Student Affairs Officer (0,7 - 0,9 fte)

TUE; Eindhoven; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

ABP pensioenregeling (TU/e draagt 70%)

Reiskostenvergoeding

OpenUp mentale ondersteuning 24/7

Doorgroeimogelijkheden

Job summary

TU/e zoekt een Student Affairs Officer die nauw samenwerkt met de Education and Student Affairs dienst. Je levert proactieve service aan studenten en docenten, beheert onderwijs- en examenadministratie en ondersteunt bij diploma-uitreikingen en bijeenkomsten.

Je combineert HBO-niveau met sterke communicatieve vaardigheden in NL en Engels, en je kunt zelfstandig en in teamverband opereren onder druk. Aandacht voor organisatie en cultuurverschillen is essentieel.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in hoger onderwijs is een pluspunt.
• Goede communicatieve vaardigheden in NL en Engels.
• Ervaring met OSIRIS of soortgelijk studentinformatiesysteem is gewenst.
• Servicegericht, zelfstandig en in teamverband kunnen werken.

Responsibilities

• Ondersteunen van examencommissie secretarissen met administratieve taken.
• Beheren van onderwijs- en examenadministratie en keuzepakketten.
• Genereren van overzichten van student- en onderwijsdata.
• Verwerken van examenprogramma's en beoordelingen.
• Ondersteunen van docenten bij tentamens en cijfers.
• Communicatie met studenten via website, email en telefoon.

Skills

HBO-niveau

Communicatievaardigheden

Engels vlot

Stressbestendig

Organisatorisch vermogen

Interculturele vaardigheden

Tools

OSIRIS

Job description

Word jij enthousiast van een baan waarbij je in direct contact staat met studenten en docenten, veel zelfstandigheid krijgt en beroep wordt gedaan op je administratieve en organisatorische talenten? Is Engels geen probleem voor jou en werk je accuraat en zelfstandig? Dan ben jij onze nieuwe Student Affairs Officer. Deze positie is onderdeel van de dienst Education and Student Affairs en is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven.

Functieomschrijving

Je bent in deze positie onderdeel van het team Education and Student Affairs (ESA) van de faculteit Mathematics and Computer Science (MCS).
Het ESA-team is verantwoordelijk voor alle onderwijsondersteuning (Bachelor’s en Master’s) van de faculteit.
In deze functie is het belangrijk dat jij je proactief, servicegericht, communicatief en flexibel kunt opstellen en dat je een goed overzicht weet te behouden.

• Ondersteunen van de examencommissie secretarissen met administratieve taken;
• Uitvoeren van de onderwijs- en examenadministratie zoals het controleren en administratief verwerken van keuzepakketten van studenten;
• Genereren van overzichten van relevante student- en onderwijsgegevens;
• Verwerken van examenprogramma’s en beoordelingen;
• Ondersteunen van docenten bij het voorbereiden, afnemen en invoering van tentamens en cijfers;
• Het ondersteunen van activiteiten zoals diploma-uitreikingen en bijeenkomsten;
• Communicatie met studenten (via de website, email, telefoon, etc.);
• Administratie, coördinatie en monitoring van processen in o.a. Osiris;
• Optimaliseren van werkprocessen en doen van verbetervoorstellen;
• Andere onderwijs administratieve en logistieke werkzaamheden.
  

Wij zijn op zoek naar collega’s met de volgende achtergrond:

• Je hebt een HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt bij voorkeur heb je werkervaring in het hoger Onderwijs;
• Je beschikt over goede communicatievaardigheden en kunt zorgvuldig communiceren in het Nederlandse en Engelse taal;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met het studenteninformatiesysteem zoals OSIRIS;
• Je bent servicegericht, kunt zowel goed zelfstandig als in een team werken en kunt goed omgaan met stressvolle situaties;
• Je werkt accuraat en zorgvuldig en beschikt over een groot organisatorisch vermogen;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met verschillende culturen en het studentenleven.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een functie tussen de 0,7 tot 0,9 fte.
• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten ).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een werkweek van 38 uur). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden , zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden . Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!
Afhankelijk van opleiding en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend op doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier .

Education and Student Affairs (ESA) is het centrale punt binnen de TU/e waar studenten en medewerkers uiteenlopende vormen van onderwijsondersteuning ontvangen. Er is een centrale ESA-afdeling met vier divisies (Center for Student Administration, Policy, Advice and Projects, Student Facilities en Teacher Support and Quality Assurance) en een ESA-team op elke faculteit.