Strategische Secretaresse Ruimtelijke Uitvoering

Excellentsecretary; Eindhoven; Hybrid; EUR 20,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Hybride werken mogelijk

Job summary

Excellentsecretary is op zoek naar een secretaresse die de acht afdelingshoofden van de sector Ruimtelijke Uitvoering ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s, plant en bereidt meetings voor, en verzorgt telefooncontact en logistiek voor evenementen en vergaderingen.

Samen met twee collega secretaresses werk je aan structuur en efficiëntie zodat de afdelingshoofden zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten.

Qualifications

• Afgeronde mbo-4 opleiding.
• Minimaal 2 jaar secretaresse-ervaring met complex agenda beheer.
• Ervaring in een grote organisatie is een pre.
• Goede beheersing van Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede kennis van moderne kantoorapplicaties zoals MS Teams, Outlook en OneNote.

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda’s en prioriteren van afspraken.
• Voorbereiden en plannen van de agenda van acht afdelingshoofden.
• Telefoonafhandeling voor de afdelingshoofden.
• Regelen van afspraken en bijeenkomsten met meerdere collega's.
• Logistieke organisatie van vergaderingen, locaties en faciliteiten.
• Organiseren van bijeenkomsten, borrels, uitjes en jubilea.
• Bestellingen doen (bijv. gebak, bloemen, lunches) en NS Business Cards beheren.
• Vraagbaak voor collega’s, ook telefonisch.
• Verbeter voorstellen doen voor administratieve procedures en processen.

Skills

Agenda beheer

Secretarieel werk

Telefonische bediening

Evenement planning

Logistieke organisatie

Education

MBO-4 niveau

Job description

Excellentsecretary is op zoek naar een secretaresse die de acht afdelingshoofden van de sector Ruimtelijke Uitvoering ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s, plant en bereidt meetings voor, en verzorgt telefooncontact en logistiek voor evenementen en vergaderingen.

Samen met twee collega secretaresses werk je aan structuur en efficiëntie zodat de afdelingshoofden zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten.