren van administratie: dossieropbouw, verzuim en examenarchief
• Verwerken van post en communicatie richting hoofdkantoor/externe partijen
• Actieve bijdrage aan FLEX-opleidingen en ondersteuning waar nodig

Skills

Coördinatie ervaring

Ondersteunende managementrol

Stressbestendig

MS Office

Analytisch denken

Education

HBO niveau

BHV-diploma

Tools

MS Office

Job description

Word jij onze Office Coördinator voor onze vestiging in Utrecht?

Je bent de spil van deze vestiging en draagt zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken. In deze rol ondersteun je de vestigingsmanager niet alleen administratief, maar neem je ook coördinerende en signalerende taken op je die bijdragen aan de kwaliteit en continuïteit van het onderwijsproces.

Je bent aanspreekpunt voor studenten, collega’s en externe relaties, en speelt een actieve rol in het beheer van caseloads, verzuim, rapportages en de organisatie van de BOL/BBL en FLEX-opleidingen. Daarmee draag je bij aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde leer- en werkomgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

• Eerste aanspreekpunt voor studenten, cursisten, collega’s en gasten op de verschillende vestigingen. Zowel voor de studenten die overdag als ’s avonds les bij ons volgen (avond aanwezigheid in overleg te plannen)
• Ziet toe op de naleving van huisregels en draagt bij aan een veilige en prettige omgeving
• Signaleert knelpunten en onderneemt zelfstandig actie of schakelt door naar de vestigingsmanager

Onderwijs- en studentenondersteuning

• Voorbereiden en coördineren van caseloadgesprekken en rapportages voor de vestigingsmanager
• Ondersteunen bij (lichte) verzuimgesprekken met studenten
• Coördineren van de uitvoering van intakes, voorlichtingen en diploma-uitreikingen in samenwerking met betrokken teams
• Assisteren bij het organiseren en uitvoeren van examens en herkansingen (inclusief surveilleren waar nodig)

Operationeel beheer

• Beheren en registreren van lesmaterialen, laptops, beamers en oefenmaterialen
• Toezicht houden op onderhoud, facilitaire zaken en voorraadbeheer
• Zorgen voor een representatieve uitstraling en gastvrije sfeer op de vestiging

Administratie & rapportage

• Verzorgen van nauwkeurige dossieropbouw (o.a. verzuimbeheer en examenarchief)
• Opstellen en aanleveren van gegevens en rapportages ter voorbereiding van overleg en besluitvorming.
• Verwerken van post en beheren van communicatie richting hoofdkantoor en externe partijen.

Flexibele ondersteuning

• Actief bijdragen aan de organisatie en coördinatie van FLEX-opleidingen
• Waar nodig taken van de vestigingsmanager overnemen binnen de afgesproken kaders

Wat verwachten wij van jou?

• Hbo werk- en denkniveau bijvoorbeeld in Pedagogisch werk of Toegepaste Psychologie of Omgangskunde
• Ervaring in een coördinerende of ondersteunende managementrol
• Ervaring met administratieve en organisatorische processen, bij voorkeur binnen onderwijs
• Oplossingsgericht, accuraat en stressbestendig
• Je kunt zelfstandig werken en weet prioriteiten te stellen, maar je schakelt tijdig met de vestigingsmanager
• Representatief, gastvrij en stevig in de schoenen bij incidenten
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook); affiniteit met rapportages en basisdata-analyse is een pre
• In bezit van een BHV-diploma of bereid dit te behalen
• Bereidheid om ook op andere vestigingen werkzaam te zijn, uiteraard in overleg

Wat kun je van ons verwachten?

• Veelzijdige functie binnen een dynamische en groeiende organisatie met een informele werksfeer waarbij we ons allemaal met hart en ziel inzetten om de student of cursist te begeleiden naar zijn of haar nieuwe toekomst
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van ervaring, maximaal € 3.000 bruto per maand, op basis van een fulltime dienstverband (40 uur per week)
• Ruimte voor eigen inbreng, ideeën en initiatieven
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
• Contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vaste aanstelling
• 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur)
• 8% vakantiegeld
• Een individueel opleidingsbudget in het kader van het volgen van externe opleidingen
• Kosteloze deelname aan opleidingen en trainingen via onze eigen Calder Academy
• Pensioen via Zwitserleven
• Een bijdrage aan een fitness abonnement via Bedrijfsfitness Nederland (3195 aangesloten sportlocaties)
• Aantrekkelijk fietsplan

Capabel Onderwijs heeft geen CAO.

Capabel Onderwijs verzorgt op diverse en online locaties Mbo-, branche erkend onderwijs binnen de sectoren zoals Zorg & Welzijn, Horeca, IT, Financieel & Administratief, HR & Juridisch, Marketing & Communicatie, Commercieel & Ondernemen en Logistiek. De Mbo-opleidingen zijn erkend door het Ministerie van Onderwijs, de vakopleidingen zijn branche- of wettelijk erkend.

Uniek aan ons Mbo-programma is dat deze opleidingen maar 52 lesweken duren met een looptijd van 9-15 maanden.

Capabel Onderwijs is een niet-bekostigde opleider, we zijn dus een commercieel bedrijf. Dit betekent dat we keuzes en investeringen bewust maken met daarbij altijd oog voor de student en de kwaliteit van het onderwijs.

Werken bij Capabel Onderwijs is werken bij een innovatieve en actieve organisatie. Capabel Onderwijs loopt voorop in de ontwikkeling van verkorte en erkende opleidingen voor volwassenen. Bij ons werken professionals die hun vak verstaan en trots zijn op ons bedrijf. Samen werken we aan de toekomst van onze studenten.

Bij Capabel Onderwijs werken ruim 250 medewerkers. Capabel Onderwijs maakt onderdeel uit van Calder Holding, een bundeling van bedrijven in de domeinen Onderwijs, Zorg en Werk.

Wij werven onze nieuwe collega's zelf, acquisitie stellen we daarom niet op prijs.